📖 Inhaltsverzeichnis
Mit Yousign können Sie Ihre Dokumente in weniger als 3 Minuten zur Unterschrift senden. Dieser Leitfaden führt Sie schrittweise durch die folgenden Prozesse:
Importieren Sie Ihre Dokumente
Bereiten Sie die Signaturanfrage vor
Konfigurieren Sie die Signaturanfrage
Schritt 1: Eine neue Signaturanfrage erstellen
Um Ihre Dokumente unterschreiben zu lassen:
Greifen Sie auf die Seite "Unterschrift" zu.
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche "Neue Anfrage".
Importieren Sie die Dokumente, die Sie im PDF-Format (oder DOCX-Format) unterschreiben lassen möchten.
Sie können Ihre Dokumente per Drag & Drop hinzufügen
Oder auf die Schaltfläche"+" klicken, um sie auszuwählen.
Wenn Sie ein Dokument im DOCX-Format hochladen, kann die Anzeige Ihres Dokuments leicht verändert sein. In diesem Fall empfehlen wir Ihnen, es vor dem Hochladen auf Yousign in PDF umzuwandeln.
Sie können bis zu 50 Dokumente pro Signaturanfrage hinzufügen, wobei die maximale Größe für jedes Dokument 50 MB beträgt.
Schritt 2: Die Signaturanfrage vorbereiten
Nachdem die Dokumente importiert wurden, beginnt die Vorbereitung einer Signaturanfrage und umfasst 3 Hauptschritte:
Einen oder mehrere Unterzeichner hinzufügen
Felder (wie Unterschrift) für jeden Unterzeichner hinzufügen
Bei Bedarf Autorisierende hinzufügen
Unterzeichner:innen hinzufügen und anordnen
Beginnen Sie damit, eine:n oder mehrere Empfänger:innen zu Ihrer Signaturanfrage hinzuzufügen. Empfänger:innen können Unterzeichner:innen und/oder Genehmiger:innen sein.
Unterzeichner:innen hinzufügen
Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf „Unterzeichner:in hinzufügen“ oder auf den „+“-Button.
Geben Sie die Angaben des Unterzeichners/der Unterzeichnerin ein oder wählen Sie die Person aus, falls sie bereits in Ihren Kontakten gespeichert ist.
Sie können bis zu 100 Unterzeichner:innen pro Signaturanfrage hinzufügen. Alle Unterzeichner:innen unterzeichnen dasselbe Dokument. Wenn die Personen einzeln verschiedene Versionen unterzeichnen sollen, müssen Sie separate Signaturanfragen erstellen.
Empfängerreihenfolge
Ab zwei Empfänger:innen (Unterzeichner:innen und/oder Genehmiger:innen) können Sie die Reihenfolge, in der diese Personen zur Handlung in Ihrer Signaturanfrage eingeladen werden, kontrollieren.
Beim Festlegen einer Reihenfolge werden alle Empfänger:innen, sowohl Genehmiger:innen als auch Unterzeichner:innen, mit einbezogen.
Einfache Reihenfolge (eine Person nach der anderen)
Wenn Sie möchten, dass die Empfänger:innen eine Person nach der anderen handeln:
Aktivieren Sie im Abschnitt Unterzeichner:innen den Kippschalter „Unterschriftsreihenfolge festlegen“, um die Unterzeichner:innen anzuordnen.
Aktivieren Sie im Abschnitt Genehmiger:innen den Kippschalter „Genehmigungsreihenfolge festlegen“, um die Genehmiger:innen anzuordnen.
Ziehen Sie die Empfänger:innen in die gewünschte Reihenfolge.
Die Empfänger:innen werden in der Reihenfolge eingeladen, die Sie festlegen:
Wenn Sie nur die Unterschriftsreihenfolge festlegen, werden die Unterzeichner:innen eine Person nach der anderen eingeladen.
Wenn Sie die Genehmigungsreihenfolge aktivieren, werden zuerst die Genehmiger:innen in der festgelegten Reihenfolge eingeladen.
Sobald alle Genehmiger:innen ihre Handlungen abgeschlossen haben, werden die Unterzeichner:innen in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge eingeladen.
Wenn keine Reihenfolge festlegt wird, werden standardmäßig alle Empfänger:innen gleichzeitig eingeladen.
Benutzerdefinierte Empfängerreihenfolge (Schritte mit mehreren Empfänger:innen)
Wenn mehrere Empfänger:innen gleichzeitig innerhalb eines geordneten Workflows eingeladen werden müssen, dann aktivieren Sie „Benutzerdefinierte Empfängerreihenfolge“.
Dies ermöglicht es Ihnen, Empfänger:innen in Schritten zu organisieren.
Jedem/jeder Empfänger:in wird eine Nummer zugewiesen:
Empfänger:innen mit derselben Nummer werden gleichzeitig eingeladen.
Die nächste Nummer steht für den nächsten Schritt.
Der Workflow geht nur weiter, wenn alle Empfänger:innen des aktuellen Schrittes ihre Aktion abgeschlossen haben.
Beispiel:
Schritt 1: Genehmiger:in A und Genehmiger:in B werden gleichzeitig eingeladen.
Schritt 2: Unterzeichner:in C wird eingeladen, sobald beide Genehmiger:innen ihre Handlungen abgeschlossen haben.
Bei der Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur:
Die Unterzeichner:innen müssen eine Person nach der anderen eingeladen werden.
Es können nicht mehrere Unterzeichner:innen im gleichen Schritt platziert werden.
Felder hinzufügen
Ziehen Sie als nächstes die benötigten Felder direkt auf Ihr Dokument. Es gibt zwei Arten von Feldern:
Unterzeichnerbezogene Felder (unter dem Namen des Unterzeichners in der rechten Seitenleiste angezeigt)
Nicht unterzeichnerbezogene Felder (im Abschnitt "Felder" oben in der rechten Seitenleiste)
Sie können die Felder auf Ihrem Dokument verschieben und ändern.
Um zum letzten Konfigurationsschritt fortzufahren, müssen Sie mindestens ein Unterschriftsfeld auf das Dokument gezogen haben und mindestens ein unterzeichnerbezogenes Feld: die Schaltfläche "Weiter" oben rechts bleibt grau, um Sie darüber zu informieren, dass diese Bedingungen nicht erfüllt sind.
Autorisierende hinzufügen und anordnen (optional)
Sie können auch Dokumente und Unterschriften validieren lassen, bevor Sie sie zur Unterschrift senden, indem Sie Autorisierende hinzufügen. Der Autorisierende kann den Inhalt des Dokuments überprüfen, bevor er ihn zur Unterschrift sendet, und ist dann dafür verantwortlich, Ihre Signaturanfrage zu genehmigen oder abzulehnen. Dieser Schritt ist optional und ermöglicht es Ihnen, einen internen Validierungsprozess direkt über Yousign einzurichten.
Um Autorisierende hinzuzufügen:
Klicken Sie auf der rechten Seitenleiste auf "Autorisierende hinzufügen" oder auf das "+".
Geben Sie die Informationen des Autorisierenden ein oder wählen Sie sie aus, wenn Sie sie zuvor in Ihren Kontakten gespeichert haben.
Sie können bis zu 10 Autorisierende hinzufügen und auch eine Genehmigungsreihenfolge festlegen.
Wenn gewünscht, können Sie eine Genehmigungsreihenfolge festlegen, indem Sie die Option in der rechten Seitenleiste aktivieren. Sobald diese Option aktiviert und die Autorisierenden geordnet sind, erhält der zweite Autorisierende eine Genehmigungsanfrage erst, nachdem der erste genehmigt hat, und so weiter.
Schritt 3: Die Signaturanfrage konfigurieren
Dies ist der letzte Schritt der Erstellung: Alles, was jetzt noch zu tun ist, besteht darin, einige Einstellungen zu konfigurieren, bevor Sie Ihre Signaturanfrage senden.
Signaturanfrage anpassen
Verschiedene Einstellungen ermöglichen es Ihnen, Ihre Signaturanfrage anzupassen. Sie können:
Die Signaturanfrage umbenennen: Um Ihren Unterzeichnern einen Sinn zu geben. Der Name der Signaturanfrage erscheint auch in der E-Mail, die sie zur Unterschrift auffordert.
Labels hinzufügen: Um Ihre Signaturanfragen im Dashboard leicht zu finden und zu sortieren.
Eine personalisierte Nachricht hinzufügen: Für Teilnehmer wird sie in die E-Mail zur Signaturanfrage eingefügt.
Eine personalisierte Erfahrung auswählen: Um E-Mails und die Signaturerfahrung an Ihre Marke anzupassen.
Den Absender auswählen: In Ihrem eigenen Namen, im Namen eines Workspaces oder im Namen Ihrer Organisation. Der ausgewählte Absender wird sowohl in der E-Mail zur Unterschrift als auch während des gesamten Unterzeichnungsprozesses angezeigt.
Empfänger in Kopie setzen (ex-Follower): Um externen Personen zu ermöglichen, die Signaturanfrage zu verfolgen und auf die Dokumente zuzugreifen.
Aktivieren / deaktivieren Sie die Option "Unterschrift verweigern": Um Ihren Unterzeichnern zu ermöglichen, das Dokument im Fehlerfall abzulehnen.
Termine verwalten
Das Ablaufdatum anpassen: Standardmäßig ist das Ablaufdatum 6 Monate nach der Erstellung der Signaturanfrage; Sie können es verkürzen oder um bis zu einem Jahr verlängern.
Automatische Erinnerungen: Sie können sich dazu entscheiden, automatische Erinnerungen zu senden, um persönliche Nachverfolgungen bei den Unterzeichnern zu vermeiden. Wählen Sie die Häufigkeit und die Anzahl der Erinnerungen aus, die Sie senden möchten. Sie haben auch die Möglichkeit, Erinnerungen manuell zu senden, sobald die Signaturanfrage gesendet wurde.
Sicherheitsstufe definieren
Wählen Sie die passende Sicherheitsstufe aus den drei Signaturlevels aus:
Einfache Elektronische Signatur
Unterzeichnerauthentifizierung anpassen (nur bei Verwendung der einfachen elektronischen Unterschrift)
Ohne Sicherheitscode
Mit dem Versenden eines Sicherheitscodes per E-Mail
Mit dem Versenden eines Sicherheitscodes per SMS
Sie können das Signaturlevel und/oder die Authentifizierungsmethode pro Unterzeichner unterscheiden, wenn Sie Ihre Signaturanfrage senden.
Klicken Sie auf "Sicherheitsstufe für jeden Unterzeichner festlegen",
Wählen Sie das Signaturlevel und die gewünschte Authentifizierungsmethode aus dem Dropdown-Menü für jeden Unterzeichner.
Deine Signaturanfrage senden
Wenn deine Signaturanfrage bereit ist, hast du zwei Optionen:
Sofort senden
Den Versand planen: Eine Signaturanfrage kann so geplant werden, dass sie frühestens in 30 Minuten und spätestens in 30 Tagen versendet wird.
Tipp: Sparen Sie Zeit und erstellen Sie eine Signatur-Anfrage zur Unterzeichnung von Dokumenten direkt über den Link Yousign.new!
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