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Müssen Ihre Signaturanfragen von einer oder mehreren Personen validiert werden? Sie können ganz einfach Autorisierende zu Ihren Signaturanfragen, Vorlagen und Formularen hinzufügen, indem Sie dieser Anleitung folgen.
Entdecken Sie Autorisierende
Sie können Autorisierende zu Ihrer Signaturanfrage hinzufügen, um etwas im Voraus zu validieren:
Unterzeichner,
Dokumente,
die verschiedenen Felder (Unterschrift, Erwähnungen usw.)
Autorisierende sind verfügbar für Signaturanfragen, Vorlagen und Formulare für Plus-, Pro- und Scale-Abonnements.
Ein:e Genehmiger:in muss Ihre Signaturanfrage entweder genehmigen oder ablehnen und dabei den Grund für diese Entscheidung angeben.
Genehmiger:innen sind Teil des allgemeinen Signatur-Workflows. Je nach Konfiguration der Empfängerreihenfolge kann es sein, dass Genehmiger:innen vor, zwischen oder nach Unterzeichner:innen um ihre Genehmigung gebeten werden.
Hinweis: Ein:e Empfänger:in erhält nur dann eine Einladung, wenn sein/ihr Schritt im Workflow erreicht wurde.
Autorisierende hinzufügen
Wenn Sie Ihre Signaturanfrage erstellen, können Sie bis zu 10 Autorisierende hinzufügen. So geht's:
Klicken Sie auf "Autorisierende hinzufügen" unter dem Tab "Autorisierende",
Fügen Sie den Autorisierenden hinzu:
Wenn sie in Ihren Kontakten sind, verwenden Sie die Suchleiste, um sie auszuwählen,
Wenn sie nicht in Ihren Kontakten sind, klicken Sie auf "Erstellen", füllen Sie ihre Details aus und klicken Sie auf "Autorisierende hinzufügen",
Falls erforderlich, wiederholen Sie diese Aktionen, um bis zu 10 Autorisierende pro Signaturanfrage hinzuzufügen.
Ein Autorisierender kann Teil Ihrer Organisation oder ein externer Kontakt sein.
Die gleiche Person kann sowohl eine Signaturanfrage genehmigen (als Autorisierender) als auch ein Dokument unterschreiben (als Unterzeichner). Diese Person muss sowohl als Autorisierender, als auch als Unterzeichner hinzugefügt werden.
Bitte beachten Sie: Autorisierende werden nur gebeten, die Signaturanfrage zu genehmigen und erhalten keine E-Mails mit Informationen zu den nächsten Schritten im Signaturanfrageprozess. Bei Bedarf können Sie sie auch als Follower hinzufügen, um benachrichtigt zu werden und Zugriff auf die Dokumente nach der Unterzeichnung zu erhalten.
Autorisierende verwalten
Sie können Autorisierende in Ihrer Signaturanfrage anordnen, bearbeiten, ersetzen oder entfernen.
Empfängerreihenfolge (Genehmiger:innen)
Ab zwei Empfänger:innen (Genehmiger:innen und/oder Unterzeichner:innen) können Sie die Reihenfolge, in der diese Personen zur Handlung in Ihrer Signaturanfrage eingeladen werden, kontrollieren.
Beim Festlegen einer Reihenfolge werden alle Empfänger:innen, sowohl Genehmiger:innen als auch Unterzeichner:innen, mit einbezogen.
Einfache Reihenfolge (eine Person nach der anderen)
Wenn Sie möchten, dass die Empfänger:innen eine Person nach der anderen handeln:
Genehmiger:innen den Kippschalter „Genehmigungsreihenfolge festlegen“.
Ziehen Sie die Empfänger:innen in die gewünschte Reihenfolge.
Genehmiger:innen werden eine Person nach der anderen eingeladen. Sobald alle Genehmiger:innen ihre Aktionen abgeschlossen haben, werden die Unterzeichner:innen in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge eingeladen.
Sie können Genehmiger:innen anordnen, indem Sie bei mehreren Genehmiger:innen die Option „Genehmigungsreihenfolge festlegen“ aktivieren und anschließend deren Reihenfolge definieren.
Wenn Sie nur die Unterzeichnungsreihenfolge festlegen, werden ausschließlich die Unterzeichner:innen angeordnet, nicht jedoch die Genehmiger:innen.
Benutzerdefinierte Empfängerreihenfolge (Schritte mit mehreren Empfänger:innen)
Wenn mehrere Empfänger:innen gleichzeitig innerhalb eines geordneten Workflows eingeladen werden müssen, dann aktivieren Sie „Benutzerdefinierte Empfängerreihenfolge“.
Dies ermöglicht es Ihnen, Empfänger:innen in Schritten zu organisieren.
Jedem/jeder Empfänger:in wird eine Nummer zugewiesen:
Empfänger:innen mit derselben Nummer werden gleichzeitig eingeladen.
Die nächste Nummer steht für den nächsten Schritt.
Der Workflow geht nur weiter, wenn alle Empfänger:innen des aktuellen Schrittes ihre Aktion abgeschlossen haben.
Autorisierende bearbeiten
Um die Details eines Autorisierenden zu ändern:
Klicken Sie auf die "..." rechts neben dem Namen,
Klicken Sie auf "Diesen Autorisierenden bearbeiten",
Bearbeiten Sie die Details im geöffneten Fenster (Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Sprache),
Bestätigen Sie, indem Sie auf "Autorisierenden aktualisieren" klicken.
Ersetzen und/oder Entfernen eines Autorisierenden
Um einen Autorisierenden durch einen anderen zu ersetzen:
Klicken Sie auf die "..." rechts neben dem Namen,
Klicken Sie auf "Diesen Autorisierenden ersetzen",
Wählen Sie einen neuen Autorisierenden aus,
Bestätigen Sie durch Klicken auf "Autorisierenden aktualisieren".
Um einen Autorisierenden zu entfernen:
Klicken Sie auf die "..." rechts neben dem Namen,
Klicken Sie auf "Diesen Autorisierenden entfernen",
Sie können die persönlichen Informationen des Unterzeichners vor den Freigebern in den Signatur-Einstellungen verbergen.
Autorisierende verfolgen
Wenn die Signaturanfrage versendet wurde, erhalten die Genehmiger:innen eine E-Mail-Einladung, sobald ihr Schritt im Workflow erreicht wurde.
Je nach Reihenfolge der Empfänger:innen hat die Signaturanfrage eventuell den folgenden Status:
Zu genehmigen (wenn Genehmiger:innen der erste Schritt sind) oder
In Bearbeitung (wenn die Genehmigung während eines ausstehenden Signaturvorgangs stattfindet)
Erinnerungen versenden
Sobald ihr Schritt aktiv ist, können Sie Genehmiger:innen Erinnerungen senden:
Indem Sie auf der Detailseite Ihrer Signaturanfrage auf „Erinnerungen senden“ klicken
Indem Sie ihnen ihren Genehmigungslink schicken (einer pro Genehmiger:in)
Hinweis: Genehmiger:innen können nur dann erinnert werden, wenn ihr Schritt begonnen hat. Wenn sie erst in einem späteren Schritt gebraucht werden, werden automatisch Erinnerungen gesendet, sobald der Workflow ihren Schritt erreicht hat.
Wenn die Signaturanfrage genehmigt wird
Sobald alle Genehmiger:innen in einem bestimmten Schritt die Anfrage genehmigt haben:
Geht der Workflow zum nächsten Schritt über
Werden die nächsten Empfänger:innen (Unterzeichner:innen und/oder Genehmiger:innen) automatisch eingeladen
Wenn die Signaturanfrage abgelehnt wird
Falls ein:e Genehmiger:in die Signaturanfrage ablehnt:
Erhalten Sie eine E-Mail mit dem Grund für die Ablehnung
Wird die Signaturanfrage sofort angehalten
Wird die Signaturanfrage nicht an die verbleibenden Empfänger:innen gesendet
Der Signaturanfragestatus wechselt zu „Abgelehnt“ und Sie können sich den Ablehnungsgrund auf der Detailseite ansehen.
