📖 Zusammenfassung
Möchten Sie, dass Ihre Dokumente von einer oder mehreren Personen unterschrieben werden? Fügen Sie einfach Unterschreiber zu Ihren Unterschriftseinladungen, Vorlagen und Formularen hinzu, indem Sie dieser Anleitung folgen.
Unterschreiber entdecken
Sie haben die Möglichkeit, Unterschreiber zu Ihren Unterschriftenanfragen hinzuzufügen, um die Dokumente von ihnen unterschreiben zu lassen.
Ein Unterschreiber ist dafür verantwortlich, Ihre Unterschriftenanfrage zu unterschreiben. Bei Bedarf können Sie einen Unterschreiber auch bitten:
Das Dokument zu vervollständigen oder Text mit einem Texteingabefeld zu kopieren
Ein Kontrollkästchen zu aktivieren oder zu deaktivieren
Eine Option mit Optionsfeldern auszuwählen
Eine Notiz hinzuzufügen
Alle in Ihrer Unterschriftenanfrage enthaltenen Dokumente sind sichtbar und werden elektronisch von allen Unterschreibern unterschrieben, die zur Unterschriftenanfrage hinzugefügt wurden.
Unterschreiber hinzufügen
Wenn Sie Ihre Unterschriftenanfrage vorbereiten, können Sie bis zu 100 Unterzeichner hinzufügen. So geht's:
Klicken Sie auf "Unterschriften" im Reiter "Unterzeichner"
Fügen Sie die Person hinzu, die Sie möchten:
Wenn sie in Ihren Kontakten sind, verwenden Sie die Suchleiste, um sie auszuwählen,
Wenn sie nicht in Ihren Kontakten sind, klicken Sie auf "Erstellen", geben Sie ihre Informationen ein und klicken Sie auf "Hinzufügen",
Ziehen Sie die erforderlichen Felder auf Ihr Dokument (die unter dem Namen des Unterzeichners angezeigt werden):
Hinweis: Sie müssen mindestens eines dieser Felder pro Unterzeichner auf Ihre Dokumente ziehen.
Bei Bedarf wiederholen Sie diese Aktionen, um bis zu 100 Unterzeichner pro Einladung hinzuzufügen.
Die gleiche Person kann sowohl eine Unterschriftenanfrage genehmigen (als Autorisierender) als auch ein Dokument unterschreiben (als Unterzeichner). Sie müssen sie als Autorisierender und als Unterzeichner hinzufügen.
Mehrere Unterzeichner einladen
Wenn Sie eine Unterschriftenanfrage an mehrere Unterzeichner senden, werden alle Dokumente elektronisch von allen Unterzeichnern unterschrieben, auch wenn Sie keine Unterschriftenfelder zu bestimmten Dokumenten oder Seiten hinzufügen.
Wenn ein Dokument nur von wenigen Unterzeichnern oder verschiedenen Unterzeichnern unterschrieben werden muss, müssen Sie eine separate Unterschriftenanfrage erstellen.
Kann ich die gleiche E-Mail-Adresse für mehrere Unterzeichner:innen verwenden?
Obwohl es technisch gesehen möglich ist, dass zwei Unterzeichner:innen die gleiche E-Mail-Adresse verwenden, empfehlen wir Ihnen dringend, dies aus rechtlichen und praktischen Gründen zu vermeiden. Indem Sie getrennte E-Mail-Adressen und Telefonnummern für jede:n Unterzeichner:in verwenden, beugen Sie bestmöglich Verwirrungen oder eventuelle rechtliche Komplikationen vor.
Deswegen ist es wichtig, verschiedene Angaben zu verwenden:
Wenn zwei Unterzeichner:innen die gleiche E-Mail-Adresse haben, kann es schwierig sein zu beweisen, dass die Unterschriften von zwei unterschiedlichen Personen stammen. Das könnte die Rechtsgültigkeit des unterzeichneten Dokuments gefährden.
Um eine gültige und rechtskräftige elektronische Unterschrift zu gewährleisten, müssen die folgenden Kriterien erfüllt sein:
Identifizierung des Unterzeichners/der Unterzeichnerin
Nachweis der Zustimmung des Unterzeichners/der Unterzeichnerin
Garantie der Dokumentenintegrität, die gewährleistet, dass die Inhalte mit der Zeit unverändert bleiben.
Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Artikel zu elektronischen Signaturen: e-Signatur: Was ist das?
Was passiert, wenn die Verwendung der gleichen E-Mail-Adresse unvermeidbar ist?
Wenn es für zwei Unterzeichner:innen unvermeidbar ist, die gleiche E-Mail-Adresse zu verwenden, dann empfehlen wir, für jede:n Unterzeichner:in als zusätzlichen Schritt die SMS-Verifizierung hinzuzufügen. So stellen Sie sicher, dass die Personen verschiedene Telefonnummern verwenden. Dieser zusätzliche Verifizierungsschritt hilft Ihnen dabei, die beiden Unterzeichner:innen zu unterscheiden und die Rechtsgültigkeit des Dokuments zu stärken.
Unterzeichner verwalten
Sie können Unterzeichner in Ihren Unterschriftenanfragen anordnen, ändern, ersetzen oder löschen.
Empfängerreihenfolge
Ab zwei Empfänger:innen (Unterzeichner:innen und/oder Genehmiger:innen) können Sie steuern, in welcher Reihenfolge die Empfänger:innen zur Handlung in Ihrer Signaturanfrage eingeladen werden.
Beim Festlegen einer Reihenfolge werden alle Empfänger:innen berücksichtigt sowohl Unterzeichner:innen als auch Genehmiger:innen.
Reihenfolge der Unterzeichner:innen
Im Abschnitt Unterzeichner:innen können Sie auswählen, wie die Unterzeichner:innen die Einladung erhalten sollen.
Gleichzeitig
Alle Unterzeichner:innen erhalten die Einladung gleichzeitig.
Sequenziell
Unterzeichner:innen erhalten die Einladung nacheinander entsprechend der von Ihnen festgelegten Reihenfolge.
So ändern Sie die Reihenfolge:
Wählen Sie Sequenziell
Ziehen Sie die Unterzeichner:innen per Drag-and-drop in die gewünschte Reihenfolge
Beispiel:
Verschieben Sie Unterzeichner:in 2 über Unterzeichner:in 1
Unterzeichner:in 2 erhält die Einladung zuerst
Unterzeichner:in 1 erhält die Einladung anschließend
Die nächste unterzeichnende Person erhält die Einladung erst, nachdem die vorherige Person ihre Aktion abgeschlossen hat.
Benutzerdefinierte Empfängerreihenfolge
Oberhalb des Abschnitts Genehmiger:innen können Sie den Schalter Benutzerdefinierte Empfängerreihenfolge aktivieren.
Mit dieser Option können Sie einen vollständig benutzerdefinierten Workflow mit Unterzeichner:innen und Genehmiger:innen erstellen.
Wenn die benutzerdefinierte Empfängerreihenfolge aktiviert ist, können Sie:
Unterzeichner:innen und Genehmiger:innen innerhalb desselben Workflows kombinieren
Die Reihenfolge aller Empfänger:innen festlegen
Auswählen, ob Empfänger:innen gleichzeitig oder sequenziell eingeladen werden
Empfänger:innen werden dabei in Schritte organisiert:
Empfänger:innen innerhalb desselben Schritts werden gleichzeitig eingeladen
Der nächste Schritt startet erst, wenn alle Empfänger:innen des aktuellen Schritts ihre Aktion abgeschlossen haben
Beispiel
Schritt 1: Empfänger:in A (Genehmiger:in) und Empfänger:in B (Unterzeichner:in) werden gleichzeitig eingeladen
Schritt 2: Empfänger:in C (Unterzeichner:in) wird eingeladen, nachdem Schritt 1 abgeschlossen wurde
So können Sie flexiblere Genehmigungs- und Signatur-Workflows erstellen, die an die Anforderungen Ihrer Organisation angepasst sind.
Wichtig: Für die qualifizierte elektronische Signatur (QES):
Die Unterzeichner:innen müssen eine Person nach der anderen eingeladen werden.
Es können nicht mehrere Unterzeichner:innen im gleichen Schritt platziert werden.
Unterzeichner ersetzen
Sie können einen Unterzeichner durch einen anderen Kontakt ersetzen oder einen neuen erstellen und dabei alle zuvor mit diesem Unterzeichner verbundenen Felder beibehalten. So geht's:
Klicken Sie auf "..." rechts neben seinem Namen,
Klicken Sie auf "Diesen Unterzeichner ersetzen",
Wählen Sie einen neuen Unterzeichner aus Ihrem Adressbuch aus oder erstellen Sie einen neuen,
Bestätigen Sie durch Klicken auf "Unterzeichner aktualisieren".
Durch Ersetzen eines Unterzeichners werden automatisch alle zuvor gezogenen Felder mit dem neuen Unterzeichner verknüpft.
Unterzeichner bearbeiten
Um die Informationen eines Unterzeichners zu bearbeiten:
Klicken Sie auf "..." rechts neben seinem Namen,
Klicken Sie auf "Diesen Unterzeichner bearbeiten",
Bearbeiten Sie dann seine Informationen im geöffneten Fenster (Name, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Sprache),
Bestätigen Sie durch Klicken auf "Unterzeichner aktualisieren".
Wenn Sie die Identität des Unterzeichners vollständig ändern möchten, bevorzugen Sie die Option "Diesen Unterzeichner ersetzen", um einen Ihrer Kontakte auszuwählen.
Unterzeichner entfernen
Um einen Unterzeichner zu entfernen:
Klicken Sie auf "..." rechts neben seinem Namen,
Klicken Sie auf "Diesen Unterzeichner löschen",
Unterschriften verfolgen
Sobald die Unterschriftenanfrage gesendet wurde, werden die Unterzeichner per E-Mail zur Unterzeichnung eingeladen. Die Unterschriftenanfrage befindet sich im Status "In Bearbeitung".
Sie können die Unterzeichner erinnern:
Indem Sie auf "Erinnerungen senden" auf der detaillierten Seite Ihrer Unterschriftenanfrage klicken,
Indem Sie ihnen ihren Unterzeichnungslink senden (einer pro Unterzeichner), der auf der detaillierten Seite Ihrer Unterschriftenanfrage verfügbar ist.
Informationen bearbeiten, nachdem die Unterschriftenanfrage gesendet wurde
Wenn Sie feststellen, dass die Informationen eines Unterzeichners nach dem Senden einer Unterschriftenanfrage inkorrekt sind, können Sie diese problemlos bearbeiten, ohne eine neue Unterschriftenanfrage erstellen zu müssen.
Sie können bearbeiten:
Den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners
Die E-Mail-Adresse des Unterzeichners (in diesem Fall wird nur eine neue E-Mail zur Unterschriftenanfrage gesendet)
Die Telefonnummer des Unterzeichners
Die Sprache des Unterzeichners
Die Authentifizierungsmethode des Unterzeichners (nur für die Simple Electronic Signature-Stufe)
Zugriff auf die Seite der relevanten Unterschriftenanfrage:
Klicken Sie auf den Namen Ihrer Unterschriftenanfrage auf Ihrem Dashboard für Unterschriftenanfragen,
Klicken Sie auf "..." rechts neben dem Namen des Unterzeichners,
Klicken Sie auf "Bearbeiten",
Bearbeiten Sie die gewünschten Informationen,
Bestätigen Sie durch Klicken auf "Aktualisieren", um die Änderungen zu speichern.
Hinweis: Die Informationen eines Unterzeichners können nach der Unterzeichnung der Einladung nicht mehr geändert werden.