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Sobald Vorlagen erstellt sind, können alle Benutzer in Ihrer Organisation sie verwenden, um Zeit bei der Vorbereitung ähnlicher Signaturanfragen zu sparen.
Erstellen Sie eine neue Einladung aus einer Vorlage
Um eine neue Signaturanfrage mithilfe einer Vorlage zu erstellen:
Gehen Sie zur Seite "Vorlagen".
Klicken Sie auf "..." rechts neben der Vorlage, die Sie verwenden möchten.
Klicken Sie auf "Signaturanfrage aus Vorlage erstellen".
Sie gelangen dann direkt zu den Dokumenten und Einstellungen, die Sie während seiner Erstellung definiert haben.
Sie können eine neue Signaturanfrage nur erstellen, wenn die Vorlage den Status "Aktiv" hat.
Fügen Sie bearbeitbare Unterzeichner:innen hinzu
Wenn Ihre Vorlage einen oder mehrere bearbeitbare Unterzeichner:innen enthält, müssen Sie sie hinzufügen:
Klicken Sie auf "Definieren" unter dem Namen des zu bearbeitenden Unterzeichners (z. B. Mitarbeiter, Kunde usw.).
Fügen Sie ihre Details hinzu oder wählen Sie einen Kontakt aus.
Alle zugehörigen Felder werden automatisch aktualisiert!
Wiederholen Sie diese Aktionen, wenn Sie mehrere zu bearbeitende Unterzeichner:innen haben.
Bearbeiten Sie wiederkehrende Unterzeichner:innen
Wenn erforderlich, können Sie auch wiederkehrende Unterzeichner:innen bearbeiten (die Änderung betrifft nur die Signaturanfrage und nicht die Vorlage):
Klicken Sie auf "..." rechts neben dem Namen des Unterzeichners.
Klicken Sie auf "Unterzeichner:innen ersetzen", wenn Sie den Unterzeichner vollständig ändern und eine neue Person hinzufügen möchten, während alle zugehörigen Felder beibehalten werden.
Klicken Sie auf "Unterzeichner:innen bearbeiten", wenn Sie eine oder mehrere Informationen zu diesem Unterzeichner ändern möchten, z. B. deren Telefonnummer.
Diese Aktionen aktualisieren den Unterzeichner für alle zugehörigen Felder (Signaturfelder, Erwähnungen usw.).
Dokumente bearbeiten
Sie können auch das Dokument bearbeiten, wenn Sie Ihre Vorlage verwenden. Die Felder bleiben an denselben Stellen auf Ihrem neuen Dokument positioniert:
Klicken Sie auf "..." im linken Menü neben dem Titel des Dokuments, das Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf "Dokument ersetzen".
Wählen Sie das neue Dokument von Ihrem Computer aus.
Ihr neues Dokument wird dann heruntergeladen und enthält bereits die zuvor hinzugefügten Felder!
Senden Sie die Einladung
Sie können alle notwendigen Änderungen vornehmen:
Fügen Sie Felder hinzu oder entfernen Sie sie.
Fügen Sie Unterzeichner hinzu oder entfernen Sie sie.
Fügen Sie Autorisierende hinzu oder entfernen Sie sie.
Ändern Sie Einstellungen.
Die Signaturanfrage befindet sich im Status "Entwurf", bis Sie sie senden, und Sie können alles nach Bedarf bearbeiten.