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Optimieren Sie die Zeit, die Sie für die Erstellung von Signaturanfragen aufwenden, indem Sie vollständig anpassbare Vorlagen für Signaturanfragen erstellen.
Schritt 1: Vorlage vorbereiten
Mit Administrator- oder Kontoinhaberzugriff können Sie Vorlagen für Ihre Organisation erstellen. Die Schritte zur Erstellung einer Vorlage ähneln denen der Erstellung einer Signaturanfrage. Hier ist, wie es geht:
Gehen Sie zur Seite "Vorlagen".
Klicken Sie oben links auf "Vorlage erstellen".
Importieren Sie das/die Dokument(e), das/die Sie verwenden oder Ihren Teams für die Erstellung zukünftiger Signaturanfragen zur Verfügung stellen möchten (sie können während der Erstellung einer Signaturanfrage aus dieser Vorlage geändert werden), im PDF- oder DOCX-Format.
Nachdem Ihre Dokumente hochgeladen wurden, können Sie weitere hinzufügen oder einige in Anhänge umwandeln.
Fügen Sie Unterzeichner:innen hinzu, indem Sie auf der rechten Seitenleiste auf "Unterzeichner hinzufügen" klicken.
Wählen Sie den Typ des Unterzeichners:
Wiederkehrender Unterzeichner: Diese Person wird alle erstellten Signaturanfragen unterschreiben (Sie können ihre Details hinzufügen).
Editierbarer Unterzeichner: Unterschiedliche Personen werden jede erstellte Signaturanfrage unterschreiben (Sie können ihre Details eingeben, wenn Sie eine Signaturanfrage aus dieser Vorlage erstellen). Geben Sie diesem Unterzeichner einen Namen, z. B. Kunde, Mitarbeiter, etc.
Ziehen Sie notwendige Felder auf Ihre Dokumente. Bei Verwendung Ihrer Vorlage werden alle mit Ihrem editierbaren Unterzeichner verbundenen Felder automatisch aktualisiert.
Ein schreibgeschütztes Textfeld hinzufügen: Sie können ein schreibgeschütztes Textfeld beim Erstellen Ihrer Vorlage hinzufügen und es leer lassen. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Dieses Feld später ausfüllen" und fügen Sie eine Beschreibung hinzu. Sie können es später ausfüllen, wenn Sie eine Signaturanfrage aus dieser Vorlage erstellen.
Wiederholen Sie diese Aktionen, wenn Sie mehrere Unterzeichner hinzufügen möchten (bis zu 100 Unterzeichner pro Vorlage).
Fügen Sie bei Bedarf Genehmiger hinzu.
Klicken Sie auf "Weiter", um zu den Einstellungen Ihrer Vorlage zu gelangen.
Schritt 2: Vorlage konfigurieren
Die Einstellungen für eine Vorlage ähneln auch den Einstellungen für eine Signaturanfrage:
Benennen Sie Ihre Vorlage, um Ihrem Team die Verwendung zu erleichtern.
Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, um Ihrem Team zu helfen zu verstehen, wann sie verwendet werden soll.
Falls erforderlich, verknüpfen Sie Ihre Vorlage mit einem spezifischen Arbeitsbereich. (Nur für Plus-, Pro- und Scale-Abonnements)
Fügen Sie eine personalisierte Nachricht für Empfänger hinzu.
Fügen Sie Kopie-Empfänger (Mitverfolger) hinzu.
Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option zur Signaturverweigerung.
Wenden Sie eine personalisierte Erfahrung an.
Verwalten Sie Daten:
Legen Sie ein Ablaufdatum fest.
Passen Sie die Anzahl der automatischen Erinnerungen an.
Definieren Sie das Sicherheitsniveau:
Wählen Sie das Signaturniveau.
Schließen Sie ab, indem Sie oben auf "Vorlage aktivieren" klicken.
Die Vorlage wird dann in der Liste der Vorlagen für Ihre gesamte Organisation oder die Benutzer des gewählten Arbeitsbereichs verfügbar sein. Folgen Sie dieser Anleitung, um eine Vorlage zu verwenden.
Vorlagen verwalten
Abhängig von Ihrem Yousign-Abonnement kann Ihre Organisation eine begrenzte Anzahl von Vorlagen haben:
Im One-Plan können Sie nur eine Vorlage haben (unabhängig von ihrem Status).
Im Plus-Plan können Sie bis zu 1000 Vorlagen haben (alle Status zusammengefasst).
Im Pro-Plan können Sie bis zu 1000 Vorlagen haben (alle Status zusammengefasst).
Eine Vorlage mit dem Status "Deaktiviert" oder "Entwurf" zählt als Vorlage innerhalb der Grenze Ihrer Plan-Vorlagenanzahl. Wenn Sie eine neue erstellen möchten, löschen Sie eine vorhandene Vorlage.
Vorlagen-Detailseite
Mit nur einem Klick erhalten Sie mehr Informationen zu einer bestimmten Vorlage. Dafür müssen Sie nur die Vorlagendetailseite öffnen. Hier sehen Sie die Details einer Vorlage auf einen Blick, bevor Sie sie bearbeiten oder verwenden.
Alle Nutzer:innen des Vorlagen-Workspaces haben Zugriff auf die Vorlagendetailseite, auch wenn sie nicht der/die Ersteller:in sind oder keine Bearbeitungsrechte haben.
Auf dieser Seite können Sie alle Details der Vorlage sehen, von der Empfängerliste bis hin zu den Einstellungen der zugehörigen Signaturanfragen.
Eine Vorlage bearbeiten
Wenn Sie eine Vorlage bearbeiten möchten, gehen Sie einfach wie folgt vor:
Gehen Sie zur Seite "Vorlagen".
Klicken Sie auf "..." rechts neben dem Namen der Vorlage, die Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf "Vorlage bearbeiten".
Nehmen Sie alle gewünschten Änderungen vor.
Klicken Sie auf "Verlassen und aktualisieren".
Mitglieder können nur die von ihnen erstellten Vorlagen bearbeiten, deaktivieren und entfernen. Admins und Besitzer können alle Vorlagen bearbeiten und löschen (auch wenn sie sie nicht erstellt haben).
Vorlage duplizieren
Wenn Sie eine Vorlage duplizieren möchten, gehen Sie einfach so vor:
Gehen Sie zur Vorlagendetailseite.
Klicken Sie auf neben dem Button „Neue Anfrage“ auf „…“.
Klicken Sie auf „Vorlage duplizieren“.
Ihre duplizierte Vorlage wird „Kopie von (Name der Originalvorlage)“ genannt und erscheint oben in Ihrer Vorlagenliste.
Alle Nutzer:innen können eine Vorlage duplizieren, sofern sie die entsprechenden Bearbeitungsrechte haben.
Sie können alle Vorlagen unabhängig von ihrem Status duplizieren.
Die duplizierte Vorlage liegt automatisch im Entwurf-Status vor, auch wenn die Originalvorlage aktiv ist, damit Sie sie nach Bedarf bearbeiten können.
Wenn Sie eine von jemand anderem erstellte Vorlage duplizieren, sind Sie der/die Ersteller:in des Duplikats (nicht der/die Nutzer:in, der/die die Originalvorlage erstellt hat).
Wenn eine Vorlage zu einem Workspace gehört, ist das Duplikat nur für die Mitglieder des ursprünglichen Workspaces sichtbar. (Sie können den Workspace des Duplikats nach Wunsch bearbeiten).
Vorlage deaktivieren
Wenn Sie eine Vorlage deaktivieren möchten, gehen Sie einfach wie folgt vor:
Gehen Sie zur Seite "Vorlagen".
Klicken Sie auf "..." rechts neben dem Namen der Vorlage, die Sie deaktivieren möchten.
Klicken Sie auf "Vorlage deaktivieren".
Die Mitglieder Ihrer Organisation können die Vorlage nicht mehr verwenden.
Um sie wieder zu aktivieren, folgen Sie demselben Prozess und klicken Sie auf "Vorlage aktivieren". Die Vorlage ist dann wieder für alle Benutzer zugänglich.
Mitglieder können nur die von ihnen erstellten Vorlagen bearbeiten, deaktivieren und entfernen. Admins und Besitzer können alle Vorlagen bearbeiten und löschen (auch wenn sie sie nicht erstellt haben).
Eine Vorlage entfernen
Wenn Sie eine Vorlage entfernen möchten, können Sie dies ganz einfach tun:
Gehen Sie zur Seite "Vorlagen".
Klicken Sie auf "..." rechts neben dem Namen der Vorlage, die Sie löschen möchten.
Klicken Sie auf "Vorlage entfernen".
Bestätigen Sie, indem Sie auf "Ja, entfernen" klicken.
Bitte beachten Sie, dass das Löschen einer Vorlage unwiderruflich ist.