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Sie können den Signaturablauf an Ihre Farben und Ihre Marke anpassen, damit Ihre Unterzeichner:innen Ihr Unternehmen sofort erkennen. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie ein solches Branding erstellen und auf Ihre Signaturanfragen anwenden.
Was sind Brandings?
Indem Sie die Farben Ihres Unternehmens auf den Signaturablauf (E-Mails, Formulare und Signaturanfrageabläufe) anwenden, stärken Sie das Markenimage und schaffen ein einheitliches Erlebnis.
Mit Brandings können Sie:
Yousigns Farben an Ihre Marke anpassen
E-Mails an die jeweiligen Empfänger:innen (Versender:in, Genehmiger:in, Unterzeichner:in und Follower) anpassen
mehrere Brandings für Ihre verschiedenen Marken oder Abteilungen erstellen
Diese Funktion ist in der Pro-Lizenz (begrenzt auf 2 Brandings) und in der Scale-Lizenz verfügbar. Sie können Ihr Abonnement direkt in Ihrem Account ändern.
Branding erstellen
Sie müssen Admin oder Kontoinhaber:in eines Pro- oder Scale-Accounts sein, um Brandings für Ihr Unternehmen einrichten zu können.
Sie können Brandings in Ihren Einstellungen erstellen:
Klicken Sie auf Ihre Initialen unten links in der Web-App.
Wählen Sie die Seite „Brandings“ aus.
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf den „Neues Branding“-Button.
Geben Sie Ihrem Branding zuerst einen Namen, damit es leichter zu identifizieren ist.
Sie können mehrere Brandings erstellen, um den Anforderungen Ihrer verschiedenen Abteilungen oder Marken gerecht zu werden. Mit der Pro-Lizenz stehen Ihnen 2 Brandings zur Verfügung. Mit der Scale-Lizenz haben Sie unbegrenzt viele Brandings.
Die Erstellung eines Brandings umfasst 3 Abschnitte:
Corporate Design: Festlegen der Unternehmensfarben
Signaturablauf
E-Mail-Einstellungen
Corporate Design anpassen
Im Abschnitt „Corporate Design“ können Sie:
Importiere dein Logo
Format: .jpg, .jpeg, .gif, .png
Abmessungen: min. 200x200 pixels/max. 1000x1000 pixels
Maximales Gewicht: 500 Kb.
Klicke auf das Bearbeitungssymbol, um den Layout-Modus deines Logos auszuwählen:
Kreis: Das Logo wird in einem Kreis eingerahmt.
Original: Das Logo wird in seiner ursprünglichen Form und Proportion angezeigt.
Ihre eigenen Markenfarben hinzufügen:
Hintergrundfarbe
Textfarbe
Button-Farbe
Button-Text-Farbe
Klicken Sie auf die Farbe und wählen Sie eine Farbe aus der Palette oder geben Sie den Farbcode im Format #AAAAA ein.
In der Vorschau auf das Signature Interface (rechts am Bildschirmrand) sehen Sie direkt das Ergebnis der vorgenommenen Änderungen.
Anpassung des Signaturablaufs
Im Abschnitt „Signaturablauf“ können Sie das Folgende personalisieren:
1) Signaturablauf
Aktivieren oder Deaktivieren des Startbildschirms vor dem Formular (falls vorhanden) und dem Einsehen der Dokumente.
Deaktivieren Sie diese Option, falls Sie den Signaturablauf verkürzen wollen. Ihre Unterzeichner:innen werden dann direkt von der Signaturanfrage zu den zu unterzeichnenden Dokumenten geleitet.
Aktivieren oder Deaktivieren der Liste der Genehmiger:innen und Unterzeichner:innen auf der Startseite und der Dokumentprüfungsseite.
Aktivieren oder Deaktivieren der Seitenleiste auf der Dokumentenprüfungsseite.
2) URL-Umleitung
Wenn nötig, können Sie Ihre Unterzeichner:innen am Ende des Signaturprozesses auf eine Seite Ihrer Wahl weiterleiten: Kopieren Sie die URL dieser Seite und fügen Sie sie ein.
Nutzen Sie diese Option, wenn Sie Ihre Unterzeichner:innen nach der Signatur auf eine personalisierte Dankesseite oder auf Ihre Website umleiten möchten.
Bei einem Fehler oder einer fehlgeschlagenen Signatur können Sie Ihre Unterzeichner:innen auf eine Seite Ihrer Wahl umleiten: Kopieren Sie die URL dieser Seite und fügen Sie sie ein.
Nutzen Sie diese Option, um Ihre Unterzeichner:innen über das Fehlschlagen ihrer Unterschrift zu informieren und sie auf einer bestimmten Seite durch die Schritte zu leiten, die zur erfolgreichen Durchführung des Signaturablaufs nötig sind.
Wenn der/die Unterzeichner:in die Unterschrift verweigert, können Sie ihn/sie auf eine Seite Ihrer Wahl weiterleiten: Kopieren Sie die URL dieser Seite und fügen Sie sie ein.
Nutzen Sie diese Option, wenn Sie Ihre Unterzeichner:innen nach der Verweigerung einer Unterschrift auf eine personalisierte Seite oder Ihre Website umleiten möchten.
E-Mail-Einstellungen anpassen
Im Abschnitt E-Mail-Einstellungen können Sie die E-Mail-Benachrichtigungen für jede:n Empfänger:in auf der Grundlage seiner/ihrer Rolle (Versender:in, Genehmiger:in, Unterzeichner:in oder Follower) anpassen:
Für den/die Versender:in der Signaturanfrage können Sie E-Mails für die folgenden Fälle aktivieren oder deaktivieren:
Anfrage ist genehmigt
Anfrage wurde abgelehnt
Anfrage ist (teilweise) unterschrieben
Anfrage ist fertig (vollständig unterzeichnet)
Anfrage wurde storniert
Unterzeichnung abgelehnt
Für den/die Genehmiger:in der Signaturanfrage können Sie E-Mails für die folgenden Fälle aktivieren oder deaktivieren:
Anfrage wurde storniert
Anfrage läuft bald ab (3 Tage vorher)
Ablaufdatum der Signaturanfrage wurde geändert oder wird erneut aktiviert
Unterzeichnung abgelehnt
Für den/die Unterzeichner:in der Signaturanfrage können Sie E-Mails für die folgenden Fälle aktivieren oder deaktivieren:
Anfrage ist (teilweise) unterschrieben
Anfrage ist fertig (vollständig unterzeichnet)
Anfrage wurde storniert
Anfrage läuft bald ab (3 Tage vorher)
Ablaufdatum der Signaturanfrage wurde geändert oder wird erneut aktiviert
Unterzeichnung abgelehnt
Für Follower der Signaturanfrage können Sie E-Mails für die folgenden Fälle aktivieren oder deaktivieren:
Anfrage ist genehmigt
Anfrage wurde abgelehnt
Anfrage ist (teilweise) unterschrieben
Anfrage ist fertig (vollständig unterzeichnet)
Anfrage wurde storniert
Anfrage ist abgelaufen
Unterzeichnung abgelehnt
Sie können die Kästchen je nach gewünschtem Signaturschritt ankreuzen. Es gibt keine Mindest- oder Höchstzahl an Optionen, die Sie auswählen müssen – Sie haben die Wahl.
Zu guter Letzt können Sie das Design der E-Mail ändern, indem Sie die folgenden Informationen anzeigen oder nicht anzeigen lassen:
Ihr Logo, Ihren Avatar oder Ihre Initialen
die Einleitung
Informationen zum Ablaufdatum
den Absender
Um die Erstellung zu bestätigen, klicken Sie auf den „Branding erstellen“-Button.
Brandings verwalten
Sobald Ihr Branding erstellt ist, können Sie:
es als Standard festlegen, damit das erstellte Branding auf alle Signaturanfragen in Ihrem Unternehmen angewendet wird
es bearbeiten, um nötige Änderungen vorzunehmen
es löschen, falls Sie es nicht mehr verwenden möchten
ein neues Branding nach Ihren Anforderungen erstellen
Nutzer:innen der Yousign-API können auch die Branding-Kennung kopieren und verwenden: Mehr dazu erfahren Sie in unserer Dokumentation.
Branding anwenden
Nachdem Sie ein oder mehrere Brandings erstellt haben, können Sie dasjenige auswählen, das Ihnen am besten gefällt (oder Sie können sich entscheiden, keins zu verwenden). Sie können das Branding in den folgenden Momenten auswählen:
bei der Erstellung einer Signaturanfrage im Abschnitt Einstellungen
Gut zu wissen: Auf der rechten Seite des Bildschirms sehen Sie eine Vorschau der E-Mails mit den Farben und Einstellungen des gewählten Brandings.
bei der Erstellung eines Formulars im Abschnitt Einstellungen
bei der Erstellung einer Vorlage im Abschnitt Einstellungen