📖 Inhaltsverzeichnis
Mit Yousign können Sie Ihre Dokumente in weniger als 3 Minuten zur Unterschrift senden. Dieser Leitfaden führt Sie schrittweise durch die folgenden Prozesse:
Importieren Sie Ihre Dokumente
Bereiten Sie die Signaturanfrage vor
Konfigurieren Sie die Signaturanfrage
Schritt 1: Eine neue Signaturanfrage erstellen
Um Ihre Dokumente unterschreiben zu lassen:
Greifen Sie auf die Seite "Unterschrift" zu.
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche "Neue Anfrage".
Importieren Sie die Dokumente, die Sie im PDF-Format (oder DOCX-Format) unterschreiben lassen möchten.
Sie können Ihre Dokumente per Drag & Drop hinzufügen
Oder auf die Schaltfläche"+" klicken, um sie auszuwählen.
Wenn Sie ein Dokument im DOCX-Format hochladen, kann die Anzeige Ihres Dokuments leicht verändert sein. In diesem Fall empfehlen wir Ihnen, es vor dem Hochladen auf Yousign in PDF umzuwandeln.
Sie können bis zu 50 Dokumente pro Signaturanfrage hinzufügen, wobei die maximale Größe für jedes Dokument 50 MB beträgt.
Schritt 2: Die Signaturanfrage vorbereiten
Nachdem die Dokumente importiert wurden, beginnt die Vorbereitung einer Signaturanfrage und umfasst 3 Hauptschritte:
Einen oder mehrere Unterzeichner hinzufügen
Felder (wie Unterschrift) für jeden Unterzeichner hinzufügen
Bei Bedarf Autorisierende hinzufügen
Unterzeichner hinzufügen und anordnen
Beginnen Sie damit, einen oder mehrere Unterzeichner hinzuzufügen:
Klicken Sie auf der rechten Seitenleiste auf "Unterzeichner hinzufügen" oder auf das "+".
Geben Sie die Informationen des Unterzeichners ein oder wählen Sie sie aus, wenn Sie sie zuvor in Ihren Kontakten gespeichert haben.
Sie können diesen Vorgang wiederholen und bis zu 100 Unterzeichner pro Signaturanfrage hinzufügen. Alle Unterzeichner unterschreiben dasselbe Dokument. Wenn sie individuell unterschreiben müssen, erstellen Sie separate Signaturanfragen.
Wenn gewünscht, können Sie eine Signaturreihenfolge festlegen, indem Sie die Option aktivieren. Sobald die Option aktiviert und die Unterzeichner geordnet sind, erhält der zweite Unterzeichner die Signaturanfrage erst, nachdem der erste unterschrieben hat, und so weiter.
Standardmäßig erhalten alle Teilnehmer die Signaturanfrage gleichzeitig.
Felder hinzufügen
Ziehen Sie als nächstes die benötigten Felder direkt auf Ihr Dokument. Es gibt zwei Arten von Feldern:
Unterzeichnerbezogene Felder (unter dem Namen des Unterzeichners in der rechten Seitenleiste angezeigt)
Nicht unterzeichnerbezogene Felder (im Abschnitt "Felder" oben in der rechten Seitenleiste)
Sie können die Felder auf Ihrem Dokument verschieben und ändern.
Um zum letzten Konfigurationsschritt fortzufahren, müssen Sie mindestens ein Unterschriftsfeld auf das Dokument gezogen haben und mindestens ein unterzeichnerbezogenes Feld: die Schaltfläche "Weiter" oben rechts bleibt grau, um Sie darüber zu informieren, dass diese Bedingungen nicht erfüllt sind.
Autorisierende hinzufügen und anordnen (optional)
Sie können auch Dokumente und Unterschriften validieren lassen, bevor Sie sie zur Unterschrift senden, indem Sie Autorisierende hinzufügen. Der Autorisierende kann den Inhalt des Dokuments überprüfen, bevor er ihn zur Unterschrift sendet, und ist dann dafür verantwortlich, Ihre Signaturanfrage zu genehmigen oder abzulehnen. Dieser Schritt ist optional und ermöglicht es Ihnen, einen internen Validierungsprozess direkt über Yousign einzurichten.
Um Autorisierende hinzuzufügen:
Klicken Sie auf der rechten Seitenleiste auf "Autorisierende hinzufügen" oder auf das "+".
Geben Sie die Informationen des Autorisierenden ein oder wählen Sie sie aus, wenn Sie sie zuvor in Ihren Kontakten gespeichert haben.
Sie können bis zu 10 Autorisierende hinzufügen und auch eine Genehmigungsreihenfolge festlegen.
Wenn gewünscht, können Sie eine Genehmigungsreihenfolge festlegen, indem Sie die Option in der rechten Seitenleiste aktivieren. Sobald diese Option aktiviert und die Autorisierenden geordnet sind, erhält der zweite Autorisierende eine Genehmigungsanfrage erst, nachdem der erste genehmigt hat, und so weiter.
Schritt 3: Die Signaturanfrage konfigurieren
Dies ist der letzte Schritt der Erstellung: Alles, was jetzt noch zu tun ist, besteht darin, einige Einstellungen zu konfigurieren, bevor Sie Ihre Signaturanfrage senden.
Signaturanfrage anpassen
Verschiedene Einstellungen ermöglichen es Ihnen, Ihre Signaturanfrage anzupassen. Sie können:
Die Signaturanfrage umbenennen: Um Ihren Unterzeichnern einen Sinn zu geben. Der Name der Signaturanfrage erscheint auch in der E-Mail, die sie zur Unterschrift auffordert.
Labels hinzufügen: Um Ihre Signaturanfragen im Dashboard leicht zu finden und zu sortieren.
Eine personalisierte Nachricht hinzufügen: Für Teilnehmer wird sie in die E-Mail zur Signaturanfrage eingefügt.
Eine personalisierte Erfahrung auswählen: Um E-Mails und die Signaturerfahrung an Ihre Marke anzupassen.
Den Absender auswählen: In Ihrem eigenen Namen, im Namen eines Arbeitsbereichs oder im Namen Ihrer Organisation. Der ausgewählte Absender wird sowohl in der E-Mail zur Unterschrift als auch während des gesamten Unterzeichnungsprozesses angezeigt.
Empfänger in Kopie setzen (ex-Follower): Um externen Personen zu ermöglichen, die Signaturanfrage zu verfolgen und auf die Dokumente zuzugreifen.
Die Option "Unterschrift verweigern" aktivieren: Um Ihren Unterzeichnern zu ermöglichen, das Dokument im Fehlerfall abzulehnen.
Termine verwalten
Das Ablaufdatum anpassen: Standardmäßig ist das Ablaufdatum 6 Monate nach der Erstellung der Signaturanfrage; Sie können es verkürzen oder um bis zu einem Jahr verlängern.
Automatische Erinnerungen: Sie können sich dazu entscheiden, automatische Erinnerungen zu senden, um persönliche Nachverfolgungen bei den Unterzeichnern zu vermeiden. Wählen Sie die Häufigkeit und die Anzahl der Erinnerungen aus, die Sie senden möchten. Sie haben auch die Möglichkeit, Erinnerungen manuell zu senden, sobald die Signaturanfrage gesendet wurde.
Sicherheitsstufe definieren
Wählen Sie die passende Sicherheitsstufe aus den drei Signaturlevels aus:
Einfache Elektronische Signatur
Unterzeichnerauthentifizierung anpassen (nur bei Verwendung der einfachen elektronischen Unterschrift)
Ohne Sicherheitscode
Mit dem Versenden eines Sicherheitscodes per E-Mail
Mit dem Versenden eines Sicherheitscodes per SMS
Sie können das Signaturlevel und/oder die Authentifizierungsmethode pro Unterzeichner unterscheiden, wenn Sie Ihre Signaturanfrage senden.
Klicken Sie auf "Sicherheitsstufe für jeden Unterzeichner festlegen",
Wählen Sie das Signaturlevel und die gewünschte Authentifizierungsmethode aus dem Dropdown-Menü für jeden Unterzeichner.
Die Signaturanfrage ist bereit zum Versand; klicken Sie auf "Bestätigen und jetzt senden".
Tipp: Sparen Sie Zeit und erstellen Sie eine Signatur-Anfrage zur Unterzeichnung von Dokumenten direkt über den Link Yousign.new!
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