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Stellen Sie die Vertraulichkeit von Dokumenten zwischen Ihren Benutzern sicher und/oder verdeutlichen Sie die Organisation Ihres Unternehmens (Abteilungen, Tochtergesellschaften, Agenturen usw.) durch Arbeitsbereiche. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Arbeitsbereiche für Ihre Organisation erstellen.
Arbeitsbereiche entdecken
Organisieren Sie Ihre Signaturanfragen, Formulare und Kontakte und gewährleisten Sie so die Datenvertraulichkeit unter Ihren Benutzern.
Arbeitsbereiche sind in den Plus-Abonnements (bis zu 5), Pro-Abonnements (bis zu 10) und Scale-Abonnements verfügbar.
Sie können Ihr Abonnement direkt von Ihrem Konto aus ändern.
Arbeitsbereich erstellen
Um einen Arbeitsbereich auf Yousign zu erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff und ein Plus- ,Pro- oder Scale-Abonnement haben, und gehen Sie dann wie folgt vor:
Klicken Sie unten links auf Ihre Initialen.
Gehen Sie zur Seite "Arbeitsbereiche".
Ein automatischer Arbeitsbereich wurde erstellt: Alle Ihre aktuellen Benutzer, Dokumente, Formulare und Kontakte sind damit verknüpft.
Klicken Sie oben rechts auf "Arbeitsbereich erstellen".
Geben Sie Ihrem Arbeitsbereich einen Namen (dies wird Ihnen und Ihren Teams helfen, Ihre Dokumente besser zu organisieren), zum Beispiel: Personalabteilung, Vertriebsabteilung usw.
Überprüfen Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen, um einen öffentlichen Namen hinzuzufügen, und geben Sie den gewünschten öffentlichen Namen ein.
Wofür dient der "öffentliche Name" eines Arbeitsbereichs?
Der öffentliche Name eines Arbeitsbereichs ermöglicht es Ihnen, Folgendes zu unterscheiden:
Den Namen Ihres Arbeitsbereichs intern, der in Ihrer Yousign-Anwendung angezeigt wird.
Den Namen Ihres Arbeitsbereichs bei externer Verwendung, d.h., wenn Sie eine Signaturanfrage mit diesem Arbeitsbereich als Absender senden möchten.
Sie können beispielsweise einen Arbeitsbereich mit dem Namen "HR" erstellen und einen öffentlichen Namen "Personalabteilung der Acme Company" hinzufügen, damit Ihre zukünftigen Unterzeichner schnell verstehen, wer ihnen die Signaturanfrage gesendet hat.
Hinweis: Nur Benutzer, die Zugriff haben, können Arbeitsbereiche erstellen und löschen. Um mehr über die verschiedenen Zugriffe und Berechtigungen zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel.
Wenn der Besitzer einen neuen Arbeitsbereich erstellt, wird er automatisch diesem Arbeitsbereich hinzugefügt.
Der Besitzer Ihrer Organisation hat Zugriff auf alle Arbeitsbereiche (ohne die Möglichkeit, von einem oder mehreren Arbeitsbereichen ausgeschlossen zu werden).
Verwaltung eines Arbeitsbereichs
Der Besitzer Ihrer Organisation kann Benutzer in jedem Arbeitsbereich hinzufügen und entfernen. Im Gegensatz dazu, kann ein Administrator (innerhalb der verfügbaren Lizenzen auf dem Konto) nur Benutzer in den Arbeitsbereichen hinzufügen oder entfernen, zu denen er gehört. Ein Mitglied kann keine Aktionen in Arbeitsbereichen ausführen.
Hinzufügen von Benutzern zu einem Arbeitsbereich
Als Besitzer oder Administrator des Arbeitsbereichs, können Sie andere Benutzer Ihrer Organisation einladen, beizutreten, indem Sie:
Die Seite "Arbeitsbereiche" aufrufen.
Auf den relevanten Arbeitsbereich klicken.
Oben rechts auf "Benutzer hinzufügen" klicken.
Den Benutzer, den Sie hinzufügen möchten, aus der Suchleiste auswählen.
Durch Klicken auf "Hinzufügen" bestätigen.
Wenn Sie einen Benutzer hinzufügen möchten, der noch nicht Teil Ihrer Organisation ist, laden Sie ihn bitte zuerst hier ein.
Administratoren haben dann Zugriff auf alle Signaturanfragen und Formulare im Arbeitsbereich, in dem Sie sie hinzugefügt haben.
Mitglieder können nur ihre eigenen Signaturanfragen anzeigen und verwalten, aber die Formulare und Kontakte des Arbeitsbereichs verwenden.
Entfernen von Benutzern aus einem Arbeitsbereich
Wenn Sie einem Benutzer den Zugriff auf einen Arbeitsbereich verweigern möchten, gehen Sie einfach wie folgt vor:
Die Seite "Arbeitsbereiche" aufrufen.
Auf den relevanten Arbeitsbereich klicken.
Auf "..." rechts neben dem Namen des Benutzers, den Sie entfernen möchten, klicken.
"Benutzer aus Arbeitsbereich entfernen" auswählen.
Der Benutzer hat dann keinen Zugriff mehr auf irgendwelche Signaturanfragen, die in diesem Arbeitsbereich erstellt wurden (auch nicht auf seine eigenen).
Unter bestimmten Umständen ist es nicht möglich, einen Benutzer aus einem Arbeitsbereich zu entfernen:
Wenn der Benutzer nur zu einem Arbeitsbereich gehört und Sie ihn dennoch entfernen möchten, müssen Sie seinen Zugriff auf Ihr Yousign-Konto hier sperren.
Wenn der Benutzer Zugriff hat.
Einen Workspace umbenennen
Sie können einen Workspace ganz einfach umbenennen. So geht's:
Gehen Sie zur Workspaces-Seite, indem Sie auf Ihre Initialen unten links auf dem Bildschirm klicken.
Klicken Sie auf "..." rechts neben dem Workspace, den Sie umbenennen möchten.
Klicken Sie auf "Workspace umbenennen".
Geben Sie den neuen Namen ein, den Sie Ihrem Workspace geben möchten.
Klicken Sie auf "Umbenennen".
Der Workspace wird umbenannt.
Arbeitsbereich löschen
Nur Benutzer mit Zugriff können Arbeitsbereiche löschen.
Wenn Sie einen Arbeitsbereich nicht mehr verwenden möchten, können Sie ihn löschen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Die Seite "Arbeitsbereiche" aufrufen.
Auf "..." rechts neben der Bezeichnung des Arbeitsbereichs klicken.
"Arbeitsbereich löschen" auswählen.
Sie werden dann aufgefordert, einen anderen Arbeitsbereich auszuwählen, um alle Inhalte (Signaturanfragen, Kontakte, Formulare, Benutzer, Benutzeranfragen) zu übertragen.
Je nach Volumen, kann dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen.
Es sollte immer mindestens einen Arbeitsbereich in Ihrem Konto geben. Daher können Sie Ihren letzten Arbeitsbereich nicht löschen.