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Stellen Sie die Vertraulichkeit von Dokumenten zwischen Ihren Benutzern sicher und/oder verdeutlichen Sie die Organisation Ihres Unternehmens (Abteilungen, Tochtergesellschaften, Agenturen usw.) durch Workspaces. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Workspaces für Ihre Organisation erstellen.
Workspaces entdecken
Organisieren Sie Ihre Signaturanfragen, Formulare und Kontakte und gewährleisten Sie so die Datenvertraulichkeit unter Ihren Benutzern.
Workspaces sind in den Plus-Abonnements (bis zu 5), Pro-Abonnements (bis zu 10) und Scale-Abonnements verfügbar.
Sie können Ihr Abonnement direkt von Ihrem Konto aus ändern.
Workspace erstellen
Um einen Workspace auf Yousign zu erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff und ein Plus- ,Pro- oder Scale-Abonnement haben, und gehen Sie dann wie folgt vor:
Klicken Sie unten links auf Ihre Initialen.
Gehen Sie zur Seite „Workspaces“.
Ein automatischer Workspace wurde erstellt: Alle Ihre aktuellen Benutzer:innen, Dokumente, Formulare und Kontakte sind damit verknüpft.
Klicken Sie oben rechts auf „Workspace erstellen“.
Geben Sie Ihrem Workspace einen Namen (dies wird Ihnen und Ihren Teams helfen, Ihre Dokumente besser zu organisieren), zum Beispiel: Personalabteilung, Vertriebsabteilung usw.
Überprüfen Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen, um einen öffentlichen Namen hinzuzufügen, und geben Sie den gewünschten öffentlichen Namen ein.
Wofür dient der „öffentliche Name“ eines Workspaces?
Der öffentliche Name eines Workspaces ermöglicht es Ihnen, Folgendes zu unterscheiden:
Den Namen Ihres Workspaces intern, der in Ihrer Yousign-Anwendung angezeigt wird.
Den Namen Ihres Workspaces bei externer Verwendung, d.h., wenn Sie eine Signaturanfrage mit diesem Workspace als Absender senden möchten.
Sie können beispielsweise einen Workspace mit dem Namen „HR“ erstellen und einen öffentlichen Namen „Personalabteilung der Acme Company“ hinzufügen, damit Ihre zukünftigen Unterzeichner schnell verstehen, wer ihnen die Signaturanfrage gesendet hat.
Hinweis: Nur Benutzer:innen, die Zugriff haben, können Workspaces erstellen und löschen. Um mehr über die verschiedenen Zugriffe und Berechtigungen zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel.
Wenn der/die Eigentümer:in einen neuen Workspace erstellt, wird er/sie automatisch diesem Workspace hinzugefügt.
Der/die Eigentümer:in Ihrer Organisation hat Zugriff auf alle Workspaces (ohne die Möglichkeit, von einem oder mehreren Workspaces ausgeschlossen zu werden).
Verwaltung eines Workspaces
Der/die Eigentümer:in Ihrer Organisation kann Benutzer:innen in jedem Workspace hinzufügen und entfernen. Im Gegensatz dazu, kann ein:e Administrator:in (innerhalb der verfügbaren Lizenzen auf dem Konto) nur Benutzer:innen in den Workspaces hinzufügen oder entfernen, zu denen er/sie gehört. Ein:e Nutzer:in kann keine Aktionen in Workspaces ausführen.
Hinzufügen von Benutzer:innen zu einem Workspace
Als Eigentümer:in oder Administrator:in des Workspaces können Sie andere Benutzer:innen Ihrer Organisation einladen, beizutreten, indem Sie:
Die Seite „Workspaces“ aufrufen.
Auf den relevanten Workspace klicken.
Oben rechts auf „Nutzer:in hinzufügen“ klicken.
Den/die Benutzer:in, den Sie hinzufügen möchten, aus der Suchleiste auswählen.
Durch Klicken auf „Hinzufügen“ bestätigen.
Wenn Sie eine:n Benutzer:in hinzufügen möchten, der/die noch nicht Teil Ihrer Organisation ist, laden Sie ihn/sie bitte zuerst hier ein.
Administrator:innen haben dann Zugriff auf alle Signaturanfragen und Formulare im Workspace, in dem Sie sie hinzugefügt haben.
Nutzer:innen können nur ihre eigenen Signaturanfragen anzeigen und verwalten, aber die Formulare und Kontakte des Workspaces verwenden.
Entfernen von Benutzer:innen aus einem Workspace
Wenn Sie einem/einer Benutzer:in den Zugriff auf einen Workspace verweigern möchten, gehen Sie einfach wie folgt vor:
Die Seite „Workspaces“ aufrufen.
Auf den relevanten Workspace klicken.
Auf „...“ rechts neben dem Namen des Benutzers/der Benutzerin, den/die Sie entfernen möchten, klicken.
„Nutzer:in aus dem Workspace entfernen“ auswählen.
Der/die Benutzer:in hat dann keinen Zugriff mehr auf irgendwelche Signaturanfragen, die in diesem Workspace erstellt wurden (auch nicht auf seine/ihre eigenen).
Unter bestimmten Umständen ist es nicht möglich, eine:n Benutzer:in aus einem Workspace zu entfernen:
Wenn der/die Benutzer:in nur zu einem Workspace gehört und Sie ihn/sie dennoch entfernen möchten, müssen Sie seinen/ihren Zugriff auf Ihr Yousign-Konto hier sperren.
Wenn der/die Benutzer:in Zugriff hat.
Einen Workspace umbenennen
Sie können einen Workspace ganz einfach umbenennen. So geht's:
Gehen Sie zur Workspaces-Seite, indem Sie auf Ihre Initialen unten links auf dem Bildschirm klicken.
Klicken Sie auf „...“ rechts neben dem Workspace, den Sie umbenennen möchten.
Klicken Sie auf „Workspace umbenennen“.
Geben Sie den neuen Namen ein, den Sie Ihrem Workspace geben möchten.
Klicken Sie auf „Umbenennen“.
Der Workspace wird umbenannt.
Workspace löschen
Nur Benutzer:innen mit Zugriff können Workspaces löschen.
Wenn Sie einen Workspace nicht mehr verwenden möchten, können Sie ihn löschen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Die Seite „Workspaces“ aufrufen.
Auf „...“ rechts neben der Bezeichnung des Workspaces klicken.
„Workspace löschen“ auswählen.
Sie werden dann aufgefordert, einen anderen Workspace auszuwählen, um alle Inhalte (Signaturanfragen, Kontakte, Formulare, Benutzer, Benutzeranfragen) zu übertragen.
Je nach Volumen, kann dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen.
Es sollte immer mindestens einen Workspace in Ihrem Konto geben. Daher können Sie Ihren letzten Workspace nicht löschen.