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Mit Arbeitsbereichen können Sie Ihre Signaturanfragen, Formulare und Kontakte entsprechend der Struktur Ihres Unternehmens organisieren und gleichzeitig die Vertraulichkeit der Daten zwischen Ihren Benutzern gewährleisten.
Arbeitsbereiche kennenlernen
Mit Arbeitsbereichen können Sie:
Teams, Abteilungen oder Tochtergesellschaften voneinander trennen.
Den Zugriff auf Dokumente, Formulare und Kontakte steuern.
Die Vertraulichkeit zwischen Benutzern sicherstellen.
Die Anzahl der verfügbaren Arbeitsbereiche hängt von Ihrem Tarif ab:
Plus-Tarif: bis zu 5 Arbeitsbereiche
Pro-Tarif: bis zu 10 Arbeitsbereiche
Scale-Tarif: individuelles Limit
Einen Arbeitsbereich erstellen
Um einen Arbeitsbereich zu erstellen, benötigen Sie die Rolle Owner sowie ein Plus-, Pro- oder Scale-Abonnement.
Klicken Sie unten links auf Ihre Initialen.
Öffnen Sie die Seite Arbeitsbereiche.
Ein Arbeitsbereich wird automatisch erstellt. Alle bestehenden Benutzer, Dokumente, Formulare und Kontakte sind diesem Arbeitsbereich zugeordnet.
Klicken Sie oben rechts auf Arbeitsbereich erstellen.
Geben Sie einen Namen für den Arbeitsbereich ein (z. B. Personalwesen oder Vertrieb).
Optional können Sie einen öffentlichen Namen eingeben. Dieser wird extern angezeigt, wenn Signaturanfragen versendet werden.
Hinweis: Nur Benutzer mit der Rolle Owner können Arbeitsbereiche erstellen oder löschen. Beim Erstellen eines neuen Arbeitsbereichs wird der Owner automatisch hinzugefügt. Der Owner hat immer Zugriff auf alle Arbeitsbereiche.
Einstellungen eines Arbeitsbereichs öffnen und verwalten
So öffnen Sie einen Arbeitsbereich und greifen auf dessen Einstellungen zu:
Öffnen Sie die Seite Arbeitsbereiche.
Klicken Sie auf den Namen des Arbeitsbereichs, den Sie verwalten möchten.
Sie gelangen zur Seite Arbeitsbereichseinstellungen, die in drei Registerkarten unterteilt ist:
Benutzer – Verwalten Sie die Benutzer des Arbeitsbereichs und deren Zugriffsrechte.
Allgemeine Einstellungen – Bearbeiten Sie den Namen des Arbeitsbereichs sowie den öffentlichen Namen, der den Empfängern angezeigt wird.
Signatureinstellungen – Legen Sie das standardmäßige Ablaufdatum sowie die Sicherheitsstufe für Signaturanfragen fest, die aus diesem Arbeitsbereich versendet werden.
Tipp: Sie können auch auf das Menü ⋯ neben einem Arbeitsbereich klicken und Arbeitsbereichseinstellungen bearbeiten auswählen. Alternativ können Sie Arbeitsbereichs-ID kopieren wählen, wenn Sie die ID für einen API-Aufruf benötigen.
Benutzer eines Arbeitsbereichs verwalten
Benutzer zu einem Arbeitsbereich hinzufügen
Owner und Administrators können weitere Benutzer ihrer Organisation einladen.
Öffnen Sie die Seite Arbeitsbereiche.
Wählen Sie den gewünschten Arbeitsbereich aus.
Klicken Sie oben rechts auf Benutzer hinzufügen.
Suchen Sie den Benutzer und klicken Sie auf Zum Arbeitsbereich einladen.
Falls der Benutzer noch nicht Teil Ihrer Organisation ist, müssen Sie ihn zunächst zur Organisation einladen.
Administrators können auf alle Signaturanfragen und Formulare der Arbeitsbereiche zugreifen, denen sie angehören.
Members können nur ihre eigenen Signaturanfragen anzeigen und verwalten, haben jedoch Zugriff auf die Formulare und Kontakte des Arbeitsbereichs.
Benutzer aus einem Arbeitsbereich entfernen
Öffnen Sie die Seite Arbeitsbereiche.
Wählen Sie den Arbeitsbereich aus.
Klicken Sie neben dem Benutzer auf … und anschließend auf Benutzer aus Arbeitsbereich entfernen.
Der Benutzer verliert den Zugriff auf alle Signaturanfragen dieses Arbeitsbereichs.
Ausnahmen:
Benutzer, die nur einem einzigen Arbeitsbereich angehören, können nicht entfernt werden. Stattdessen muss ihr Zugriff gesperrt werden.
Benutzer mit der Rolle Owner können nicht entfernt werden.
Den Namen eines Arbeitsbereichs bearbeiten
Öffnen Sie den Arbeitsbereich und wechseln Sie zur Registerkarte Allgemeine Einstellungen.
Aktualisieren Sie das Feld Name des Arbeitsbereichs.
Optional können Sie Öffentlichen Namen für diesen Arbeitsbereich verwenden aktivieren und den Öffentlichen Namen des Arbeitsbereichs eingeben. Dieser Name wird den Empfängern angezeigt, wenn Signaturanfragen aus diesem Arbeitsbereich versendet werden.
Klicken Sie auf Umbenennen, um die Änderungen zu speichern.
Signatureinstellungen für einen Arbeitsbereich konfigurieren
Jeder Arbeitsbereich kann entweder die standardmäßigen Signatureinstellungen der Organisation verwenden oder eigene Einstellungen festlegen. Dies ist beispielsweise hilfreich, wenn Ihre Personalabteilung längere Signaturfristen benötigt als Ihr Vertriebsteam oder wenn eine bestimmte Abteilung eine höhere Sicherheitsstufe verwenden soll.
Folgende Einstellungen können auf Arbeitsbereichsebene angepasst werden:
Standardgültigkeit von Signaturen – Der standardmäßige Zeitraum, in dem Empfänger signieren können.
Sicherheitsstufe für Signaturen – Die standardmäßige Signaturstufe (Einfach, Fortgeschritten oder Qualifiziert) sowie – bei der einfachen elektronischen Signatur – die Authentifizierungsmethode (ohne Sicherheitscode, Code per E-Mail oder Code per SMS).
Wer darf was?
Owner und Administrators des Arbeitsbereichs können diese Einstellungen anzeigen und bearbeiten.
Members können die Einstellungen anzeigen, aber nicht bearbeiten.
Eine organisationsweite Einstellung überschreiben
Öffnen Sie den Arbeitsbereich und wechseln Sie zur Registerkarte Signatureinstellungen.
Ändern Sie den gewünschten Wert (zum Beispiel die Standardgültigkeit auf 1 Monat statt der organisationsweiten 6 Monate oder wählen Sie eine andere Authentifizierungsmethode).
Klicken Sie unten auf der Seite auf Speichern.
Die Einstellung wird nun mit dem Hinweis (Überschrieben) gekennzeichnet.Außerdem erscheint darunter der Link Auf Organisationseinstellung zurücksetzen.
Wichtig: Änderungen werden erst übernommen, nachdem Sie auf Speichern geklickt haben. Wenn Sie die Seite ohne Speichern verlassen, gehen Ihre Änderungen verloren.
Eine Einstellung auf die Organisationseinstellung zurücksetzen
Klicken Sie in der Registerkarte Signatureinstellungen unter der gewünschten Einstellung auf Auf Organisationseinstellung zurücksetzen.
Klicken Sie auf Speichern.
Die Einstellung verwendet nun wieder den organisationsweiten Standard und übernimmt automatisch zukünftige Änderungen auf Organisationsebene.
Auswirkungen von Änderungen auf Organisationsebene
Verwendet eine Einstellung den organisationsweiten Standard, wird sie automatisch aktualisiert, wenn sich dieser ändert.
Wurde eine Einstellung im Arbeitsbereich überschrieben, bleibt sie unverändert, auch wenn sich die Organisationseinstellung ändert. Um sie wieder mit der Organisation zu synchronisieren, klicken Sie auf Auf Organisationseinstellung zurücksetzen.
Einen Arbeitsbereich löschen
Nur Benutzer mit der Rolle Owner können einen Arbeitsbereich löschen.
Öffnen Sie die Seite Arbeitsbereiche.
Klicken Sie neben dem Arbeitsbereich auf … und anschließend auf Arbeitsbereich löschen.
Wählen Sie einen anderen Arbeitsbereich aus, in den alle Inhalte (Signaturanfragen, Formulare, Kontakte und Benutzer) übertragen werden.
Wichtig:
In Ihrem Konto muss immer mindestens ein Arbeitsbereich vorhanden sein.
Ein Arbeitsbereich kann nicht gelöscht werden, solange ihm aktive API-Schlüssel mit Arbeitsbereichsbereich zugeordnet sind.
Falls das Löschen aufgrund zugeordneter API-Schlüssel blockiert wird:
Klicken Sie im Dialogfenster auf API-Schlüssel verwalten.
Sie werden zur Seite API-Schlüssel weitergeleitet, auf der alle diesem Arbeitsbereich zugeordneten API-Schlüssel mit Arbeitsbereichsbereich angezeigt werden.
Widerrufen Sie alle diese API-Schlüssel.
Kehren Sie zur Seite Arbeitsbereiche zurück und löschen Sie den Arbeitsbereich erneut.
Hinweise zu Rollen und Berechtigungen
Owner: Vollzugriff auf alle Arbeitsbereiche; kann Arbeitsbereiche erstellen, umbenennen, löschen und Benutzer verwalten.
Administrator: Kann Benutzer und Ressourcen in den Arbeitsbereichen verwalten, denen er angehört.
Member: Kann nur auf seine eigenen Signaturanfragen zugreifen, aber die Formulare und Kontakte des Arbeitsbereichs verwenden.
Hilfe erhalten
Wenn Sie Fragen zur Verwaltung von Arbeitsbereichen haben oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei Yousign.