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Rollen entdecken
Auf Yousign gibt es drei verschiedene Rollen:
Rollen sind in den Abonnements Plus, Pro und Scale verfügbar.
In Yousign bestimmt Ihre Rolle innerhalb der Organisation, welche Aktionen Sie durchführen können: von der Verwaltung von Nutzer:innen über Organisationseinstellungen bis hin zur Administration von Vorlagen (Templates) oder Kontakten.
Die drei Rollen — Eigentümer:in, Administrator:in und Nutzer:in — legen Ihre Berechtigungen auf Organisationsebene fest, während der Zugriff auf Arbeitsbereiche (Workspaces) bestimmt, welche Signaturanfragen Sie sehen oder bearbeiten können.
Die Rolle legt fest, was Benutzer:innen auf Yousign tun können oder nicht; jede Rolle hat unterschiedliche Berechtigungen:
Der Preis für eine zusätzliche Lizenz variiert nicht je nach Rolle des Benutzers/der Benutzerin mit der Lizenz. Um eine:n Benutzer:in einzuladen, folgen Sie dieser Anleitung.
Eigentümer:innen und Administrator:innen können die Rollen der Nutzer:innen jederzeit ändern. Um die Rolle eines Benutzers/einer Benutzerin zu ändern, folgen Sie dieser Anleitung.
Der/die Eigentümer:in ist standardmäßig die Person, die das Konto der Organisation erstellt; es kann nur eine:n Eigentümer:in pro Organisation geben. Wenn Sie dies ändern möchten, kann der/die aktuelle Eigentümer:in seine/ihre E-Mail-Adresse in seinem/ihrem Profil ändern, um das Konto auf eine andere Person zu übertragen (siehe hier, wie das geht). Wenn die Person, der Sie Rechte übertragen möchten, bereits ein Yousign-Konto hat, kontaktieren Sie unser Team hier.
Die folgende Matrix bietet eine übersichtliche Darstellung dieser Berechtigungen und hilft Ihnen dabei, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten jeder Rolle klar zu verstehen.
Berechtigungen verstehen
| Eigentümer:in | Administrator:in | Nutzer:in |
Unterschriftenanfragen | Kann alle Signaturanfragen der Organisation erstellen und verwalten. Hat immer vollen Zugriff auf alle Workspaces. | Sichtbarkeit hängt vom Workspace-Zugriffsniveau ab: vollständig (alle Signaturanfragen des Workspaces sehen und bearbeiten) oder persönlich (nur eigene Signaturanfragen sehen und bearbeiten) | Kann vollständigen Zugriff (alle Signaturanfragen eines Workspaces sehen und bearbeiten) oder persönlichen Zugriff (nur eigene Signaturanfragen sehen und bearbeiten) erteilt bekommen. |
Formulare | Alle Formulare der Organisation erstellen und verwenden
| Alle Formulare in ihren Workspaces erstellen und verwenden | Alle Formulare in ihren Workspaces erstellen und verwenden |
Vorlagen | Erstellen, verwenden und bearbeiten aller organisationalen (geteilten) Vorlagen | Erstellen, verwenden und bearbeiten geteilten Vorlagen innerhalb der Organisation und in Workspaces | Erstellen, verwenden und bearbeiten eigener Vorlagen sowie geteilter Vorlagen, auf die er/sie Zugriff hat |
Kontakte | Erstellen, bearbeiten und löschen aller Kontakte der Organisation (globale Kontakte) | Verwalten von geteilten Kontakten auf Organisations- und Workspace-Ebene | Erstellen und Bearbeiten von geteilten Kontakten, auf die er/sie Zugriff hat |
Organisationseinstellungen | Organisationseinstellungen verwalten | Organisationseinstellungen verwalten |
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Organisationsbenutzer:innen | Benutzer:innen einladen, bearbeiten und entfernen | Benutzer:innen in der gesamten Organisation einladen, bearbeiten und entfernen. |
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Workspace | Erstellen und verwenden | Benutzer:innen in ihre Workspaces einladen, bearbeiten und entfernen |
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Abrechnung | Abonnement und Lizenzanzahl verwalten |
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Die Rolle der Nutzerin/des Nutzers (Eigentümer:in, Admin, Nutzer:in) gilt überall im Account der Organisation. Doch das Workspace-Zugriffsniveau bestimmt, welche Signaturanfragen die Person in jedem Workspace sehen und bearbeiten kann. Mit einem vollständigen Zugriff kann die Person alle Signaturanfragen eines Workspaces sehen, wohingegen sie mit einem persönlichen Zugriff nur auf ihre eigenen Signaturanfragen zugreifen kann.
Workspace-Zugriffsniveaus kontrollieren die Sichtbarkeit der Signaturanfragen: Die Rollen legen die Berechtigungen auf Account-Ebene fest (Einstellungen, Abrechnung, Benutzerverwaltung), wohingegen die Workspace-Zugriffsniveaus festlegen, welche Signaturanfragen ein:e Benutzer:in in jedem Workspace sehen und bearbeiten kann.
👉 Mehr erfahren: So verwalten Sie Workspace-Zugriffsniveaus
Eine Vorlage kann entweder persönlich (von einem Nutzer:in erstellt) oder geteilt (auf Organisationsebene oder in einem Workspace) sein. Eigentümer:innen und Administrator:innen können geteilte Vorlagen bearbeiten, während Nutzer:innen nur ihre eigenen Vorlagen oder die geteilten Vorlagen, auf die sie Zugriffsrechte haben, verwalten können.
Kontakte folgen demselben Prinzip: Organisationsweite Kontakte sind für alle zugänglich, während bestimmte Kontakte nur innerhalb einzelner Workspaces geteilt werden können.
Wenn Sie unsicher sind, ob ein Element „persönlich“ oder „geteilt“ ist, prüfen Sie dies – das bestimmt, welche Berechtigungen für Ihre Rolle gelten.