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Die Benutzerrollen von Yousign (Eigentümer:in, Admin, Nutzer:in) legen die Berechtigungen auf der gesamten Account-Ebene der Organisation fest.
Innerhalb jedes Workspaces wird die Sichtbarkeit allerdings separat über die Workspace-Zugriffsniveaus verwaltet. Mit diesen Niveaus können Sie für jede:n Benutzer:in in jedem Workspace entscheiden, welchen Zugriff die Person auf Signaturanfragen und zugehörige Dokumente haben soll. Das gibt Ihnen die nötige Flexibilität, um Berechtigungen innerhalb Ihres Accounts wirksam zu verwalten.
Das wird durch Workspace-Zugriffsniveaus erleichtert:
Manchen Benutzer:innen den Überblick über alle Aktivitäten in einem Workspace geben, ohne sie zu Admins zu machen.
Den Zugriff von Benutzer:innen, die nur ihre eigene Arbeit verwalten müssen, auf sensible Signaturanfragen einschränken.
Mit den Workspace-Zugriffsniveaus behalten Sie sowohl die Kontrolle über die Sicherheit als auch über die Zusammenarbeit.
Voraussetzungen
Lizenz: Verfügbar für die Plus-, Pro- und Scale-Lizenzen
Rolle: Der/die Eigentümer:in oder Admins können Workspace-Berechtigungen bearbeiten.
Berechtigungsebenen
Sie können für jede:n Benutzer:in in jedem Workspace eine von zwei Berechtigungsebenen festlegen:
Vollständiger Zugriff
Alle Signaturanfragen im Workspace sehen und bearbeiten (inklusive Anfragen, die über die API oder Integrationen wie HubSpot erstellt wurden)
Alle Dokumente, Formulare, Vorlagen und Kontakte im Workspace verwalten
Ideal für: Team-Leads, Manager:innen oder Benutzer:innen, die einen Gesamtüberblick benötigen
Persönlicher Zugriff
Nur eigene Signaturanfragen sehen und bearbeiten
Von anderen Benutzer:innen erstellte Signaturanfragen können nicht angesehen werden
Ideal für: Benutzer:innen, die keinen Überblick über die Aktivitäten anderer Personen im Workspace brauchen
Beim Einladen von Benutzer:innen Berechtigungen festlegen
Wenn Sie eine:n neue:n Benutzer:in zum Account Ihrer Organisation einladen, legen Sie auch die Workspace-Berechtigungen dieser Person fest:
Klicken Sie unten links auf dem Bildschirm auf Einstellungen.
Klicken Sie auf Benutzer:innen.
Klicken Sie auf Benutzer:in einladen.
Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein.
Wählen Sie ihre Rolle aus (Admin, Nutzer:in).
Wählen Sie, zu welchen Workspaces die Person hinzugefügt werden soll.
Wählen Sie für jeden Workspace die Berechtigungsebene:
Vollständiger Zugriff
Persönlicher Zugriff
Denken Sie daran: Sie können nur Zugriffsniveaus erteilen, die ihren eigenen in dem Workspace entsprechen oder darunter liegen. Wenn Sie zum Beispiel Admin sind und persönlichen Zugriff auf einen Workspace haben, dann können Sie nur neue Benutzer:innen mit persönlichem Zugriff zu diesem Workspace einladen.
8. Klicken Sie auf „Einladen“.
Berechtigungen bestehender Benutzer:innen verwalten
Benutzerberechtigungen bearbeiten
So ändern Sie die Workspace-Berechtigungen von Benutzer:innen:
Klicken Sie auf Einstellungen > Benutzer:innen.
Machen Sie die Person ausfindig und klicken Sie auf die drei Punkte (…).
Wählen Sie „Benutzerrolle und Berechtigungen bearbeiten“.
Unter „Workspaces und Berechtigungen zuweisen“ passen Sie die Berechtigungsebene für jeden Workspace an.
Klicken Sie auf „Benutzerrolle aktualisieren“.
So gehen Sie in einem Workspace vor:
Öffnen Sie den Workspace, zu dem die Person gehört.
Navigieren Sie zur Benutzerliste.
Hier können Sie die Benutzerberechtigungen direkt bearbeiten.
Benutzer:innen zu Workspaces hinzufügen
So fügen Sie bestehende Benutzer:innen zu einem Workspace hinzu:
Klicken Sie auf Einstellungen > Workspaces.
Klicken Sie auf den relevanten Workspace.
Klicken Sie auf Benutzer:in hinzufügen.
Wählen Sie die Person aus der Dropdown-Liste aus.
Legen Sie die Berechtigungsebene dieser Person für diesen Workspace fest.
Klicken Sie auf „Zum Workspace einladen“.
FAQ
Kann ich verschiedene Berechtigungsebenen in verschiedenen Workspaces haben?
Ja, Benutzer:innen können in jedem Workspace, zu dem sie gehören, verschiedene Berechtigungsebenen haben.
Kann ich die Berechtigungen des Eigentümers/der Eigentümerin ändern?
Nein, der/die Eigentümer:in hat immer vollständigen Zugriff auf alle Workspaces und dieser Zugriff kann nicht eingeschränkt werden.
Was ist, wenn ein:e Benutzer:in nur einem Workspace angehört und ich diese Person entfernen möchte?
Sie müssen den Zugriff auf den gesamten Account der Organisation sperren, anstatt die Person nur aus dem Workspace zu entfernen.
Können Personen mit der Rolle „Nutzer:in“ vollständigen Zugriff haben?
Ja, Nutzer:innen können vollständigen Zugriff auf Signaturanfragen in einem Workspace erhalten.
Gelten die Berechtigungen auch für Vorlagen und Formulare?
Ja, ein vollständiger Zugriff umfasst auch alle Dokumente, Formulare, Vorlagen und Kontakte im betroffenen Workspace.