📖 Inhaltsverzeichnis
Einleitung
Die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) fügt Ihrer Yousign-Anmeldung einen zweiten Verifizierungsschritt hinzu, dank dem Ihr Account und die Daten Ihrer Organisation besser geschützt sind. Nachdem Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort eingegeben haben, bestätigen Sie Ihre Identität mit einem zeitbasierten Code aus einer Authentifizierungs-App. Sie sollten die MFA nutzen, wenn Ihre Organisation eine stärkere Zugriffssicherheit für alle Benutzer:innen erfordert.
Voraussetzungen
Verfügbarkeit und Aktivierung
MFA ist in allen Lizenzen verfügbar.
MFA muss von Yousign für die gesamte Organisation aktiviert werden. Falls es noch nicht aktiviert wurde, können Sie uns kontaktieren, um die Aktivierung anzufragen.
Rollen und Sichtbarkeit
Sobald die Funktion für Ihre Organisation aktiviert ist, müssen alle Benutzer:innen (Eigentümer:in, Admins, Nutzer:innen) sie einrichten und für die Anmeldung verwenden.
Nur Eigentümer:innen und Admins können in der Liste aller Benutzer:innen sehen, wer die MFA abgeschlossen hat. Nutzer:innen können diese Informationen nicht einsehen.
Das brauchen Sie zur Einrichtung
Eine Authentifizierungs-App, die zeitbasierte Einmalpasswörter (TOTP) generiert, z. B. Google Authenticator, Microsoft Authenticator, BitWarden Authenticator, 1Password oder ähnliche.
Einen sicheren Ort zur Aufbewahrung Ihrer Wiederherstellungscodes (werden bei der Einrichtung heruntergeladen).
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1) Aktivierung für Ihre Organisation anfragen (nur für den/die Eigentümer:in)
Klicken Sie in der Web-App auf „Hilfe“ und dann auf „Kontaktieren Sie uns“.
Erstellen Sie eine Anfrage, in der Sie angeben, dass Sie die MFA für Ihre Organisation aktivieren möchten.
Warten Sie auf die Bestätigung von Yousign. Alle Benutzer:innen Ihrer Organisation erhalten eine E-Mail, sobald die Multi-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist.
Erwartetes Ergebnis: Die MFA für Ihre Organisation wurde aktiviert. Jede:r Benutzer:in wird bei der nächsten Anmeldung oder Registrierung zur Einrichtung aufgefordert.
2) Einrichtung Ihres Accounts (erstes Mal)
Bei der nächsten Anmeldung nach der Aktivierung werden Sie dazu aufgefordert, die MFA einzurichten.
Melden Sie sich von Ihrem Account ab.
Melden Sie sich erneut mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort bei Yousign an.
Es wird Ihnen der MFA-Einrichtungsbildschirm angezeigt.
Öffnen Sie die Authentifizierungs-App auf Ihrem Smartphone.
Scannen Sie den auf dem Bildschirm angezeigten QR-Code. Falls das Scannen nicht funktioniert, wählen Sie die Option zur manuellen Eingabe und geben den bereitgestellten geheimen Schlüssel ein.
Geben Sie in Yousign den von Ihrer Authentifizierungs-App generierten 6-stelligen Code ein und bestätigen Sie anschließend die Eingabe.
Laden Sie Ihre Wiederherstellungscodes herunter oder kopieren Sie sie und bewahren Sie sie sicher auf. Bewahren Sie sie offline an einem sicheren Ort auf.
Erwartetes Ergebnis: Die MFA-Einrichtung ist abgeschlossen. Sie werden bei jeder Anmeldung nach einem Authentifizierungscode gefragt.
3) Anmeldung mit MFA
Geben Sie wie gewohnt Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
Öffnen Sie Ihre Authentifizierungs-App und rufen Sie den aktuellen 6-stelligen Code ab.
Geben Sie den Code in Yousign ein und fahren Sie fort.
Erwartetes Ergebnis: Sie sind bei Ihrem Account angemeldet.
4) Anmeldung mit einem Wiederherstellungscode (falls Sie keinen Zugriff auf die Authentifizierungs-App haben)
Wählen Sie im Schritt der MFA-Verifizierung die Option zur Verwendung eines Wiederherstellungscodes aus.
Geben Sie Ihre Wiederherstellungscodes ein und fahren Sie fort.
Bewahren Sie Ihre verbleibenden Wiederherstellungscodes nach der Anmeldung sicher auf. Falls Sie ein neues Gerät einrichten müssen, kontaktieren Sie Yousign, um die MFA zurückzusetzen.
Erwartetes Ergebnis: Sie haben sich mit einem einmaligen Wiederherstellungscode angemeldet.
5) Für den/die Eigentümer:in und Admins: So prüfen Sie, wer die MFA abgeschlossen hat
Öffnen Sie die Einstellungen Ihrer Organisation und gehen Sie zur Seite mit allen Benutzer:innen.
Machen Sie die MFA-Spalte ausfindig, in der der Einrichtungsstatus für jede:n Benutzer:in angezeigt wird.
Falls ein:e Benutzer:in die MFA noch nicht eingerichtet hat, erinnern Sie die Person daran, dass sie bei der nächsten Anmeldung dazu aufgefordert wird.
Erwartetes Ergebnis: Sie sehen, welche Benutzer:innen die MFA eingerichtet haben. Personen mit der Rolle „Nutzer:in“ können diese Spalte nicht sehen.
FAQ
Was ist MFA?
Die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ist eine Sicherheitsfunktion, die nach dem Passwort einen zweiten Schritt erfordert – in der Regel einen 6-stelligen Code aus einer Authentifizierungs-App. Dadurch wird das Risiko eines unbefugten Zugriffs verringert.
Müssen alle Benutzer:innen MFA einrichten?
Ja. Sobald die MFA für Ihre Organisation aktiviert wurde, müssen Eigentümer:innen, Admins und Nutzer:innen die MFA einrichten und zur Anmeldung verwenden.
Welche Authentifizierungs-Apps werden unterstützt?
Jede TOTP-kompatible App funktioniert (z. B. Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy, 1Password und ähnliche).
Ich habe mein Handy gewechselt oder verloren. Was soll ich tun?
Falls Sie noch Ihre Wiederherstellungscodes haben, können Sie sich mit einem Wiederherstellungscode anmelden (siehe oben) und danach Yousign kontaktieren, um Ihre MFA zurückzusetzen, damit Sie Ihr neues Gerät einrichten können. Falls Sie keine Wiederherstellungscodes haben, kontaktieren Sie bitte Yousign, damit wir Ihnen weiterhelfen können.
Ich habe meine Wiederherstellungscodes nicht gespeichert. Kann ich sie erneut erhalten?
Die Wiederherstellungscodes werden während der Einrichtung angezeigt. Falls Sie diese nicht gespeichert haben, wenden Sie sich bitte an Yousign, um die MFA zurückzusetzen und alles erneut einzurichten, um neue Codes zu erhalten.
Ich kann die MFA-Spalte in der Benutzerliste nicht sehen.
Nur Eigentümer:innen und Admins können den MFA-Status sehen, und zwar nur dann, wenn MFA für die Organisation aktiviert ist.
Ändert die MFA die Art und Weise, wie ich Dokumente unterzeichne?
Nein. Die MFA schützt den Zugriff auf Ihren Yousign-Account. Die Authentifizierungsmethoden für Unterzeichner:innen während der Dokumentensignatur (z. B. Sicherheitscodes per E-Mail oder SMS) sind separat und werden für jede Signaturanfrage eingestellt.