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Bei Lizenzplätzen handelt es sich um die Benutzerlizenzen in ihrem Yousign-Abonnement. Diese Plätze bestimmen, wie viele Personen in Ihrer Lizenz sich anmelden und die Yousign-Web-App verwenden können. Jede:r aktive Benutzer:in verbraucht einen Lizenzplatz. Wenn Sie zum Beispiel möchten, dass „Philipp“ und „Dilara“ Yousign nutzen können, dann brauchen Sie zwei Lizenzplätze.
Kurzantworten
Was ist ein Lizenzplatz? Ein Lizenzplatz ist eine Lizenz für eine:n Benutzer:in in Ihrem Yousign-Abonnement.
Wie gehe ich für das Hinzufügen und Entfernen von Lizenzplätzen vor? Klicken Sie auf Einstellungen → Abonnement → Lizenzplätze verwalten (nur für den/die Eigentümer:in).
Was passiert, wenn ich nicht genug Lizenzplätze habe? Wenn Sie mehr aktive Benutzer:innen als Lizenzplätze haben, dann sind eventuell wichtige Funktionen (wie der Versand von Signaturanfragen) blockiert, bis Sie Lizenzplätze hinzufügen oder freigeben, indem Sie Benutzer:innen deaktivieren.
So funktionieren Lizenzplätze
Lizenzplätze = Anzahl der aktiven Benutzer:innen, die sich bei Yousign anmelden und die Funktionen nutzen (Signaturanfragen versenden, Vorlagen nutzen, Kontakte verwalten).
Nur aktive Benutzer:innen verbrauchen Lizenzplätze. Eingeladene Benutzer:innen, welche die Einladung noch nicht angenommen haben, zählen nicht.
Lizenzplätze sind für alle Rollen (Eigentümer:in, Administrator:in, Nutzer:in) gleich.
Wichtig: ein Account = eine Person
Jeder Account ist persönlich und darf nicht mit mehreren Personen geteilt werden. Ein:e „Benutzer:in“ ist dabei eine spezifische Person, die sich auf allen Geräten bei ihrem Account anmelden kann.
Das Teilen von Accounts ist nicht gestattet, da jeder Account zum Unterzeichnen von Dokumenten genutzt werden kann und den/die Unterzeichner:in eindeutig identifizieren können muss. Indem Sie anderen Personen erlauben, Ihren Account zu nutzen, gehen Sie das Risiko ein, dass Verträge fälschlicherweise in Ihrem Namen abgeschlossen werden oder Unterschriften nicht konform sind.
Beispiel
Lizenzplätze: 3
Aktive Benutzer:innen: 4 → Ihr Account hat das Limit überschritten und manche Funktionen sind eingeschränkt, bis das Problem behoben wurde.
Lizenzplätze hinzufügen oder entfernen
Nur der/die Eigentümer:in der Lizenz kann die Anzahl der Lizenzplätze verändern.
So fügen Sie Lizenzplätze hinzu
Klicken Sie links unten auf Ihre Initialen, um die Einstellungen zu öffnen.
Klicken Sie auf Abonnement.
Klicken Sie auf Lizenzplätze verwalten.
Klicken Sie auf +, um die Anzahl der Lizenzplätze zu erhöhen.
Klicken Sie zur Bestätigung auf Lizenzplätze aktualisieren.
So laden Sie neue Benutzer:innen ein: Einstellungen → Benutzer:innen → Benutzer:in einladen (oben rechts).
So entfernen Sie Lizenzplätze
Klicken Sie auf Ihre Initialen → Abonnement → Lizenzplätze verwalten.
Klicken Sie auf -, um die Anzahl der Lizenzplätze auf die gewünschte Menge zu reduzieren.
Klicken Sie zur Bestätigung auf Lizenzplätze aktualisieren.
Wichtig: Nur der/die Eigentümer:in kann Lizenzplätze entfernen. Wenn Sie Lizenzplätze entfernen möchten, müssen Sie zuerst sicherstellen, dass die Anzahl der aktiven Benutzer:innen der neuen Anzahl an Lizenzplätzen entspricht oder darunter liegt. Wenn Sie die Anzahl der Lizenzplätze auf eine Zahl unterhalb der Anzahl der aktiven Benutzer:innen reduzieren, dann wird der Versand von Signaturanfragen blockiert.
Benutzer:innen verwalten (einladen, deaktivieren)
Benutzer:in einladen
Klicken Sie unten links auf Ihre Initialen → Benutzer:innen.
Klicken Sie oben rechts auf Benutzer:in einladen.
Fügen Sie die E-Mail-Adresse der Person hinzu, wählen Sie eine Rolle (Nutzer:in oder Administrator:in) aus und klicken Sie dann auf Einladung versenden.
Benutzer:in deaktivieren – so geben Sie sofort einen Lizenzplatz frei
Klicken Sie auf Ihre Initialen → Benutzer:innen.
Machen Sie den/die Benutzer:in ausfindig und klicken Sie rechts neben dem Namen auf das …-Symbol.
Klicken Sie auf Benutzer:in deaktivieren und bestätigen Sie diese Aktion.
Hinweis: Die Signaturanfragen und Dokumente von deaktivierten Benutzer:innen bleiben für Workspace-Admins und den/die Account-Eigentümer:in zugänglich. Wenn ein Lizenzplatz frei wird, können Sie den/die Benutzer:in später wieder aktivieren.
Wenn Sie nicht genug Lizenzplätze haben
Das passiert
Die Web-App zeigt eine klare Warnung an und erklärt das Problem.
Manche Funktionen (meistens der Versand von Signaturanfragen) werden blockiert, bis das Problem behoben wurde. Dies kann Ihren Arbeitsfluss unterbrechen. Idealerweise sollten Sie dieses Problem also vermeiden.
Schnelle Lösungen
Lizenzplätze hinzufügen (Eigentümer:in): Einstellungen → Abonnement → Lizenzplätze aktualisieren → + → Lizenzplätze aktualisieren. Dies stellt den Dienst sofort wieder her.
Unwichtige Benutzer:innen deaktivieren: Einstellungen → Benutzer:innen → Benutzer:in ausfindig machen → … → Benutzer:in deaktivieren. Dies gibt sofort Lizenzplätze frei.
Sie sollten ausstehende Signaturanfragen, die Benutzer:innen gehören, die Sie deaktivieren möchten, neu zuweisen oder abbrechen.
Kontaktieren Sie den Support, wenn Sie die Anzahl der Lizenzplätze nicht ändern oder Benutzer:innen nicht deaktivieren können. Geben Sie dafür den Namen Ihres Accounts/seine ID an, machen Sie einen Screenshot des Fehlers und fügen Sie eine kurze Beschreibung der Auswirkungen für Ihr Unternehmen hinzu.
Tipps, damit Ihnen die Lizenzplätze nicht ausgehen
Behalten Sie stets ein paar freie Lizenzplätze (1–3 oder ein kleiner Prozentsatz Ihres Teams).
Monatlicher Check: Überprüfen Sie die aktiven Benutzer:innen unter Einstellungen → Benutzer:innen.
Legen Sie eine Person fest, welche die Lizenzplätze verwaltet (ein:e für Einladungen/Deaktivierungen verantwortliche:n Admin).
Weisen Sie ausstehende Aufgaben neu zu oder schließen Sie sie, bevor Sie Personen deaktivieren.
Nutzen Sie (falls verfügbar) Single-Sign-On (SSO) / SCIM, um die Benutzerbereitstellung zu synchronisieren und Abweichungen zu vermeiden.
Fehlerbehebung
Sie können die Anzahl der Lizenzplätze unter Einstellungen → Abonnement prüfen.
Sehen Sie nach, wie viele aktive Benutzer:innen unter Einstellungen → Benutzer:innen aufgelistet sind.
Prüfen Sie, ob ein Integrations-/Service-Account einen Lizenzplatz verbraucht.
Wenn sich unerwarteterweise die Abrechnung verändert hat, sollten Sie die Abrechnungsaktivität prüfen oder Ihren Abrechnungskontakt fragen.
Sollte das Problem weiterhin bestehen, dann kontaktieren Sie bitte unseren Support und geben Sie die folgenden Informationen an: Account-Name/Account-ID, Screenshots und alle Schritte, die Sie bereits unternommen haben.