📖 Inhaltsverzeichnis

Workspaces helfen Ihnen dabei, Ihre Signaturanfragen, Formulare und Kontakte entsprechend der Struktur Ihres Unternehmens zu organisieren und gleichzeitig die Vertraulichkeit der Daten für Ihre Benutzer:innen sicherzustellen.

Was sind Workspaces?

Mit Workspaces können Sie:

Teams, Abteilungen oder Zweigniederlassungen trennen
den Zugriff auf Dokumente, Formulare und Kontakte kontrollieren
die Vertraulichkeit zwischen Benutzer:innen wahren

Workspaces sind je nach Lizenz verfügbar:

Plus-Lizenz: bis zu 5 Workspaces
Pro-Lizenz: bis zu 10 Workspaces
Scale-Lizenz: benutzerdefinierte Begrenzungen

Workspace erstellen

Zur Erstellung eines Workspaces benötigen Sie Eigentümerzugriff und eine Plus-, Pro- oder Scale-Lizenz.

Klicken Sie unten links auf Ihre Initialen.
Öffnen Sie die Seite Workspaces.

Es wurde bereits automatisch ein Workspace erstellt. Alle aktuellen Benutzer:innen, Dokumente, Formulare und Kontakte wurden mit ihm verknüpft.

Klicken Sie oben rechts auf Workspace erstellen.
Geben Sie einen Namen für Ihren Workspace ein (z. B. Personalabteilung, Vertriebsabteilung).
Optional können Sie einen öffentlichen Namen eingeben, der extern angezeigt wird, wenn Sie Signaturanfragen versenden.

Hinweis: Nur Benutzer:innen mit Eigentümerzugriff können Workspaces erstellen oder löschen. Wenn ein neuer Workspace erstellt wird, wird der/die Eigentümer:in automatisch hinzugefügt. Der/die Eigentümer:in hat immer Zugriff auf alle Workspaces.

Workspace verwalten

Benutzer:innen zu Workspaces hinzufügen

Eigentümer:innen und Administrator:innen können andere Benutzer:innen aus der Organisation einladen:

Öffnen Sie die Seite Workspaces.
Wählen Sie den entsprechenden Workspace aus.
Klicken Sie oben rechts auf Benutzer:in hinzufügen.
Suchen Sie nach dem/der Benutzer:in und klicken Sie auf Zum Workspace einladen.

Wenn der/die Benutzer:in noch nicht Teil Ihrer Organisation ist, müssen Sie ihn/sie zuerst zur Organisation einladen.

Administrator:innen haben Zugriff auf alle Signaturanfragen und Formulare in den Workspaces, zu denen sie gehören.
Personen mit der Rolle „Nutzer:in“ können nur ihre eigenen Signaturanfragen einsehen und verwalten, aber die Formulare und Kontakte des Workspaces nutzen.

Benutzer:innen aus einem Workspace entfernen

Öffnen Sie die Seite Workspaces.
Wählen Sie den Workspace aus.
Klicken Sie neben dem/der Benutzer:in auf … und wählen Sie Benutzer:in aus Workspace entfernen.

Der/die Benutzer:in verliert den Zugriff auf alle Signaturanfragen in diesem Workspace.

Ausnahmen:

Benutzer:innen, die nur einem Workspace angehören, können nicht entfernt werden; ihr Zugriff muss stattdessen deaktiviert werden.
Benutzer:innen mit Eigentümerzugriff können nicht entfernt werden.

Workspace umbenennen

Öffnen Sie die Seite Workspaces.
Klicken Sie neben dem Workspace auf …
Wählen Sie Workspace umbenennen.
Geben Sie den neuen Namen ein und bestätigen Sie.

Workspace löschen

Nur Benutzer:innen mit Eigentümerzugriff können einen Workspace löschen.

Öffnen Sie die Seite Workspaces.
Klicken Sie neben dem Workspace auf … und wählen Sie Workspace löschen aus.
Wählen Sie einen anderen Workspace aus, auf den alle Inhalte (Signaturanfragen, Formulare, Kontakte, Benutzer:innen) übertragen werden sollen.

Wichtig:

In Ihrem Account muss immer mindestens ein Workspace vorhanden sein.
Ein Workspace kann nicht gelöscht werden, wenn ihm aktive, Workspace-bereichsbezogene API-Schlüssel zugewiesen sind.

Wenn die Löschung blockiert ist, weil dem Workspace Workspace-bereichsbezogene API-Schlüssel zugewiesen sind:

Klicken Sie im Fenster auf API-Schlüssel verwalten.
Sie werden zur Seite mit den API-Schlüsseln weitergeleitet, auf der Filter angewendet sind, um alle Workspace-bereichsbezogenen Schlüssel, die mit diesem Workspace verknüpft sind, anzuzeigen.
Widerrufen Sie alle diese API-Schlüssel.
Kehren Sie zur Workspace-Seite zurück und löschen Sie den Workspace.

Hinweise zu Rollen und Berechtigungen

Eigentümer:in: Vollzugriff auf alle Workspaces; kann Benutzer:innen erstellen, umbenennen, löschen und verwalten.
Administrator:in: Kann Benutzer:innen und Ressourcen in den Workspaces verwalten, zu denen er/sie gehört.
Nutzer:in: Kann nur auf eigene Signaturanfragen zugreifen, aber Workspace-Formulare und -Kontakte nutzen.