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Mit benutzerdefinierten Eigenschaften kann Ihre Organisation strukturierte Daten wie eine Dokumentenart, einen Abteilungsnamen oder eine Fallreferenz zu Signaturanfragen hinzufügen. Sobald ein:e Administrator:in sie eingerichtet hat, erscheinen diese Felder automatisch während der Signaturanfrage-Vorbereitung und erleichtern so die Kategorisierung, Nachverfolgung und Suche Ihrer Anfragen.
Voraussetzungen
Lizenz: Pro oder Scale
Zum Erstellen und Verwalten benutzerdefinierter Eigenschaften: Admin- oder Eigentümerrolle
Benutzerdefinierte Eigenschaften einrichten
Benutzerdefinierte Eigenschaften werden auf Organisationsebene verwaltet. Jede:r Administrator:in oder Eigentümer:in kann sie in den Organisationseinstellungen erstellen, bearbeiten oder löschen.
Eine benutzerdefinierte Eigenschaft erstellen
Klicken Sie auf Einstellungen > Signatureinstellungen > Benutzerdefinierte Eigenschaften verwalten.
Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Eigenschaft hinzufügen.
Wählen Sie eine Eigenschaftsart aus:
Texteingabe: Ein freies Textfeld, in das Benutzer:innen beliebige Werte eingeben können (z. B. eine Referenznummer oder ein Aktenzeichen).
Einzel- oder Mehrfachauswahl: Eine Liste vordefinierter Optionen, aus denen Benutzer:innen auswählen können (z. B. „Angebot“, „Vertrag“, „Nachtrag“).
Geben Sie einen Namen für die Eigenschaft ein (z. B. „Dokumentenart“, „Fallnummer“).
Fügen Sie für Listen-Eigenschaften die verfügbaren Optionen hinzu. Sie können deren Reihenfolge per Drag & Drop ändern.
Wählen Sie aus, ob die Eigenschaft erforderlich oder optional ist:
Wenn „erforderlich“ ausgewählt wurde, müssen Benutzer:innen dieses Feld ausfüllen, bevor sie die Signaturanfrage versenden können.
Wenn „optional“ ausgewählt wurde, können Benutzer:innen das Feld leer lassen.
Sie können wahlweise einen Standardwert festlegen: Dieser wird bei neuen Signaturanfragen automatisch vorausgefüllt.
Wählen Sie den Geltungsbereich:
Gesamte Organisation: Die Eigenschaft erscheint bei Signaturanfragen in jedem Workspace.
Bestimmte Workspaces: Diese Eigenschaft wird nur in den Workspaces angezeigt, die Sie auswählen.
Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Die Eigenschaftsart (Texteingabe oder Dropdown) kann nach der Erstellung der Eigenschaft nicht mehr geändert werden.
Eine benutzerdefinierte Eigenschaft bearbeiten
Sie können den Namen einer Eigenschaft, ihre Optionen, die Erforderlich-Einstellung, die Workspace-Verfügbarkeit und den Standardwert jederzeit aktualisieren.
Klicken Sie dafür auf Einstellungen > Signatureinstellungen > Benutzerdefinierte Eigenschaften verwalten.
Klicken Sie auf das Stiftsymbol der Eigenschaft, die Sie bearbeiten möchten.
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.
Die Änderungen gelten für alle zukünftigen Signaturanfragen. Wenn Sie bei Dropdown-Eigenschaften eine Option umbenennen oder entfernen, werden bestehende Signaturanfragen, die diese Option verwendet haben, entsprechend aktualisiert.
Eine benutzerdefinierte Eigenschaft löschen
Klicken Sie auf Einstellungen > Signatureinstellungen > Benutzerdefinierte Eigenschaften verwalten.
Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol der Eigenschaft, die Sie löschen möchten.
Bestätigen Sie anschließend die Löschung.
Hinweis: Wenn Sie eine Eigenschaft löschen, wird sie dauerhaft aus allen Signaturanfragen entfernt, einschließlich aus bereits bestehenden. Bereits erfasste Werte in gesendeten Anfragen gehen verloren.
Benutzerdefinierte Eigenschaften in einer Signaturanfrage ausfüllen
Wenn für Ihre Organisation benutzerdefinierte Eigenschaften konfiguriert sind, erscheinen diese im Einstellungen-Schritt bei der Vorbereitung der Signaturanfrage.
Gehen Sie bei der Vorbereitung einer Signaturanfrage zum Einstellungen-Schritt.
Im Abschnitt Benutzerdefinierte Eigenschaften werden alle verwendbaren Felder aufgelistet.
Füllen Sie jede Eigenschaft aus:
Texteingabefelder: Geben Sie direkt Ihren Wert ein.
Dropdown-Felder: Wählen Sie eine Option aus der Liste aus.
Erforderliche Felder sind mit einem Hinweis gekennzeichnet: Sie müssen diese Felder ausfüllen, bevor Sie die Anfrage versenden können.
Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort und versenden Sie Ihre Anfrage wie gewohnt.
Hinweis: Bei Dropdown-Feldern können Sie nur aus den vordefinierten Optionen auswählen. Wenn Sie eine neue Option benötigen, müssen Sie Ihre:n Administrator:in darum bitten, die Eigenschaft zu aktualisieren.
Vorlagen und Formulare
Wenn Ihre Organisation Vorlagen oder Formulare verwendet, kann ein:e Administrator:in Werte für die benutzerdefinierten Eigenschaften direkt in der Vorlage oder im Formular vorausfüllen. Wenn Sie eine Signaturanfrage aus einer Vorlage oder einem Formular erstellen, werden diese Werte automatisch übernommen. Sie können sie vor dem Senden trotzdem noch bearbeiten.
Massenversand
Beim Massenversand werden benutzerdefinierte Eigenschaften auf der Ebene des Massenversands im Vorbereitungsschritt ausgefüllt. Dieselben Werte werden auf alle Signaturanfragen angewendet, die aus diesem Massenversand erstellt werden.
Benutzerdefinierte Eigenschaften ansehen und nutzen
Auf der Detailseite der Signaturanfrage
Die Werte der benutzerdefinierten Eigenschaften sind auf der Detailseite jeder Signaturanfrage sichtbar.
Filtern Sie Ihre Signaturanfragen
Sie können die Liste der Signaturanfragen nach den Werten der benutzerdefinierten Eigenschaften filtern, um schnell zu finden, was Sie brauchen.
Klicken Sie auf Anfragen und öffnen Sie das Filter-Menü.
Wählen Sie eine benutzerdefinierte Eigenschaft als Filterkriterium aus:
Dropdown-Eigenschaften: Wählen Sie einen oder mehrere Werte zur Übereinstimmung aus.
Texteingabe-Eigenschaften: Geben Sie einen Suchbegriff ein.
Kombinieren Sie diese Filter bei Bedarf mit anderen Filtern (Status, Datum, Absender:in).
Export mit benutzerdefinierten Eigenschaften
Wenn Sie Ihre Signaturanfragen exportieren, wird jede benutzerdefinierte Eigenschaft als eigene Spalte in der Exportdatei angezeigt. Leere Werte werden als leere Zellen exportiert.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen benutzerdefinierten Eigenschaften und Labels?
Labels sind flexible, frei definierbare Tags, die jede Person spontan erstellen kann, um ihre eigenen Anfragen zu organisieren. Benutzerdefinierte Eigenschaften sind strukturierte Felder, die von einem/einer Admin festgelegt werden, und haben einen festen Namen, eine bestimmte Art (Texteingabe oder Dropdown) und sind optional Pflichtfelder. Verwenden Sie Labels für eine informelle, persönliche Organisation und benutzerdefinierte Eigenschaften, wenn Ihr Team beständige, geteilte Daten über alle Anfragen hinweg benötigt.
Wer kann benutzerdefinierte Eigenschaften erstellen und verwalten?
Nur Admins und Eigentümer:innen können benutzerdefinierte Eigenschaften in den Organisationseinstellungen erstellen, bearbeiten oder löschen.
Kann ich denselben Eigenschaftsnamen zweimal verwenden?
Ja, Eigenschaftsnamen müssen nicht eindeutig sein. Es wird jedoch empfohlen, unterschiedliche und aussagekräftige Namen zu verwenden, um Verwechslungen zu vermeiden.
Was passiert, wenn ich mich in einem Workspace befinde, der keinen Zugriff auf eine Eigenschaft hat?
Eigenschaften, die auf bestimmte Workspaces beschränkt sind, werden nur in diesen Workspaces angezeigt. Wenn eine Eigenschaft nicht relevant ist, wird sie nicht angezeigt.
Kann ich eine Signaturanfrage senden, wenn eine erforderliche Eigenschaft leer ist?
Nein. Wenn eine erforderliche benutzerdefinierte Eigenschaft fehlt, kann die Anfrage nicht aus der Webb-App versendet werden. Eine Fehlermeldung zeigt an, welche Felder ausgefüllt werden müssen.
Was passiert mit meinen benutzerdefinierten Eigenschaften, wenn meine Lizenz unter Pro herabgestuft wird?
Sie können keine benutzerdefinierten Eigenschaften mehr erstellen, bearbeiten oder löschen. Der Abschnitt für benutzerdefinierte Eigenschaften wird während der Vorbereitung der Signaturanfrage ausgeblendet. Bereits erfasste Werte aus früheren Signaturanfragen bleiben jedoch auf der Detailseite, in den Filtern und in den Exporten sichtbar.