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Die Dokumentensichtbarkeit ermöglicht Ihnen zu steuern, welche Empfänger:innen welche Dokumente in einer Signaturanfrage sehen können.
Wenn Sie ein Dokument vor einem/einer Empfänger:in verbergen, wird es für diese Person vollständig unsichtbar. Es wird für sie an keiner Stelle in ihrem Nutzungserlebnis aufgeführt oder erwähnt.
Dies ist besonders nützlich, wenn Ihre Signaturanfrage Dokumente enthält, die nicht mit allen Empfänger:innen geteilt werden sollen (zum Beispiel vertrauliche Anhänge oder individuelle Vereinbarungen).
Hinweis: Die Dokumentensichtbarkeit ist nur in den Pro- und Scale-Lizenzen verfügbar. Ein:e Admin muss sie in den Einstellungen Ihrer Organisation aktivieren, bevor Absender:innen sie verwenden können.
Dokumentensichtbarkeit aktivieren (Administrator:in)
Bevor Absender:innen die Dokumentensichtbarkeit verwenden können, muss ein:e Administrator:in sie für die Organisation aktivieren.
Klicken Sie auf Einstellungen > Signatureinstellungen.
Scrollen Sie zum Abschnitt Funktionen für Absender:innen.
Aktivieren Sie unter Dokumentensichtbarkeit die Option Absender:innen erlauben, die Dokumentensichtbarkeit pro Empfänger:in festzulegen.
Klicken Sie auf „Signatureinstellungen speichern“.
Sobald diese Option aktiviert ist, steht sie während der Vorbereitung der Signaturanfrage automatisch zur Verfügung.
Dokumentensichtbarkeit in einer Signaturanfrage konfigurieren
Sie konfigurieren die Dokumentensichtbarkeit während der Vorbereitung der Signaturanfrage.
Standardmäßig können alle Empfänger:innen alle Dokumente sehen. Sie müssen die Sichtbarkeit nur anpassen, wenn Sie den Zugriff einschränken möchten.
Sichtbarkeitsfenster öffnen
Suchen Sie in der Vorbereitung-Ansicht oberhalb der Dokument-Vorschau den Button Sichtbar für.
Klicken Sie auf „Sichtbar für“, um das Menü Dokumentensichtbarkeit verwalten zu öffnen.
Sichtbarkeit anpassen
Das Fenster zeigt eine Tabelle (Matrix) an:
Zeilen = Empfänger:innen
Spalten = Dokumente
Jede Zelle enthält eine Kann ansehen-Checkbox
Standardmäßig sind alle Checkboxen angekreuzt.
Um ein Dokument vor einem/einer Empfänger:in zu verbergen, entfernen Sie das Häkchen in der entsprechenden Kann ansehen-Checkbox.
Um den Zugriff wiederherzustellen, setzen Sie es erneut.
Wenn ein:e Unterzeichner:in ein Feld auf einem Dokument hat (Unterschrift, Texteingabe, Checkbox usw.), können Sie dieses Dokument nicht vor ihm/ihr verbergen. Die Checkbox ist deaktiviert.
Um das Dokument auszublenden, entfernen Sie zuerst alle Felder, die diesem Unterzeichner/dieser Unterzeichnerin in diesem Dokument zugewiesen sind.
Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Änderungen zu übernehmen, oder auf „Abbrechen“, um sie zu verwerfen.
Regeln, die Sie beachten sollten
Damit Sie die Signaturanfrage versenden können:
Jede:r Unterzeichner:in muss Zugriff auf mindestens ein unterschreibbares Dokument haben
Jedes unterschreibbare Dokument muss mindestens einem/einer Unterzeichner:in zugewiesen werden
Wenn eine dieser Regeln nicht erfüllt ist, können Sie die Anfrage nicht senden. Eine Fehlermeldung zeigt an, was behoben werden muss.
Nach dem Versand
Auf der Detailseite der Anfrage können Sie die Sichtbarkeitskonfiguration für jede:n Empfänger:in sehen.
Für jede:n Empfänger:in können Sie prüfen, auf welche Dokumente diese Person zugreifen kann
Für Unterzeichner:innen können Sie außerdem sehen, welche Dokumente sie unterzeichnen sollen
Absender:innen und Workspace-Nutzer:innen mit Zugriff auf die Anfrage können stets unabhängig von den Sichtbarkeitseinstellungen alle Dokumente sehen.
Ablauf für Empfänger:innen
Unterzeichner:innen
Unterzeichner:innen sehen nur die Dokumente, die ihnen zugewiesen sind.
Dokumente, die ihnen nicht zugewiesen sind:
werden nicht aufgeführt
können nicht aufgerufen werden
werden nirgends erwähnt
Ein:e Unterzeichner:in unterzeichnet nur die Dokumente, die er/sie sehen kann.
Wenn ein Dokument für die Person ausgeblendet ist, unterzeichnet sie es nicht.
Jede:r Unterzeichner:in hat ein eigenes Nachweisprotokoll. Es umfasst nur die Dokumente, die er/sie angesehen und unterzeichnet hat.
Genehmiger:innen
Genehmiger:innen sehen ebenfalls nur die ihnen zugewiesenen Dokumente.
Ihre Genehmigung oder Ablehnung bezieht sich jedoch immer auf die gesamte Signaturanfrage, nicht nur auf die Dokumente, die sie sehen können.