📖 Sommaire
Avec Yousign, envoyez vos documents pour signature en moins de 3 minutes. Ce guide vous permettra de découvrir pas-à-pas comment :
Importer vos documents
Préparer l'invitation à signer
Paramétrer l'invitation à signer
Étape 1 : Créer une nouvelle invitation
Pour faire signer vos documents :
Accédez à la page de Signatures,
Cliquez sur le bouton "Nouvelle invitation" en haut à droite,
Importez les documents que vous souhaitez faire signer au format PDF ou DOCX
Vous pouvez glisser-déposer vos documents
ou, vous pouvez cliquer sur le bouton "+" pour les sélectionner
Lorsque vous importez un document au format DOCX, l'affichage de votre document peut être légèrement altéré, dans ce cas, nous vous recommandons de le convertir en PDF avant de l'importer sur Yousign.
Vous pouvez ajouter jusqu'à 50 documents par invitation, avec une taille maximum de 50Mo pour chaque document.
Étape 2 : Préparer l'invitation à signer
Une fois les documents importés, la préparation d'une invitation à signer commence et comprend 3 grandes étapes :
Ajouter un ou plusieurs signataires
Ajouter des champs (comme la signature) pour chaque signataire
Si besoin, ajouter des approbateurs
Ajouter et ordonner des signataires
Commencez par ajouter un ou plusieurs destinataires à votre invitation à signer.
Les destinataires peuvent être des signataires et/ou des approbateurs.
Ajouter des signataires
Cliquez sur « Ajouter un signataire » dans la barre latérale de droite ou sur le « + ».
Renseignez les informations du signataire ou sélectionnez-le si vous l’avez préalablement enregistré dans vos contacts.
Vous pouvez ajouter jusqu’à 100 signataires par invitation à signer. Tous les signataires signeront le même document. S’ils doivent signer individuellement, créez des invitations à signer séparées.
Ordonner les destinataires
À partir de deux destinataires (signataires et/ou approbateurs), vous pouvez définir l’ordre dans lequel ils sont invités à intervenir sur votre invitation à signer.
Lors de la définition d’un ordre, tous les destinataires sont pris en compte, à la fois les approbateurs et les signataires.
Ordre simple (un après l’autre)
Si vous souhaitez que les destinataires interviennent un par un :
Dans la section Signataires, activez l’option « Définir un ordre de signature » pour ordonner les signataires.
Dans la section Approbateurs, activez l’option « Définir un ordre d’approbation » pour ordonner les approbateurs.
Faites glisser les destinataires pour les placer dans l’ordre souhaité.
Les destinataires sont invités selon l’ordre que vous définissez :
Si vous ne définissez que l’ordre de signature, seuls les signataires sont invités un par un.
Si vous activez l’ordre d’approbation, les approbateurs sont invités en premier, dans l’ordre défini.
Une fois que tous les approbateurs ont complété leurs actions, les signataires sont invités dans l’ordre que vous avez défini.
Par défaut, si aucun ordre n’est défini, tous les destinataires sont invités en même temps.
Ordre personnalisé des destinataires (étapes avec plusieurs destinataires)
Si plusieurs destinataires doivent être invités en même temps tout en respectant un ordre global, activez l’option « Ordre personnalisé des destinataires ».
Cela permet d’organiser les destinataires en étapes.
Chaque destinataire se voit attribuer un numéro :
Les destinataires ayant le même numéro sont invités en même temps
Le numéro suivant correspond à l’étape suivante
L’invitation à signer passe à l’étape suivante uniquement lorsque tous les destinataires de l’étape en cours ont terminé leur action
Exemple :
Étape 1 : Approbateur A et Approbateur B invités en parallèle
Étape 2 : Signataire C invité après que les approbateurs ont terminé leurs actions
Pour les invitations en Signature Électronique Qualifiée :
Les signataires doivent être invités un après l’autre
Il n’est pas possible de placer plusieurs signataires dans la même étape
Pour en savoir plus sur la gestion des signataires, consultez notre article dédié.
Ajouter des champs
Faites ensuite glisser les champs dont vous avez besoin directement sur votre document. Il existe deux types de champs :
Les champs liés à un signataire (qui s'affichent en dessous de nom du signataire sur la barre latérale de droite)
Les champs non liés aux signataires (situés dans la section "Champs" en haut de la barre latérale de droite)
Vous pouvez déplacer les champs sur votre document et les redimensionner.
Pour passer à la dernière étape de paramétrage, il faudra avoir glissé au moins un champ de signature sur le document, et au moins avec un champ lié par signataire : le bouton en haut à droite "Suivant" reste grisé pour vous informer que ces conditions ne sont pas remplies.
Ajouter des approbateurs (optionnel)
Vous pouvez faire valider les documents avant leur envoi pour signature en ajoutant des approbateurs.
Les approbateurs vérifient le contenu des documents et peuvent approuver ou rejeter l’invitation avant que les signataires ne soient invités.
Pour ajouter des approbateurs :
Cliquez sur « Ajouter un approbateur » dans la barre latérale de droite ou sur le « + »
Renseignez les informations de l’approbateur ou sélectionnez-le depuis vos contacts enregistrés
Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 approbateurs et également définir un ordre d'approbation.
Si vous souhaitez définir à quel moment les approbateurs interviennent, configurez l’ordre des destinataires dans la section ci-dessus.
Pour en savoir plus sur la gestion des approbateurs, consultez notre article dédié.
Collecter des documents auprès de vos signataires (optionnel)
Les documents à collecter vous permettent de demander aux signataires d’importer des documents avant de passer à l’étape de signature. Cela vous permet de collecter facilement des pièces justificatives à joindre au contrat comme un permis de conduire, une attestation d’assurance.
Attention : vous devez ajouter au moins un signataire avant de pouvoir demander l'import d'un document.
Vous pouvez demander aux signataires d'importer des documents lors de la création d'une invitation à signer :
Après avoir déposé un document sur la page de création d'une invitation à signer,
Cliquez sur "Collecter un document" dans la section "Documents à collecter" dans la partie gauche de la page,
Saisissez le type de document que vous souhaitez collecter, par exemple : Carte d'identité ou justificatif de domicile.
Définissez le ou les signataire(s) qui doivent importer le document en cochant la case située à côté de leurs noms. Vous devez sélectionner au moins un signataire par document.
Par défaut, le téléchargement du fichier est obligatoire. Vous pouvez le rendre facultatif en décochant le bouton "Obligatoire", qui devient gris.
Cliquez sur "Enregistrer".
Vous pouvez modifier le document à collecter en cliquant sur l'icône "Crayon" à droite du nom du document.
Vous pouvez demander jusqu'à 10 documents par invitation à signer.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la collection de document, consultez notre article dédié : Collecter des documents auprès de vos signataires
Étape 3 : Paramétrer l'invitation à signer
Il s'agit de la dernière étape de la création : il ne vous reste plus qu'à configurer quelques paramètres avant d'envoyer votre invitation à signer.
Personnaliser les détails de l'invitation
Plusieurs paramètres vous permettent de personnaliser votre invitation à signer. Vous pouvez :
Renommer l'invitation : pour donner du sens à votre demande auprès de vos signataires. Le nom de l'invitation figurera également sur l'email envoyé pour les inviter à signer.
Ajouter des labels : pour retrouver et trier plus facilement vos invitations depuis le tableau de bord.
Ajouter un message personnalisé : à l'intention des participants, il sera inséré dans l'e-mail d'invitation à signer. Tous les signataires et approbateurs recevront le même message.
Choisir l'expéditeur : en votre nom propre, au nom d'un espace de travail ou au nom de votre organisation. L'expéditeur sélectionné apparaîtra dans l'e-mail d'invitation ainsi que tout au long du parcours de signature.
Ajouter des destinataires en copie (ex-suiveurs) : pour permettre à des personnes externes de suivre l'invitation à signer et d'accéder aux documents.
Personnaliser les paramètres
Ajuster la date d'expiration : Par défaut, la date d'expiration est de 6 mois après la création de l'invitation, vous pouvez la raccourcir ou la prolonger jusqu'à un an.
Pour en savoir plus sur la date d'expiration, consultez notre article dédié.
Affiner les rappels automatiques : Vous pouvez également choisir d'envoyer des rappels automatiques afin d'éviter de relancer vous-même les signataires. Choisissez la fréquence ainsi que le nombre de fois où vous souhaitez que les relances soient envoyées. Vous aurez également la possibilité d'envoyer des rappels manuellement, une fois l'invitation envoyée.
Pour en savoir plus sur les rappels automatiques et manuels, consultez notre article dédié.
Choisir une expérience personnalisée : pour personnaliser les e-mails et l'expérience de signature à votre marque.
Activer / désactiver l'option "Refus de signature" : pour permettre à vos signataires de refuser de signer le document en cas d'erreur.
Définir le niveau de sécurité
Choisissez le niveau de sécurité entre les trois niveaux de signatures :
La Signature Électronique Simple
La Signature Électronique Avancée (disponible en module complémentaire)
La Signature Électronique Qualifiée (disponible en module complémentaire)
Ajuster l'authentification des signataires (uniquement si vous utilisez la Signature Électronique Simple)
Sans code de sécurité
Avec l'envoi d'un code de sécurité par e-mail
Avec l'envoi d'un code de sécurité par SMS
Pour en savoir plus sur les méthodes d'authentification, consultez notre article dédié.
Vous pouvez différencier le niveau de signature et/ou la méthode d'authentification par signataire lors de l'envoi de votre invitation à signer.
Cliquez sur "Définir un niveau différent pour chaque signataire",
Sélectionnez le niveau de signature et le mode d'authentification souhaité depuis le menu déroulant pour chaque signataire.
Envoyer l'invitation à signer
Une fois votre invitation à signer prête à être envoyée, vous avez deux options :
L’envoyer immédiatement
Programmer son envoi à une date et une heure ultérieure : une invitation à signer peut être programmée pour être envoyée entre 30 minutes et 30 jours plus tard.
Astuce : Gagnez du temps et créez directement une invitation à signer des documents depuis le lien Yousign.new !
Tapez simplement "Yousign.new" dans votre navigateur, vous êtes alors automatiquement redirigé(e) à l'étape de création d'une invitation depuis votre application Yousign.