📖 Sommaire
Modifier les informations d'un approbateur
Modifier les informations d'un signataire
Ajouter et modifier des destinataires en copie
Modifier la date d'expiration
Une fois l'invitation à signer envoyée, les différents destinataires (approbateurs, signataires et destinataires en copie) seront invités à valider, signer et/ou suivre l'invitation à signer en fonction des paramètres de l'invitation. Vous pouvez effectuer différents types de modifications :
Vous pouvez modifier les informations d'un approbateur
Vous pouvez modifier les informations d'un signataire
Vous pouvez ajouter ou modifier des destinataires en copie (ex-suiveurs)
Vous pouvez modifier la date d'expiration
Vous pouvez mettre en pause l’invitation à signer afin d’effectuer des modifications plus importantes, comme remplacer des documents, modifier des champs ou mettre à jour les destinataires.
Modifier les informations d'un approbateur
Tant que l'approbateur n'a pas approuvé l'invitation à signer, vous pouvez modifier ses informations, pour cela :
Accédez à la page Signatures,
Cherchez l'invitation à signer que vous souhaitez modifier,
Cliquez sur le nom de l'invitation à signer dans le statut "A approuver" que vous souhaitez modifier,
Vous accédez ainsi à la page de détails de l'invitation à signer,
Cliquez sur les "..." à droite de l'approbateur que vous souhaitez modifier,
Cliquez sur "Modifier",
Ajustez les informations de l'approbateur :
Son nom
Son prénom
Son e-mail (un nouvel e-mail lui sera envoyé)
Sa langue
Validez en cliquant sur "Mettre à jour le destinataire"
Vous ne pouvez pas modifier les informations d'un approbateur s'il a déjà approuvé l'invitation à signer.
Modifier les informations d'un signataire
Tant que le signataire n'a pas signé l'invitation à signer, vous pouvez modifier ses informations, pour cela :
Accédez à la page Signatures,
Cherchez l'invitation à signer que vous souhaitez modifier,
Cliquez sur le nom de l'invitation à signer dans le statut "A approuver" ou "En cours" que vous souhaitez modifier,
Vous accédez ainsi à la page de détails de l'invitation à signer,
Cliquez sur les "..." à droite du signataire que vous souhaitez modifier,
Cliquez sur "Modifier",
Ajustez les informations du signataire :
Son nom
Son prénom
Son e-mail (un nouvel e-mail lui sera envoyé)
Son numéro de téléphone
Sa langue
La méthode d'authentification (uniquement si vous utilisez la Signature Électronique Simple)
Validez en cliquant sur "Mettre à jour le destinataire"
Vous ne pouvez pas changer les informations d'un signataire s'il a déjà signé l'invitation.
Ajouter et modifier des destinataires en copie
Il est possible d'ajouter des destinataires en copie et de modifier les existants, pour cela :
Accédez à la page Signatures,
Cherchez l'invitation à signer que vous souhaitez modifier,
Cliquez sur le nom de l'invitation à signer que vous souhaitez modifier,
Vous accédez ainsi à la page de détails de l'invitation à signer,
Cliquez en haut sur "Partager"
Ajoutez des destinataires en copie si besoin,
Supprimer des destinataires en copie si besoin.
Modifier la date d'expiration
Une fois que vous avez envoyé votre invitation à signer, vous pouvez modifier sa date d'expiration à tout moment :
Accédez à la page Signatures,
Cherchez l'invitation à signer que vous souhaitez modifier,
Cliquez sur le nom de l'invitation à signer,
Vous accédez ainsi à la page de détails de l'invitation à signer. En haut à gauche la date d'expiration s'affiche à coté de l'icône ⌛️,
Cliquez en haut à droite sur les "..." à coté du bouton vert et sélectionnez "Modifier la date d'expiration",
Sélectionnez la nouvelle date d'expiration sur le calendrier (vous pouvez la raccourcir ou la prolonger jusqu’à un an)
Validez votre choix en cliquant sur "Mettre à jour la date d'expiration".
Mettre en pause pour effectuer des modifications plus importantes
Si vous devez effectuer des modifications allant au-delà des informations des destinataires ou de la date d’expiration (par exemple remplacer un document, ajuster des champs ou ajouter/supprimer des destinataires), vous pouvez mettre l’invitation à signer en pause afin de la modifier sans l’annuler.
Pendant la pause, les destinataires ne peuvent pas accéder à leur lien de signature. Ils ne reçoivent aucune notification pendant cette période.
Remarque : la mise en pause est disponible uniquement si aucun destinataire n’a encore ouvert son lien de signature. Si un destinataire a déjà ouvert son lien, cette option n’est plus disponible.
Mettre l’invitation à signer en pause
Ouvrez l’invitation à signer depuis votre page Signatures.
Cliquez sur ... (Plus d’actions) en haut à droite de la page.
Sélectionnez Modifier la demande.
Une fenêtre de confirmation s’affiche : cliquez sur Continuer pour confirmer la mise en pause.
The signature request status changes to Paused. Automatic reminders are suspended.
Modifier l’invitation à signer
Pendant la pause, la plupart des options de modification disponibles en mode brouillon restent accessibles : vous pouvez remplacer des documents, ajuster des champs, modifier les destinataires, réorganiser les signataires, etc.
Important : vous ne pouvez pas modifier la fréquence des rappels. Le calendrier des rappels est automatiquement déterminé à partir de la date de création initiale de l’invitation à signer et reste inchangé après modification.
Reprendre l’invitation à signer
Une fois les modifications terminées, cliquez sur Reprendre pour réactiver l’invitation à signer. Elle retrouve son statut précédent (En cours ou En attente d’approbation).
Les destinataires ajoutés à l’étape active actuelle recevront une notification. Les destinataires supprimés n’auront plus accès à leur lien de signature.
Annuler l'invitation
Si vous souhaitez modifier :
un des documents de votre invitation à signer
la méthode d'authentification d'un signataire ayant déjà signé
le niveau de signature
Ajouter ou supprimer un signataire
Ajouter ou supprimer un approbateur
Vous devez annuler l'invitation en cours, puis la dupliquer et effectuer les modifications.
Si vous annulez une invitation à signer, les approbateurs et les signataires ne pourront plus y accéder.