📖 Sommaire
Les workspaces vous permettent d’organiser vos invitations à signer, vos Formulaires et vos contacts selon la structure de votre entreprise, tout en garantissant la confidentialité des données entre vos utilisateurs.
Découvrir les workspaces
Les workspaces vous permettent de :
Séparer les équipes, départements ou filiales.
Contrôler l’accès aux documents, formulaires et contacts.
Maintenir la confidentialité entre les utilisateurs.
Le nombre de workspaces disponibles dépend de votre abonnement :
Plan Plus : jusqu’à 5 workspaces
Plan Pro : jusqu’à 10 workspaces
Plan Scale : limite personnalisée
Créer un workspace
Pour créer un workspace, vous devez disposer du rôle Owner et d’un abonnement Plus, Pro ou Scale.
Cliquez sur vos initiales en bas à gauche de l’écran.
Accédez à la page Workspaces.
Un workspace est déjà créé automatiquement. Tous les utilisateurs, documents, formulaires et contacts existants y sont associés.
Cliquez sur Créer un workspace en haut à droite.
Saisissez un nom pour votre workspace (par exemple : Ressources Humaines, Département Commercial).
Facultatif : ajoutez un nom public pour l’affichage externe lors de l’envoi d’invitations à signer.
Note : seuls les utilisateurs disposant du rôle Owner peuvent créer ou supprimer des workspaces. Lorsqu’un nouveau workspace est créé, l’Owner y est automatiquement ajouté et conserve toujours l’accès à l’ensemble des workspaces.
Gérer un workspace
Ajouter des utilisateurs à un workspace
Les Owners et Administrators peuvent inviter d’autres utilisateurs de l’organisation :
Accédez à la page Workspaces.
Sélectionnez le workspace concerné.
Cliquez sur Ajouter des utilisateurs en haut à droite.
Recherchez l’utilisateur et cliquez sur Ajouter.
Si l’utilisateur ne fait pas encore partie de votre organisation, invitez-le d’abord.
Les Administrators peuvent accéder à toutes les invitations à signer et aux formulaires des workspaces auxquels ils appartiennent.
Les Members peuvent uniquement consulter et gérer leurs propres invitations à signer, mais peuvent utiliser les formulaires et contacts du workspace.
Supprimer des utilisateurs d’un workspace
Accédez à la page Workspaces.
Sélectionnez le workspace concerné.
Cliquez sur … à côté de l’utilisateur et sélectionnez Supprimer l’utilisateur du workspace.
L’utilisateur perdra l’accès à toutes les invitations à signer associées à ce workspace.
Exceptions:
Un utilisateur appartenant à un seul workspace ne peut pas être supprimé ; son accès doit être suspendu à la place.
Les utilisateurs disposant du rôle Owner ne peuvent pas être supprimés.
Renommer un workspace
Accédez à la page Workspaces.
Cliquez sur … à côté du workspace.
Sélectionnez Renommer le workspace.
Saisissez le nouveau nom et confirmez.
Supprimer un workspace
Seuls les utilisateurs disposant du rôle Owner peuvent supprimer un workspace.
Accédez à la page Workspaces.
Cliquez sur … à côté du workspace et sélectionnez Supprimer le workspace.
Sélectionnez un autre workspace pour transférer tout le contenu (invitations à signer, formulaires, contacts, utilisateurs).
Important:
Au moins un workspace doit toujours exister dans votre compte.
Un workspace ne peut pas être supprimé si des clés API actives avec étendue workspace lui sont associées.
Si la suppression est bloquée parce que des clés API avec étendue workspace sont associées au workspace :
Cliquez sur Gérer les clés API dans la fenêtre modale.
Vous serez redirigé vers la page Clés API, filtrée sur toutes les clés API avec étendue workspace associées à ce workspace.
Révoquez toutes ces clés API.
Revenez sur la page Workspaces et supprimez le workspace.
Notes sur les rôles et permissions
Owner : accès complet à tous les workspaces ; peut créer, renommer, supprimer des workspaces et gérer les utilisateurs.
Administrator : peut gérer les utilisateurs et les ressources dans les workspaces auxquels il appartient.
Member : peut uniquement accéder à ses propres invitations à signer, mais peut utiliser les formulaires et contacts du workspace.
Besoin d’aide ?
Pour toute question ou pour obtenir de l’aide sur la gestion des workspaces, contactez votre account representative.