📖 Sommaire
Les espaces de travail vous permettent d’organiser vos invitations à signer, vos Formulaires et vos contacts selon la structure de votre entreprise, tout en garantissant la confidentialité des données entre vos utilisateurs.
Découvrir les espaces de travail
Les espaces de travail vous permettent de :
Séparer les équipes, départements ou filiales.
Contrôler l’accès aux documents, formulaires et contacts.
Maintenir la confidentialité entre les utilisateurs.
Le nombre de d'espaces de travail disponibles dépend de votre abonnement :
Plan Plus : jusqu’à 5 espaces de travail
Plan Pro : jusqu’à 10 espaces de travail
Plan Scale : limite personnalisée
Créer un espace de travail
Pour créer un espace de travail, vous devez disposer du rôle Owner et d’un abonnement Plus, Pro ou Scale.
Cliquez sur vos initiales en bas à gauche de l’écran.
Accédez à la page Espaces de travail.
Un espace de travail est déjà créé automatiquement. Tous les utilisateurs, documents, formulaires et contacts existants y sont associés.
Cliquez sur Créer un espace de travail en haut à droite.
Saisissez un nom pour votre espace de travail (par exemple : Ressources Humaines, Département Commercial).
Facultatif : ajoutez un nom public pour l’affichage externe lors de l’envoi d’invitations à signer.
Note : seuls les utilisateurs disposant du rôle Owner peuvent créer ou supprimer des espaces de travail. Lorsqu’un nouvel espace de travail est créé, l’Owner y est automatiquement ajouté et conserve toujours l’accès à l’ensemble des espaces de travail.
Ouvrir un espace de travail et accéder à ses paramètres
Pour ouvrir un espace de travail et accéder à ses paramètres :
Accédez à la page Espaces de travail.
Cliquez sur le nom de l'espace de travail que vous souhaitez gérer.
Vous arrivez sur la page des paramètres de l'espace de travail, organisée en trois onglets :
Utilisateurs : gérez les membres de l'espace de travail et leur niveau d'accès.
Paramètres généraux : modifiez le nom de l'espace de travail et le nom public affiché aux destinataires.
Paramètres de signature : définissez la date d'expiration et le niveau de sécurité par défaut des invitations à signer envoyées depuis cet espace de travail.
Astuce : vous pouvez également cliquer sur le menu ⋯ à côté d'un espace de travail et sélectionner Renommer l'espace de travail pour ouvrir la même page, ou Copier l'ID de l'espace de travail si vous avez besoin de l'identifiant pour un appel API.
Gérer les utilisateurs d'un espace de travail
Ajouter des utilisateurs à un espace de travail
Les Owners et Administrateurs peuvent inviter d'autres utilisateurs de l'organisation :
Accédez à la page Espaces de travail.
Sélectionnez l'espace de travail concerné.
Cliquez sur Ajouter des utilisateurs en haut à droite.
Recherchez l'utilisateur et cliquez sur Inviter à l'espace de travail.
Si l'utilisateur ne fait pas encore partie de votre organisation, invitez-le d'abord.
Les Administrators peuvent accéder à toutes les invitations à signer et aux formulaires des espaces de travail auxquels ils appartiennent.
Les Members peuvent uniquement consulter et gérer leurs propres invitations à signer, mais peuvent utiliser les formulaires et contacts de l'espace de travail.
Supprimer des utilisateurs d'un espace de travail
Accédez à la page Espaces de travail.
Sélectionnez l'espace de travail concerné.
Cliquez sur … à côté de l'utilisateur et sélectionnez Supprimer l'utilisateur de l'espace de travail.
L'utilisateur perdra l'accès à toutes les invitations à signer associées à cet espace de travail.
Exceptions :
Un utilisateur appartenant à un seul espace de travail ne peut pas être supprimé ; son accès doit être suspendu à la place.
Les utilisateurs disposant du rôle Owner ne peuvent pas être supprimés.
Modifier le nom de l'espace de travail
Ouvrez l'espace de travail et accédez à l'onglet Paramètres généraux.
Modifiez le champ Nom de l'espace de travail.
Facultatif : cochez Choisir un nom public pour cet espace de travail et renseignez le Nom public de l'espace de travail. Il s'agit du nom affiché aux destinataires lorsque cet espace de travail est l'expéditeur d'une invitation à signer.
Cliquez sur Renommer pour confirmer.
Configurer les paramètres de signature d'un espace de travail
Chaque espace de travail peut utiliser les paramètres de signature par défaut de l'organisation, ou les remplacer par ses propres valeurs. C'est utile, par exemple, lorsque votre équipe RH a besoin de délais de signature plus longs que votre équipe commerciale, ou lorsqu'un département spécifique requiert un niveau de sécurité plus élevé.
Vous pouvez remplacer les paramètres suivants au niveau de l'espace de travail :
Préférence d'expiration de la signature : la période de validité par défaut pendant laquelle les destinataires peuvent signer.
Niveau de sécurité de la signature : le niveau de signature par défaut (Simple, Avancée, Qualifiée) et, pour la signature électronique Simple, le mode d'authentification (sans code de sécurité, code par e-mail, code par SMS).
Qui peut faire quoi :
Les Owners et Administrateurs de l'espace de travail peuvent consulter et modifier les paramètres de signature.
Les Membres peuvent consulter les paramètres mais ne peuvent pas les modifier.
Remplacer un paramètre défini au niveau de l'organisation
Ouvrez l'espace de travail et accédez à l'onglet Paramètres de signature.
Modifiez la valeur du paramètre souhaité (par exemple, définissez l'expiration à 1 mois au lieu des 6 mois par défaut de l'organisation, ou sélectionnez un autre mode d'authentification).
Cliquez sur Enregistrer en bas de la page.
Le paramètre affiche désormais la mention (Personnalisé) à côté de son nom, et un lien Réinitialiser à la valeur par défaut de l'organisation apparaît en dessous.
Important : les modifications ne s'appliquent qu'après avoir cliqué sur Enregistrer. Si vous quittez la page sans enregistrer, vos modifications sont perdues.
Réinitialiser un paramètre à la valeur par défaut de l'organisation
Dans l'onglet Paramètres de signature, cliquez sur Réinitialiser les paramètres par défaut de l'organisation sous le paramètre que vous souhaitez rétablir.
Cliquez sur Enregistrer.
Le paramètre est de nouveau lié à la valeur par défaut de l'organisation et suivra toutes les modifications futures effectuées au niveau de l'organisation.
Impact des modifications au niveau de l'organisation sur un espace de travail
Si un paramètre d'espace de travail utilise la valeur par défaut de l'organisation, il est mis à jour automatiquement à chaque modification de la valeur au niveau de l'organisation.
Si un paramètre d'espace de travail est modifié, il reste inchangé lorsque la valeur par défaut de l'organisation est modifiée. Pour qu'il suive de nouveau la valeur par défaut de l'organisation, cliquez sur Réinitialiser les paramètres par défaut de l'organisation.
Supprimer un espace de travail
Seuls les utilisateurs disposant du rôle Owner peuvent supprimer un espace de travail.
Accédez à la page Espaces de travail.
Cliquez sur … à côté de l'espace de travail et sélectionnez Supprimer l'espace de travail.
Sélectionnez un autre espace de travail pour transférer tout le contenu (invitations à signer, formulaires, contacts, utilisateurs).
Important :
Au moins un espace de travail doit toujours exister dans votre compte.
Un espace de travail ne peut pas être supprimé si des clés API actives avec étendue espace de travail lui sont associées.
Si la suppression est bloquée parce que des clés API avec étendue espace de travail sont associées à l'espace de travail :
Cliquez sur Gérer les clés API dans la fenêtre modale.
Vous serez redirigé vers la page Clés API, filtrée sur toutes les clés API avec étendue espace de travail associées à cet espace de travail.
Révoquez toutes ces clés API.
Revenez sur la page Espaces de travail et supprimez l'espace de travail.
Notes sur les rôles et permissions
Owner : accès complet à tous les espaces de travail ; peut créer, renommer, supprimer des espaces de travail et gérer les utilisateurs.
Administrateurr : peut gérer les utilisateurs et les ressources dans les espaces de travail auxquels il appartient.
Member : peut uniquement accéder à ses propres invitations à signer, mais peut utiliser les formulaires et contacts de l'espace de travail.
Besoin d'aide ?
Pour toute question ou pour obtenir de l'aide sur la gestion des espaces de travail, contactez votre account representative.