📖 Sommaire
Assurez la confidentialité des documents entre vos utilisateurs et/ou reflétez l'organisation de votre entreprise (départements, filiales, agences...) avec les espaces de travail. Dans ce guide, découvrez comment créer des espaces de travail pour votre organisation.
Découvrir les espaces de travail
Organisez vos invitations à signer, vos formulaires et vos contacts, en fonction de votre organisation et assurez la confidentialité des données entre vos utilisateurs.
Les espaces de travail sont disponibles sur les abonnements Plus (5 maximum), Pro (10 maximum) et Scale. Vous pouvez modifier votre abonnement directement depuis votre compte.
Créer un espace de travail
Pour créer un espace de travail sur Yousign, assurez-vous d'être d'avoir un accès Propriétaire et d'avoir un abonnement Plus, Pro ou Scale, puis :
Cliquez sur vos initiales en bas à gauche,
Accédez à la page "Espaces de travail",
Ici un espace de travail a été créé automatiquement : tous vos utilisateurs actuels, vos documents, vos formulaires, vos contacts y sont rattachés,
Cliquez en haut à droite sur "Créer un espace de travail",
Donner un nom à votre espace de travail (cela vous aidera, vous et vos équipes, à mieux organiser vos documents),
Par exemple : Ressources Humaines, Service Commercial etc.
Cochez, si besoin, la case pour ajouter un nom public et renseignez le nom public voulu.
À quoi sert le "nom public" d'un espace de travail ?
Le nom public d'un espace de travail vous permet de différentier :
le nom de votre espace de travail en interne, celui qui s'affichera dans votre application Yousign.
le nom de votre espace de travail lorsque vous l'utilisez en externe, c'est-à-dire quand vous souhaitez envoyer une invitation à signer avec cet espace de travail comme expéditeur.
Par exemple, vous pouvez créer et nommer un espace de travail "RH" et ajouter un nom public "Département des Ressources Humaines de la société Acme" pour que vos futurs signataires comprennent rapidement qui leur a envoyé l'invitation à signer.
Attention : Seuls les utilisateurs disposant d'un accès Propriétaire peuvent créer et supprimer des espaces de travail. Pour en savoir plus sur les différents accès et permissions, accédez à notre article dédié.
Lorsque le Propriétaire créé un nouvel espace de travail, il est automatiquement ajouté à cet espace de travail.
Le Propriétaire de votre organisation a accès à tous les espaces de travail (sans possibilité de l'exclure d'un ou plusieurs espaces de travail).
Gérer un espace de travail
Le Propriétaire de votre organisation peut ajouter et supprimer des utilisateurs dans chaque espace de travail. A contrario, un Administrateur peut ajouter (dans la limite du nombre de licences disponibles sur le compte) ou supprimer des utilisateurs uniquement dans les espaces de travail dont il fait partie. Un membre ne peut faire aucune action sur les espaces de travail.
Ajouter des utilisateurs à un espace de travail
En tant que Propriétaire ou Administrateur de l'espace de travail, vous pouvez inviter d'autres utilisateurs de votre organisation à vous rejoindre, pour cela :
Accéder à la page Espaces de travail,
Cliquez sur l'espace de travail concerné,
Cliquez ensuite en haut à droite sur "Ajouter des utilisateurs",
Sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez ajouter dans la barre de recherches,
Validez en cliquant sur "Ajouter".
Si vous souhaitez ajouter un utilisateur qui ne fait pas encore partie de votre organisation, veuillez d'abord l'inviter ici.
Les Administrateurs pourront alors accéder à toutes les invitations à signer et formulaires de l'espace de travail dans lequel vous les avez ajoutés.
Les Membres pourront uniquement visualiser et gérer leurs propres invitations de signature, mais utiliser les formulaires et contacts de l'espace de travail.
Supprimer des utilisateurs d'un espace de travail
Si vous souhaitez supprimer l'accès d'un utilisateur à un espace de travail, il vous suffit de :
Accéder à la page Espaces de travail,
Cliquez sur l'espace de travail concerné,
Cliquez sur "..." à droite du nom de l'utilisateur que vous souhaitez supprimer,
Sélectionnez "Supprimer l'utilisateur de l'espace de travail",
L'utilisateur n'aura alors plus accès à aucunes invitations à signer créées dans cet espace de travail (même les siennes).
Il est parfois impossible de supprimer un utilisateur d'un espace de travail :
Lorsque l'utilisateur n'appartient qu'à un seul espace de travail, si vous souhaitez toujours le supprimer, il faudra suspendre son accès à votre compte Yousign ici.
Lorsque l'utilisateur a un accès Propriétaire.
Renommer un espace de travail
Vous pouvez facilement renommer un espace de travail. Pour cela :
Accédez à la page Espaces de travail en cliquant sur vos initiales en bas à gauche de l'écran.
Cliquez sur "..." à droite de l'espace de travail que vous souhaitez renommer.
Cliquez sur "Renommer l'espace de travail"
Saisissez le nouveau nom que vous souhaitez donner à votre espace de travail.
Cliquez sur "Renommer".
L'espace de travail sera renommé.
Supprimer un espace de travail
Seuls les utilisateurs disposant d'un accès Propriétaire peuvent supprimer des espaces de travail.
Si vous ne voulez plus utiliser un espace de travail, vous pouvez le supprimer. Pour cela :
Accédez à la page Espaces de travail,
Cliquez sur "..." à droite du nom de l'espace de travail,
Sélectionnez "Supprimer l'espace de travail".
Il vous sera ensuite demandé de sélectionner un autre espace de travail dans lequel vous souhaitez transférer tout le contenu (invitations à signer, contacts, formulaires, utilisateurs, invitations d'utilisateurs).
En fonction du volume, cette opération peut prendre un certain temps.
Il doit toujours y avoir au moins un espace de travail dans votre compte, par conséquent vous ne pourrez pas supprimer votre dernier espace de travail.