📖 Sommaire
Optimisez le temps passé sur la création d’invitations à signer en créant des modèles entièrement paramétrables.
Étape 1 : Préparer un modèle
Avec un accès membre, administrateur ou propriétaire, vous pouvez créer des modèles pour votre organisation. Les étapes de création d'un modèle sont similaires à celle de la création d'une invitation à signer.
Pour créer un modèle :
Accédez à la section Signatures dans la barre latérale gauche.
Cliquez sur Modèles.
Cliquez sur "Créer un modèle" en haut à droite.
Sélectionnez l’espace de travail dans lequel le modèle sera disponible (Tous les espaces de travail ou un espace spécifique).
Importez le(s) document(s) souhaité(s) au format PDF ou DOCX.
Ces documents pourront être modifiés lors de la création d’une invitation à signer à partir de ce modèle.
Vous pouvez également ajouter des pièces jointes si nécessaire.
Ajoutez des signataires en cliquant sur Ajouter un signataire.
Choisissez le type de signataire :
Signataire récurrent : cette personne signera toutes les invitations créées à partir de ce modèle.
Signataire modifiable : ce signataire sera défini lors de la création de l’invitation à signer. Donnez-lui un nom (ex. : Client, Employé).
Faites glisser les champs nécessaires sur vos documents.
Les champs associés aux signataires placeholder seront automatiquement attribués lors de l’utilisation du modèle.
(Optionnel) Ajoutez un champ de texte en lecture seule :
Activez l’option Remplir ce champ plus tard et ajoutez une description.
Vous pourrez le compléter lors de la création d’une invitation à signer.
Répétez ces actions pour ajouter plusieurs signataires (jusqu’à 100).
Ajoutez des approbateurs si nécessaire.
Cliquez sur Suivant pour accéder aux paramètres du modèle.
Étape 2 : Paramétrer un modèle
Les paramètres sont similaires à ceux d’une invitation à signer :
Ajoutez un nom pour identifier le modèle
Ajoutez une description pour indiquer son utilisation
Sélectionnez l’espace de travail si nécessaire (uniquement pour les offres Plus, Pro et Scale)
Ajoutez un message personnalisé pour les destinataires
Ajoutez des destinataires en copie
Activez ou désactivez l’option de refus
Appliquez une expérience personnalisée si besoin
Gérer les dates :
Définissez une date d’expiration
Configurez les rappels automatiques
Définir le niveau de sécurité :
Choisissez le niveau de signature
Sélectionnez les méthodes d’authentification
Cliquez sur Activer le modèle pour le rendre disponible.
Le modèle apparaîtra ensuite dans la liste des modèles et pourra être utilisé par votre organisation ou les membres de l’espace de travail. Suivez ce guide pour utiliser un modèle.
Gérer les modèles
Selon votre abonnement, votre organisation peut avoir une limite de modèles :
Offre One : 1 modèle maximum
Offres Plus et Pro : nombre illimité de modèles
Les modèles en statut Brouillon ou Désactivé sont inclus dans cette limite. Pour en créer un nouveau, vous devrez peut-être en supprimer un existant.
Page de détails du modèle
Vous pouvez accéder aux détails d’un modèle en un clic depuis la liste des modèles.
Cette page permet de :
Consulter les destinataires
Vérifier les paramètres
Voir les éléments appliqués aux futures invitations à signer
Tous les utilisateurs de l’espace de travail peuvent y accéder, même sans droits d’édition.
Modifier un modèle
Accédez à la page de détails du modèle
Cliquez sur … à côté de Nouvelle invitation
Cliquez sur Modifier le modèle
Effectuez vos modifications
Cliquez sur Quitter et mettre à jour
Les membres peuvent modifier uniquement leurs modèles
Les administrateurs et propriétaires peuvent modifier tous les modèles
Dupliquer un modèle
Accédez à la page de détails du modèle
Cliquez sur …
Cliquez sur Dupliquer le modèle
Le modèle dupliqué est nommé Copie de [nom du modèle]
Il est créé en brouillon
Vous devenez le créateur du modèle dupliqué
L’espace de travail est conservé mais peut être modifié
Désactiver un modèle
Accédez à la page de détails du modèle
Cliquez sur …
Cliquez sur Désactiver le modèle
Pour le réactiver, suivez les mêmes étapes et cliquez sur Activer le modèle.
Supprimer un modèle
Accédez à la page de détails du modèle
Cliquez sur …
Cliquez sur Supprimer le modèle
Confirmez la suppression
Attention si vous supprimez un modèle, cette action est irréversible.