📖 Sommaire
Optimisez le temps passé sur la création d’invitations à signer en créant vos propres modèles d’invitation à signer, entièrement paramétrables.
Étape 1 : Préparer un modèle
Avec un accès administrateur ou propriétaire du compte, vous pouvez créer des modèles pour votre organisation. Les étapes de création d'un modèle sont similaires à celle de la création d'une invitation à signer. Pour cela :
Accédez à la page Modèles,
Cliquez en haut à gauche sur "Créer un modèle".
Importez le(s) document(s) que vous souhaitez utiliser ou mettre à disposition de vos équipes pour la création de futures invitations (ils pourront être modifiés lors de la création d'une invitation à signer à partir de ce modèle) au format PDF ou DOCX,
Une fois vos documents téléchargés, vous pouvez en ajouter d'autres ou encore en convertir certains en pièce jointes.
Ajoutez ensuite vos signataires, cliquez sur "Ajoutez un signataire" sur la barre latérale de droite,
Choisissez le type de signataire entre :
Un signataire récurrent : cette personne signera toutes les invitations qui seront créées (et vous êtes en capacité d'ajouter ses coordonnées)
Un signataire modifiable : Une personne différente signera chaque invitation créée (vous pourrez renseigner ses coordonnées une fois que vous souhaitez créer une invitation à signer à partir de ce modèle). Donnez ensuite un nom à ce signataire, par exemple : client, employé etc.
Faites glisser les champs nécessaires sur vos documents : lors de l'utilisation de votre modèle tous les champs associés à votre signataire modifiable seront mis à jour automatiquement,
Recommencez ces actions si vous souhaitez ajouter plusieurs signataires (dans la limite de 100 signataires par modèle),
Ajoutez des approbateurs si besoin,
Cliquez sur "Suivant" pour passer aux paramètres de votre modèle.
Étape 2 : Paramétrer un modèle
Les paramètres d'un modèle sont également similaires aux paramètres d'une invitation à signer :
Nommer votre modèle pour aider votre équipe à l'utiliser,
Ajoutez une description pour aider votre équipe à comprendre quand l'utiliser,
Si nécessaire, liez votre modèle à un espace de travail spécifique. (Uniquement pour les abonnements Plus, Pro et Scale)
Ajoutez un message personnalisé pour les destinataires,
Ajoutez des destinataires en copie (ex-suiveurs),
Activez ou désactiver l'option de refus de signature,
Appliquez une expérience personnalisée,
Gérer les dates :
Configurez une date d'expiration,
Ajustez le nombre de rappels automatiques,
Définissez le niveau de sécurité :
Choisissez le niveau de signature,
Finissez en cliquant en haut sur "Activer le modèle".
Le modèle sera ensuite disponible dans la liste de modèles pour toute votre organisation ou les utilisateurs de l'espace de travail choisi. Suivez ce guide pour utiliser un modèle.
Gérer les modèles
En fonction de votre abonnement Yousign, votre organisation peut avoir un nombre limité de modèles :
Sur le plan One, vous ne pouvez avoir qu'un seul modèle (qu'importe son statut)
Sur le plan Plus, vous pouvez avoir jusqu'à 1000 modèles (tous statuts confondus)
Sur plan Pro, vous pouvez avoir jusqu'à 1000 modèles (tous statuts confondus)
Un modèle au statut "Désactivé" ou "Brouillon" compte comme un modèle dans la limite du nombre de modèles de votre plan. Si vous souhaitez en créer un nouveau, supprimez-en un.
Modifier un modèle
Si vous souhaitez modifier un modèle, il vous suffit de :
Vous rendre sur la page Modèles,
Cliquez sur les "..." à droite du nom du modèle que vous souhaitez modifier,
Cliquez sur "Modifier le modèle",
Effectuez toutes vos modifications,
Cliquez sur "Quitter et mettre à jour".
Les membres peuvent uniquement modifier, désactiver et supprimer les modèles qu'ils ont créés. Les administrateurs et les propriétaires peuvent modifier et supprimer tous les modèles (même s'ils ne les ont pas créés).
Désactiver un modèle
Si vous souhaitez désactiver un modèle, il vous suffit de :
Vous rendre sur la page Modèles,
Cliquez sur les "..." à droite du nom du modèle que vous souhaitez modifier,
Cliquez sur "Désactiver le modèle",
Les membres de votre organisation ne pourront plus l'utiliser,
Pour l'activer à nouveau, suivez la même démarche et cliquez sur "Activer le modèle", il sera à nouveau accessible à tous vos utilisateurs.
Les membres peuvent uniquement modifier, désactiver et supprimer les modèles qu'ils ont créés. Les administrateurs et les propriétaires peuvent modifier et supprimer tous les modèles (même s'ils ne les ont pas créés).
Supprimer un modèle
Si vous souhaitez supprimer un modèle, il vous suffit de :
Vous rendre sur la page Modèles,
Cliquez sur les "..." à droite du nom du modèle que vous souhaitez modifier,
Cliquez sur "Supprimer le modèle",
Validez en cliquant sur "Oui, supprimer"
Attention si vous supprimez un modèle, cette action est irréversible.