📖 Sommaire
Vous souhaitez faire signer vos documents par une ou plusieurs personnes ? Pour cela, ajoutez facilement des signataires à vos invitations à signer, vos modèles et vos formulaires en suivant ce guide.
Découvrir les signataires
Vous avez la possibilité d'ajouter des signataires à vos invitations, afin de les faire signer les documents.
Un signataire a la responsabilité de signer votre invitation à signer. Si besoin, vous pouvez également demander à un signataire de :
Compléter le document ou recopier un texte avec un champ de saisie de texte
Cocher ou non une case à cocher
Choisir une option avec des boutons radio
Ajouter une mention
Tous les documents contenus de vos invitations à signer sont visibles et signés électroniquement par l’ensemble des signataires ajoutés à l’invitation.
Ajouter des signataires
Lorsque vous préparez votre invitation à signer, vous pouvez ajouter jusqu'à 100 signataires. Pour cela :
Cliquez sur "Ajouter un signataire" sous l'onglet Signataires,
Ajoutez la personne que vous souhaitez :
Si elle fait partie de vos contacts, utilisez la barre de recherche pour la sélectionner,
Si elle ne fait pas partie de vos contacts, cliquez sur "Créer", renseignez ses informations et cliquez sur "Ajouter un destinataire",
Faites glisser les champs nécessaires sur votre document (qui s'affichent en dessous du nom du signataire) :
Attention : Il faut glisser au minimum un de ces champs sur vos documents par signataire.
Si besoin, recommencez ces actions pour ajouter jusqu'à 100 signataires par invitation.
Une même personne peut à la fois approuver une invitation (en qualité d’approbateur) et signer un document (en qualité de signataire). Il faudra l'ajouter en tant qu'approbateur et en tant que signataire.
Inviter plusieurs signataires
Lorsque vous envoyez une invitation à plusieurs signataires, tous les documents sont signés électroniquement par l’ensemble des signataires même si vous n’ajoutez pas de champs de signature sur certains documents ou certaines pages.
Si un document doit être signé par seulement quelques signataires ou des signataires différents, vous devez créer une invitation de signature séparée.
Gérer les signataires
Vous pouvez ordonner, modifier, remplacer ou supprimer les signataires de vos invitations à signer.
Ordonner les signataires
A partir de deux signataires, vous avez la possibilité de les ordonner :
Activez l'option "Définir un ordre de signature"
Faites glisser les signataires pour les ordonner selon vos besoins.
Une fois votre invitation à signer envoyée, le premier signataire sera invité à signer vos documents. Une fois signés (et uniquement si), l'invitation sera envoyée au deuxième signataire et ainsi de suite.
Remplacer un signataire
Vous pouvez remplacer un signataire par un autre contact ou en créer un nouveau, tout en gardant tous les champs précédemment associés à ce signataire, pour cela :
Cliquez sur les "..." à droite de son nom,
Cliquez sur "Remplacer ce signataire",
Choisissez un nouveau signataire dans votre carnet de contact, ou créez-un nouveau,
Validez en cliquant sur "Mettre à jour le signataire".
En remplaçant un signataire, tous les champs précédemment glissés seront automatiquement associés au nouveau signataire.
Modifier un signataire
Pour modifier les informations d’un signataire :
Cliquez sur les "..." à droite de son nom,
Cliquez sur "Modifier ce signataire",
Modifiez alors ses informations dans la fenêtre qui s'ouvre (nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone et langue),
Validez en cliquant sur "Mettre à jour le signataire".
Si vous souhaitez modifier complètement l'identité du signataire, préférez l'option "Remplacer ce signataire" pour choisir un de vos contacts.
Supprimer un signataire
Pour supprimer un signataire :
Cliquez sur les "..." à droite de son nom,
Cliquez sur "Supprimer ce signataire",
Suivre les signatures
Une fois l'invitation à signer envoyée, les signataires seront invités par e-mail à signer. L'invitation à signer sera au statut "En cours".
Vous pouvez relancer les signataires :
En cliquant sur "Envoyer les rappels" dans la page détaillée de votre invitation à signer
En leur transmettant leur lien de signature (un par signataire) disponible dans la page détaillée de votre invitation à signer.
Modifier les informations une fois l'invitation envoyée
Si vous vous rendez compte que les informations d'un signataire sont erronées après l'envoi d'une invitation, vous pouvez facilement les modifier sans avoir à créer une nouvelle invitation.
Vous pouvez modifier :
Le prénom et le nom du signataire
L'adresse mail du signataire (dans ce cas uniquement : un nouvel e-mail d'invitation à signer les documents lui sera envoyé)
Le numéro du signataire
La langue du signataire
Le mode d'authentification du signataire (uniquement pour le niveau de Signature Électronique Simple)
Accédez à la page de l'invitation à signer concernée :
Cliquez sur le nom de votre invitation à signer sur votre tableau de bord Signatures,
Cliquez sur "..." à droite du nom du signataire,
Cliquez sur "Modifier",
Modifiez les informations que vous souhaitez,
Validez en cliquant sur "Mettre à jour le destinataire" pour enregistrer les modifications.
Attention : vous ne pouvez pas modifier les informations d'un signataire une fois l'invitation signée.