📖 Sommaire
Vous souhaitez faire signer vos documents par une ou plusieurs personnes ? Pour cela, ajoutez facilement des signataires à vos invitations à signer, vos modèles et vos formulaires en suivant ce guide.
Découvrir les signataires
Vous avez la possibilité d'ajouter des signataires à vos invitations, afin de les faire signer les documents.
Un signataire a la responsabilité de signer votre invitation à signer. Si besoin, vous pouvez également demander à un signataire de :
Compléter le document ou recopier un texte avec un champ de saisie de texte
Cocher ou non une case à cocher
Choisir une option avec des boutons radio
Ajouter une mention
Tous les documents contenus de vos invitations à signer sont visibles et signés électroniquement par l’ensemble des signataires ajoutés à l’invitation.
Ajouter des signataires
Lorsque vous préparez votre invitation à signer, vous pouvez ajouter jusqu'à 100 signataires. Pour cela :
Cliquez sur "Ajouter un signataire" sous l'onglet Signataires,
Ajoutez la personne que vous souhaitez :
Si elle fait partie de vos contacts, utilisez la barre de recherche pour la sélectionner,
Si elle ne fait pas partie de vos contacts, cliquez sur "Créer", renseignez ses informations et cliquez sur "Ajouter un destinataire",
Faites glisser les champs nécessaires sur votre document (qui s'affichent en dessous du nom du signataire) :
Attention : Il faut glisser au minimum un de ces champs sur vos documents par signataire.
Si besoin, recommencez ces actions pour ajouter jusqu'à 100 signataires par invitation.
Une même personne peut à la fois approuver une invitation (en qualité d’approbateur) et signer un document (en qualité de signataire). Il faudra l'ajouter en tant qu'approbateur et en tant que signataire.
Inviter plusieurs signataires
Lorsque vous envoyez une invitation à plusieurs signataires, tous les documents sont signés électroniquement par l’ensemble des signataires même si vous n’ajoutez pas de champs de signature sur certains documents ou certaines pages.
Si un document doit être signé par seulement quelques signataires ou des signataires différents, vous devez créer une invitation de signature séparée.
Puis-je utiliser la même adresse e-mail pour plusieurs signataires ?
Bien qu'il soit techniquement possible pour deux signataires d'utiliser la même adresse e-mail, nous le déconseillons fortement pour des raisons juridiques et pratiques. L'utilisation d'adresses e-mail et de numéros de téléphone distincts pour chaque signataire est la meilleure façon d'éviter toute confusion ou complication juridique potentielle.
Pourquoi il est important d'utiliser des informations distinctes
Si deux signataires partagent la même adresse e-mail, il peut devenir difficile de prouver que les signatures proviennent de deux personnes différentes. Cela pourrait compromettre la validité légale du document signé.
Pour garantir une signature électronique valide et juridiquement contraignante, les critères clés suivants doivent être remplis :
Identification du signataire
Preuve du consentement du signataire
Garantie de l'intégrité du document, assurant que son contenu reste inchangé au fil du temps.
Pour plus de détails, nous vous recommandons de lire notre article sur les signatures électroniques : Qu'est-ce qu'une signature électronique ?
Que faire si l'utilisation de la même adresse e-mail est inévitable ?
Si l'utilisation de la même adresse e-mail pour deux signataires est inévitable, nous suggérons d'ajouter une étape de vérification par SMS pour chaque signataire, en veillant à ce qu'ils utilisent des numéros de téléphone différents. Cette étape de vérification supplémentaire aidera à distinguer les deux signataires et renforcera la validité juridique du document.
Gérer les signataires
Vous pouvez ordonner, modifier, remplacer ou supprimer les signataires de vos invitations à signer.
Ordonner les destinataires
À partir de deux destinataires (signataires et/ou approbateurs), vous pouvez définir l’ordre dans lequel les destinataires sont invités à intervenir sur votre invitation à signer.
Lors de la définition d’un ordre, tous les destinataires sont pris en compte : à la fois les signataires et les approbateurs.
Ordre des signataires
Dans la section Signataires, vous pouvez choisir comment les signataires reçoivent l’invitation.
Simultané
Tous les signataires reçoivent l’invitation en même temps.
Séquentiel
Les signataires reçoivent l’invitation les uns après les autres, selon l’ordre que vous définissez.
Pour modifier l’ordre :
Sélectionnez Séquentiel
Faites glisser les signataires dans l’ordre souhaité
Exemple :
Déplacez le Signataire 2 au-dessus du Signataire 1
Le Signataire 2 recevra l’invitation en premier
Le Signataire 1 recevra l’invitation ensuite
Le signataire suivant reçoit l’invitation uniquement lorsque le signataire précédent a complété son action.
Ordre personnalisé des destinataires
Au-dessus de la section Approbateurs, vous pouvez activer l’option Ordre personnalisé des destinataires.
Cette option vous permet de créer un workflow entièrement personnalisé incluant à la fois des signataires et des approbateurs.
Avec l’ordre personnalisé des destinataires activé, vous pouvez :
Combiner signataires et approbateurs dans un même workflow
Définir l’ordre de tous les destinataires
Choisir si les destinataires sont invités de manière simultanée ou séquentielle
Les destinataires sont organisés en étapes :
Les destinataires d’une même étape sont invités simultanément
L’étape suivante commence uniquement lorsque tous les destinataires de l’étape en cours ont complété leur action
Exemple
Étape 1 : le Destinataire A (approbateur) et le Destinataire B (signataire) sont invités simultanément
Étape 2 : le Destinataire C (signataire) est invité une fois l’étape 1 terminée
Cela vous permet de créer des workflows de signature et d’approbation plus flexibles et adaptés aux besoins de votre organisation.
Important: Pour les invitations en Signature Électronique Qualifiée (QES):
Les signataires doivent être invités un après l’autre
Il n’est pas possible de placer plusieurs signataires dans la même étape
Remplacer un signataire
Vous pouvez remplacer un signataire par un autre contact ou en créer un nouveau, tout en gardant tous les champs précédemment associés à ce signataire, pour cela :
Cliquez sur les "..." à droite de son nom,
Cliquez sur "Remplacer ce signataire",
Choisissez un nouveau signataire dans votre carnet de contact, ou créez-un nouveau,
Validez en cliquant sur "Mettre à jour le signataire".
En remplaçant un signataire, tous les champs précédemment glissés seront automatiquement associés au nouveau signataire.
Modifier un signataire
Pour modifier les informations d’un signataire :
Cliquez sur les "..." à droite de son nom,
Cliquez sur "Modifier le signataire",
Modifiez alors ses informations dans la fenêtre qui s'ouvre (nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone et langue),
Validez en cliquant sur "Mettre à jour le signataire".
Si vous souhaitez modifier complètement l'identité du signataire, préférez l'option "Remplacer ce signataire" pour choisir un de vos contacts.
Supprimer un signataire
Pour supprimer un signataire :
Cliquez sur les "..." à droite de son nom,
Cliquez sur "Supprimer ce signataire",
Suivre les signatures
Une fois l'invitation à signer envoyée, les signataires seront invités par e-mail à signer. L'invitation à signer sera au statut "En cours".
Vous pouvez relancer les signataires :
En cliquant sur "Envoyer les rappels" dans la page détaillée de votre invitation à signer
En leur transmettant leur lien de signature (un par signataire) disponible dans la page détaillée de votre invitation à signer.
Modifier les informations une fois l'invitation envoyée
Si vous vous rendez compte que les informations d'un signataire sont erronées après l'envoi d'une invitation, vous pouvez facilement les modifier sans avoir à créer une nouvelle invitation.
Vous pouvez modifier :
Le prénom et le nom du signataire
L'adresse mail du signataire (dans ce cas uniquement : un nouvel e-mail d'invitation à signer les documents lui sera envoyé)
Le numéro du signataire
La langue du signataire
Le mode d'authentification du signataire (uniquement pour le niveau de Signature Électronique Simple)
Accédez à la page de l'invitation à signer concernée :
Cliquez sur le nom de votre invitation à signer sur votre tableau de bord Signatures,
Cliquez sur "..." à droite du nom du signataire,
Cliquez sur "Modifier",
Modifiez les informations que vous souhaitez,
Validez en cliquant sur "Mettre à jour le destinataire" pour enregistrer les modifications.
Attention : vous ne pouvez pas modifier les informations d'un signataire une fois l'invitation signée.