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Vous souhaitez faire valider en amont vos invitations à signer par une ou plusieurs personnes ? Pour cela, ajoutez facilement des approbateurs à vos invitations à signer, vos modèles et vos formulaires en suivant ce guide.
Découvrir les approbateurs
Vous avez la possibilité d'ajouter des approbateurs à vos invitations à signer, afin de faire valider :
les signataires,
les documents,
les différents champs (signature, mentions etc.).
Les approbateurs sont disponibles sur les invitations à signer, les modèles et les formulaires des abonnements Plus, Pro et Scale.
Un approbateur a la responsabilité de valider ou rejeter votre invitation à signer en précisant les raisons de sa décision.
Les approbateurs font partie du workflow global de signature. Selon la configuration de l’ordre des destinataires, ils peuvent être invités avant, entre ou après les signataires.
Attention : Un destinataire reçoit son invitation uniquement lorsque son étape dans le workflow est atteinte.
Ajouter des approbateurs
Lorsque vous préparez votre invitation à signer, vous pouvez ajouter jusqu'à 10 approbateurs. Pour cela :
Cliquez sur "Ajouter un approbateur" sous l'onglet Approbateurs,
Ajoutez la personne que vous souhaitez :
Si elle fait partie de vos contacts, utilisez la barre de recherche pour la sélectionner,
Si elle ne fait pas partie de vos contacts, cliquez sur "Créer", renseignez ses informations et cliquez sur "Ajouter un approbateur",
Si besoin, recommencez ces actions pour ajouter jusqu'à 10 approbateurs par invitation.
Un approbateur peut faire partie de votre organisation ou être un contact externe.
Une même personne peut à la fois approuver une invitation (en qualité d’approbateur) et signer un document (en qualité de signataire). Il faudra l'ajouter en tant qu'approbateur et en tant que signataire.
Attention : Un approbateur sera uniquement invité à approuver l'invitation, il ne recevra pas d'e-mails pour l'informer de la suite des étapes de l'invitation. Si besoin, vous pouvez également l'ajouter en tant que suiveur pour être notifié et lui donner accès aux documents une fois signés.
Gérer les approbateurs
Vous pouvez ordonner, modifier, remplacer ou supprimer les approbateurs de vos invitations à signer.
Ordonner les destinataires (approbateurs)
À partir de deux destinataires (approbateurs et/ou signataires), vous pouvez définir l’ordre dans lequel ils sont invités à intervenir sur votre invitation à signer.
Lors de la définition d’un ordre, tous les destinataires sont pris en compte, à la fois les approbateurs et les signataires.
Ordre simple (un après l’autre)
Si vous souhaitez que les destinataires interviennent un par un :
Dans la section Approbateurs, activez l’option « Définir un ordre d’approbation »
Faites glisser les destinataires pour les placer dans l’ordre souhaité
Les approbateurs sont invités les uns après les autres ; une fois que tous les approbateurs ont complété leurs actions, les signataires sont invités dans l’ordre que vous avez défini.
Vous pouvez organiser les approbateurs en activant « Définir l’ordre d’approbation » lorsqu’il y a plusieurs approbateurs, puis définir leur ordre. Si vous ne définissez que l’ordre de signature, seuls les signataires sont ordonnés, pas les approbateurs.
Ordre personnalisé des destinataires (étapes avec plusieurs destinataires)
Si plusieurs destinataires doivent être invités en même temps dans un workflow ordonné, activez « Ordre personnalisé des destinataires ».
Cela permet d’organiser les destinataires en étapes.
Chaque destinataire se voit attribuer un numéro :
Les destinataires ayant le même numéro sont invités en parallèle
Le numéro suivant correspond à l’étape suivante
Le workflow avance uniquement lorsque tous les destinataires de l’étape en cours ont terminé leur action.
Modifier un approbateur
Pour modifier les informations d’un approbateur :
Cliquez sur les "..." à droite de son nom,
Cliquez sur "Modifier cet approbateur",
Modifiez alors ses informations dans la fenêtre qui s'ouvre (nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone et langue),
Validez en cliquant sur "Mettre à jour l'approbateur".
Remplacer et/ou supprimer un approbateur
Pour remplacer un approbateur par un autre :
Cliquez sur les "..." à droite de son nom,
Cliquez sur "Remplacer l’approbateur",
Choisissez un nouvel approbateur,
Validez en cliquant sur "Mettre à jour l'approbateur"
Pour supprimer un approbateur :
Cliquez sur les "..." à droite de son nom,
Cliquez sur "Supprimer l’approbateur",
Vous pouvez masquer les informations personnelles des signataires aux approbateurs dans les Paramètres de signature.
Suivre les approbations
Une fois l’invitation à signer envoyée, les approbateurs reçoivent leur invitation lorsque leur étape dans le workflow est atteinte.
Selon l’ordre des destinataires, l’invitation à signer peut avoir le statut :
A approuver (si les approbateurs sont la première étape), ou
En cours (si l’approbation a lieu au cours d’un workflow déjà engagé)
Relancer les approbateurs
Vous pouvez relancer les approbateurs une fois que leur étape est active :
En cliquant sur « Envoyer les rappels » dans la page détaillée de votre invitation à signer
En leur transmettant leur lien d’approbation (un par approbateur)
Attention: les approbateurs ne peuvent être relancés que lorsque leur étape est active. Si leur étape est plus tardive, les rappels seront envoyés automatiquement lorsqu’ils seront invités.
Dans le cas d'une invitation à signer approuvée
Une fois tous les approbateurs d’une étape validés :
Le workflow passe à l’étape suivante
Les prochains destinataires (signataires et/ou approbateurs) sont invités automatiquement
Dans le cas d'une invitation à signer rejetée
Si un approbateur rejette l’invitation à signer :
Vous recevrez un e-mail précisant le motif du rejet
Le workflow s’arrête immédiatement
L’invitation ne sera pas envoyée aux destinataires restants
L’invitation à signer passe au statut Rejetée, et vous pouvez consulter le motif depuis la page détaillée.
