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Vous souhaitez faire valider en amont vos invitations à signer par une ou plusieurs personnes ? Pour cela, ajoutez facilement des approbateurs à vos invitations à signer, vos modèles et vos formulaires en suivant ce guide.
Découvrir les approbateurs
Vous avez la possibilité d'ajouter des approbateurs à vos invitations à signer, afin de faire valider en amont :
les signataires,
les documents,
les différents champs (signature, mentions etc.).
Les approbateurs sont disponibles sur les invitations à signer, les modèles et les formulaires des abonnements Plus, Pro et Scale.
Un approbateur a la responsabilité de valider ou de rejeter votre invitation à signer en précisant les raisons de sa décision. Une fois l'invitation approuvée par tous les approbateurs (et uniquement si), les signataires seront invités à signer.
Attention : En ajoutant une étape d’approbation, aucun e-mail n’est envoyé aux signataires avant que l'invitation ne soit approuvée par le(s) approbateur(s).
Ajouter des approbateurs
Lorsque vous préparez votre invitation à signer, vous pouvez ajouter jusqu'à 10 approbateurs. Pour cela :
Cliquez sur "Ajouter un approbateur" sous l'onglet Approbateurs,
Ajoutez la personne que vous souhaitez :
Si elle fait partie de vos contacts, utilisez la barre de recherche pour la sélectionner,
Si elle ne fait pas partie de vos contacts, cliquez sur "Créer", renseignez ses informations et cliquez sur "Ajouter un approbateur",
Si besoin, recommencez ces actions pour ajouter jusqu'à 10 approbateurs par invitation.
Un approbateur peut faire partie de votre organisation ou être un contact externe.
Une même personne peut à la fois approuver une invitation (en qualité d’approbateur) et signer un document (en qualité de signataire). Il faudra l'ajouter en tant qu'approbateur et en tant que signataire.
Attention : Un approbateur sera uniquement invité à approuver l'invitation, il ne recevra pas d'e-mails pour l'informer de la suite des étapes de l'invitation. Si besoin, vous pouvez également l'ajouter en tant que suiveur pour être notifié et lui donner accès aux documents une fois signés.
Gérer les approbateurs
Vous pouvez ordonner, modifier, remplacer ou supprimer les approbateurs de vos invitations à signer.
Ordonner les approbateurs
A partir de deux approbateurs, vous avez la possibilité de les ordonner :
Activez l'option "Définir un ordre d'approbation"
Faites glisser les approbateurs pour les ordonner selon vos besoins.
Une fois votre invitation à signer envoyée, le premier approbateur sera invité à approuver votre invitation. Une fois approuvée (et uniquement si), l'invitation sera envoyée au deuxième approbateur et ainsi de suite.
Modifier un approbateur
Pour modifier les informations d’un approbateur :
Cliquez sur les "..." à droite de son nom,
Cliquez sur "Modifier cet approbateur",
Modifiez alors ses informations dans la fenêtre qui s'ouvre (nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone et langue),
Validez en cliquant sur "Mettre à jour l'approbateur".
Remplacer et/ou supprimer un approbateur
Pour remplacer un approbateur par un autre :
Cliquez sur les "..." à droite de son nom,
Cliquez sur "Remplacer cet approbateur",
Choisissez un nouvel approbateur,
Validez en cliquant sur "Mettre à jour l'approbateur"
Pour supprimer un approbateur :
Cliquez sur les "..." à droite de son nom,
Cliquez sur "Supprimer cet approbateur",
Vous pouvez masquer les informations personnelles des signataires aux approbateurs dans les Paramètres de signature.
Suivre les approbations
Une fois l'invitation à signer envoyée, les approbateurs seront invités par e-mail à l'approuver. L'invitation à signer sera au statut "A approuver".
Vous pouvez relancer les approbateurs :
En cliquant sur "Envoyer les rappels" dans la page détaillée de votre invitation à signer
En leur transmettant leur lien de l'approbation (un par approbateur) disponible dans la page détaillée de votre invitation à signer.
Dans le cas d'une invitation à signer approuvée
Une fois l'invitation à signer validée par tous les approbateurs, elle passera au statut "En cours" et sera envoyée à vos signataires.
Dans le cas d'une invitation à signer rejetée
Si un approbateur rejette votre invitation, vous recevrez un e-mail comportant le motif de son refus. L'invitation à signer ne sera alors pas envoyée aux futurs approbateurs (si ordonnancés) ni aux signataires.
L'invitation sera alors au statut "Rejetée" et vous pourrez accéder au motif du refus depuis la page détaillée de votre invitation à signer.
