📖 Sommaire
Une fois les modèles créés, tous les utilisateurs de votre organisation peuvent l'utiliser pour gagner du temps lors de la préparation d'invitation à signer similaire.
Créer une nouvelle invitation depuis un modèle
Pour créer une nouvelle invitation à signer en utilisant un modèle :
Accédez à la page Modèles,
Cliquez sur les "..." à droite du modèle que vous souhaitez utiliser,
Cliquez ensuite sur "Créer une invitation à partir du modèle".
Vous retrouverez alors directement le(s) document(s) et paramètres que vous aviez définis lors de sa création.
Vous pouvez créer une nouvelle invitation à partir d'un modèle que si le modèle est en statut "Actif".
Ajouter le ou les signataires modifiables
Si votre modèle contient un ou plusieurs signataires modifiables, vous devez les ajouter, pour cela :
Cliquez sur "Définir" en dessous du nom donné au signataire modifiable (par exemple : salarié, client etc.),
Ajoutez ses coordonnées ou choisissez un contact,
Tous les champs qui lui sont associés sont automatiquement mis à jour !
Recommencez ses actions si vous avez plusieurs signataires modifiables.
Modifier les signataires récurrents
Si besoin vous pouvez également modifier les signataires récurrents (le changement n'impactera pas le modèle, mais uniquement l'invitation à signer), pour cela :
Cliquez sur les "..." à droite du nom du signataire,
Cliquez sur "Remplacer le signataire" si vous souhaitez changer totalement de signataire et ajouter une nouvelle personne tout en gardant tous les champs associés,
Cliquez sur "Modifier le signataire" si vous souhaitez modifier juste une ou plusieurs informations sur ce signataire comme son numéro de téléphone par exemple.
Ces actions mettront à jour le signataire de tous les champs relatifs auquel il est lié (champs de signature, mentions etc.).
Modifier les documents
Vous pouvez également modifier le document lors de l'utilisation de votre modèle.
Les champs restent alors positionnés aux mêmes endroits sur votre nouveau document :
Cliquez sur les "..."dans le menu de gauche à coté du titre du document que vous souhaitez modifier,
Cliquez sur "Remplacer le document",
Choisissez le nouveau document depuis votre ordinateur,
Votre nouveau document est alors téléchargé et contient déjà les champs ajoutés précédemment !
Envoyer l'invitation
Vous pouvez bien évidement faire toutes les modifications nécessaires :
Ajout ou suppression de champs
Ajout ou suppression de signataires
Ajout ou suppression d'approbateurs
Modification des paramètres
L'invitation est au statut de Brouillon tant que vous ne l'envoyez pas et vous pouvez modifier tout ce dont vous avez besoin.