📖 Sommaire

Si vous avez besoin de faire signer le même document par de nombreux signataires différents, cela est possible avec la fonctionnalité d'envoi en masse. Chaque invitation à signer sera automatiquement créée à partir d'un fichier CSV et envoyée à chaque signataire individuellement.

Commencer un envoi en masse

Pour pouvoir envoyer des invitations à signer en masse, vous devrez utiliser un modèle contenant au moins un signataire modifiable. Ce signataire modifiable sera automatiquement remplacé par les signataires renseignés dans un fichier CSV.

Si vous n'avez pas encore de modèle actif avec un signataire modifiable, créez-en un avant de commencer votre envoi en masse.

Vous pouvez commencer la création d'un envoi en masse depuis la page des invitations à signer, depuis la page des envois en masse ou la page des modèles.

L'envoi en masse est disponible sur les plans suivants (et peut être utilisé par tous les utilisateurs du compte) :

Plus (1 envoi en masse par mois)
Pro (10 envois en masse par mois)
Scale (10 envois en masse par mois)

L'envoi en masse n'est pas disponible sur les plans Free et One, ou pendant la période d'essai gratuit.

Option 1 - Depuis la page Signatures :

Cliquez sur la flèche à droite du bouton vert en haut à droite de la page,
Sélectionnez "Envoyer en masse ".

Option 2 - Depuis la page des Envois en masse :

Cliquez sur le bouton vert en haut à droite de la page "Envoyer en masse ".

Option 3 - Depuis la page Modèles :

Choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser,
Cliquez sur les "..." à droite du modèle que vous souhaitez utiliser,

L'option s'affiche uniquement si votre modèle est au statut actif et comporte au moins un signataire modifiable.

Sélectionnez "Envoi en masse à partir du modèle".

Attention: Vous ne pourrez pas modifier le modèle sélectionné lors de la préparation de l'envoi en masse. Assurez-vous que votre modèle est prêt à être utilisé avant de créer un envoi en masse avec celui-ci.

Préparer un envoi en masse

Une fois votre envoi en masse débuté, vous pouvez maintenant le préparer :

Choisissez ou modifiez le modèle si besoin (ou créez-en un et recommencez l'envoi en masse par la suite) à partir de la barre de recherche,

Votre modèle doit être au statut actif, inclure au moins un signataire modifiable et avoir le niveau de Signature Électronique Simple sélectionné pour tous les signataires afin d'être utilisé pour l'envoi en masse. Si l'un de ces critères n'est pas rempli, vous ne pourrez pas utiliser le modèle.

Si besoin, vérifiez le nom de l'envoi en masse. Par défaut, il est nommé d'après le modèle utilisé. Ce nom est uniquement à usage interne et vous permettra de le retrouver dans Yousign,
Si besoin, ajustez le nom des futures invitations créées avec l'envoi en masse. Par défaut, il est nommé d'après le modèle utilisé.
- Vous pouvez ajouter un suffixe, une variable à la fin du nom de l'invitation, correspondant au nom complet (Prénom + Nom) du signataire modifiable choisi.
- Si vous sélectionnez l'option "Pas de suffixe" : toutes les demandes de signature auront le même nom exact.
Si vous appartenez à plusieurs espaces de travail, vous devrez enfin sélectionner l'espace de travail dans lequel vous souhaitez créer l'envoi en masse.
Cliquez sur "Commencer" en haut à droite de la page.

Importer le fichier CSV

À cette étape, vous devrez créer un fichier CSV avec les informations de vos différents signataires :

Vous pouvez soit télécharger le modèle CSV (Option recommandée)
Ou, vous pouvez créer votre propre fichier CSV.

L'envoi en masse repose sur l'importation d'un fichier CSV. Chaque ligne de votre fichier entraînera la création d'une invitation à signer distincte.

Créer le fichier CSV avec le modèle CSV (Option recommandée)

Cliquez sur "Télécharger le modèle CSV",

Pour vous aider à préparer votre fichier CSV, un modèle CSV est automatiquement créé avec les colonnes attendues correspondant au modèle que vous utilisez.

Ouvrez-le avec un éditeur de feuilles de calcul (tableur) comme Excel ou Google Sheet, pour le compléter (en dehors de Yousign),
Complétez toutes les informations requises :
- Prénom (first_name) obligatoire
- Nom de famille (last_name) obligatoire
- Adresse e-mail (email_address) obligatoire
- Langue (locale) obligatoire. Voici les valeurs autorisées :
  - de (pour l'allemand)
  - en (pour l'anglais)
  - es (pour l'espagnol)
  - fr (pour le français)
  - it (pour l'italien)
  - nl (pour le néerlandais)
  - pl (pour le polonais)
  - Si cette valeur n'est pas fournie dans le CSV, la langue de votre application sera utilisée.
- Numéro de téléphone (phone_number) obligatoire uniquement si le mode d'authentification de votre signataire est un code par SMS. Le format du numéro doit être au format E.164 :
  - [+] [code pays] [numéro d'abonné incluant le code régional]
  - Le numéro peut comporter un maximum de quinze chiffres
  - Exemple : + 33 6 02 03 04 05

Conseil : Sur Excel ou Google Sheet, ajoutez un apostrophe avant le numéro de téléphone afin que le "+" ne soit pas supprimé, comme ceci : '+33 6 02 03 04 05.

Le fichier CSV doit contenir un maximum de 500 lignes (excluant la première ligne avec les en-têtes),
Enregistrez-le au format CSV,

Choisissez des séparateurs en virgule ou point-virgule (assurez-vous simplement d'utiliser le même dans votre fichier).

Revenez sur Yousign, importez-le ou glissez-le.

Créer le fichier CSV vous-même

Vous pouvez également créer votre CSV vous-même (sans utiliser le modèle proposé) dans un éditeur de feuilles de calcul comme Excel ou Google Sheet, en suivant les règles suivantes :

La première ligne de votre fichier CSV doit être formatée avec les noms de colonnes. Pour cela, copiez le nom des colonnes attendues en cliquant sur l'icône à côté de chaque information.

Les colonnes suivantes sont attendues :
- Prénom (nomdusignatairemodifiable.first_name) obligatoire
- Nom de famille (nomdusignatairemodifiable.last_name) obligatoire
- Adresse e-mail (nomdusignatairemodifiable.email_address) obligatoire
- Langue (nomdusignatairemodifiable.locale) obligatoire
  - Voici les valeurs autorisées :
    de (pour l'allemand)
    en (pour l'anglais)
    es (pour l'espagnol)
    fr (pour le français)
    it (pour l'italien)
    nl (pour le néerlandais)
    pl (pour le polonais)
  - Si cette valeur n'est pas fournie dans le CSV, la langue de votre application sera utilisée.
- Numéro de téléphone (nomdusignatairemodifiable.phone_number) obligatoire uniquement si le mode d'authentification de votre signataire est un code par SMS. Le format du numéro doit être au format E.164 :
  - [+] [code pays] [numéro d'abonné incluant le code régional]
  - Le numéro peut comporter un maximum de quinze chiffres
  - Exemple : + 33 6 02 03 04 05

Conseil : Sur Excel ou Google Sheet, ajoutez un apostrophe avant le numéro de téléphone afin que le "+" ne soit pas supprimé, comme ceci : '+33 6 02 03 04 05.

Le fichier CSV doit contenir un maximum de 500 lignes (excluant la première ligne avec les en-têtes).
Le CSV doit contenir autant de colonnes qu'il y a de signataires modifiables dans le modèle. Par exemple, si vous avez deux signataires modifiables, vous devez ajouter les colonnes décrites ci-dessus pour chaque signataire.
Enregistrez le tableur au format CSV,

Choisissez des séparateurs en virgule ou point-virgule (assurez-vous simplement d'utiliser le même dans votre fichier).

Revenez sur Yousign, importez-le ou glissez-le.

Vérifier le fichier CSV

S'il y a des erreurs de formatage, comme une colonne manquante ou des en-têtes manquants, vous devrez recharger votre fichier CSV.
👉 Lire notre article dédié

Après avoir correctement importé votre fichier CSV, vous serez invité à examiner les lignes importées :

Dans l'onglet "Erreurs" (si vous en avez), vous verrez les lignes où il y a des erreurs dans les cellules. Les erreurs peuvent être une valeur manquante, un caractère non autorisé, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone non valide, ou une locale non prise en charge.
Dans l'onglet "Lignes valides", vous verrez toutes les lignes qui ont été correctement interprétées.

Si votre CSV contient des erreurs, vous devrez corriger ces erreurs dans votre tableur avant de le re-importer sur Yousign en cliquant sur "Remplacer".
👉 Lire notre article dédié

Une fois votre CSV sans erreurs, vous pourrez passer à la dernière étape avant l'envoi des invitations à signer.

Revoir les invitations à signer

À cette dernière étape, vous verrez un récapitulatif des invitations à signer qui seront envoyées dans l'envoi en masse.

Veuillez les vérifier attentivement, car il ne sera pas possible de mettre en pause l'envoi ou de modifier une invitation à signer par la suite.

Au cas où le modèle utilisé contiendrait :

un ou plusieurs signataires récurrents,
un ou plusieurs approbateurs,
un ou plusieurs destinataires en copie,

Veuillez noter qu'ils seront notifiés pour chaque invitation à signer envoyée, car ils sont destinataires de chaque invitation à signer individuelle.

En tant qu'expéditeur de cet envoi en masse, vous ne serez pas notifié de chaque événement sur chaque invitation à signer contrairement à l'envoi individuel d'une invitation à signer, pour éviter l'afflux d'e-mails.

Cliquez sur "Suivant"
Validez l'envoi en cliquant sur "Envoyer"

Suivre l'envoi en masse

Après avoir créé votre envoi en masse, vous pouvez accéder à la section "Envois en masse" sous le menu "Signatures".

Sur cette page, vous pourrez :

voir la liste de tous les envois en masse,
modifier les envois en masse en brouillon (qui ne sont pas encore envoyés),
consulter la progression de chaque invitation à signer à partir d'un envoi en masse en cliquant sur ">": vous pouvez effectuer n'importe quelle action sur les invitations à signer créées à partir d'un envoi en masse.