📖 Sommaire
Vous pouvez importer et enregistrer des contacts dans Yousign pour préparer vos invitations à signer, vos modèles et vos formulaires plus rapidement.
Découvrir les contacts
Pour éviter d'avoir à renseigner les informations de vos destinataires à chaque nouvelle invitation à signer, modèle ou formulaire, Yousign vous permet de les enregistrer dans une liste de contacts.
Ajouter des contacts vous permettra de sélectionner vos destinataires (approbateurs, signataires, destinataires en copie) en un clic lors de la préparation de vos documents.
Il est important de bien différencier les contacts et les utilisateurs.
Les utilisateurs possèdent un accès à votre espace Yousign (et sont liés à une licence) et peuvent créer des invitations à signer.
Les contacts ne possèdent pas d'accès à votre espace Yousign et ne peuvent être invités à approuver, signer ou suivre uniquement si un utilisateur de votre organisation les invite sur un document précis.
Vos contacts peuvent être vos clients ou vos employés, alors que des utilisateurs sont plus souvent des collègues.
Ajouter des contacts
Pour ajouter des contacts, il est possible de le faire de plusieurs manières :
Ajouter un contact depuis la page de Contacts
Importer plusieurs contacts d'un seul coup avec un CSV depuis la page de Contacts
Enregistrer un contact directement depuis votre invitation à signer
Option 1 : Ajouter un contact depuis la page de Contacts
Vous pouvez ajouter des contacts un par un depuis la page de contacts, pour cela :
Accédez à la page de Contacts,
Cliquez en haut à droite sur le bouton vert "Ajouter un contact",
Si votre organisation utilise plusieurs espaces de travail, choisissez parmi deux options :
Partagez le contact avec toute votre organisation
Partagez le contact avec seulement un espace de travail (et sélectionnez-le)
Renseignez les champs suivants (ils sont obligatoires) :
Prénom
Nom
Adresse e-mail
Choisissez la langue du contact entre Français, Anglais, Allemand, Italien, Espagnol, Polonais et Néerlandais (afin qu'il reçoive des communications dans sa langue, qui peut être différente de la votre),
Ajoutez si besoin les autres champs, ils sont facultatifs et vous permettront de retrouver plus facilement un contact par la suite :
Numéro de téléphone (les numéros étrangers sont acceptés)
Intitulé de poste
Nom de l'entreprise
Adresse
Code Postal
Ville
Pays
Option 2 : Importer des contacts depuis un CSV
Vous pouvez également importer en masse une liste de contacts depuis un fichier CSV (afin de ne pas avoir à les ajouter manuellement un à un), pour cela :
Accédez à la page de Contacts,
Cliquez en haut à droite sur le bouton blanc "Importer depuis CSV",
Préparez votre document CSV en dehors de l'application Yousign :
Respectez bien l'ordre des colonnes (voir ci-dessous),
Remplissez a minima les 3 premières colonnes (elles sont obligatoires),
Délimitez les colonnes par des virgules ou des points-virgules,
N'ajoutez pas de contact sur la ligne 1 (il ne sera pas importé, la première ligne doit comporter le nom des colonnes),
Renseignez les numéros de téléphone au format E164 qui inclut le symbole "+" et l'indicatif du pays (tous les pays sont pris en charge),
Exemple : +33612345678Importez un document CSV de moins de 500 Ko (environ 5000 contacts),
Les doublons ne sont pas gérés automatiquement par l'application (tous les contacts seront importés).
Vous pouvez également télécharger un modèle de CSV en cliquant ici,
Une fois votre CSV prêt, glissez-le ou appuyer sur le "+" pour l'importer,
Vérifiez ensuite si les données correspondent bien dans l'aperçu (si ce n'est pas le cas, cliquez sur "Annuler" et importez un nouveau CSV),
Cliquez sur "Importer X contacts"
Avec l'import, les contacts seront automatiquement partagés avec l'ensemble de votre organisation, si vous souhaitez les partager avec un seul espace de travail, il faudra les modifier un par un.
Avec l'import, vous ne pouvez pas importer en masse les informations suivantes : l'adresse, le code postal, la ville et le pays du contact.
Option 3 : Ajouter un contact depuis la préparation de vos documents
Bien que vous puissiez ajouter vos contacts à l'avance, vous pouvez également les ajouter directement lors de la préparation de vos documents :
Lorsque vous ajoutez un approbateur
Lorsque vous ajoutez un signataire
Cela concerne les invitations à signer, les modèles mais aussi les formulaires, lors de l'ajout du destinataire il vous suffira de cocher la case "Enregistrer ce destinataire dans la liste de contacts".
Éditer un contact
Modifier un contact
Pour modifier les informations d'un contact déjà enregistré :
Accédez à la page de Contacts,
Cliquez "..." à la droite du nom du contact que vous souhaitez modifier,
Cliquez sur "Modifier",
Modifiez les informations de votre contact
Si votre organisation utilise plusieurs espaces de travail, vous pouvez modifier les accès du contact :
Partagez le contact avec toute votre organisation
Partagez le contact avec un espace de travail
Modifiez toutes les autres informations : Prénom, Nom, Adresse e-mail, Langue du contact, Numéro de téléphone, Intitulé de poste, Nom de l'entreprise, Adresse, Code Postal, Ville, Pays
Enregistrez vos modifications en cliquant sur "Sauvegarder"
Les informations modifiées d'un contact ne seront pas appliquées aux invitations déjà créées (même celles en brouillon) et envoyées, uniquement à vos nouvelles invitations.
Pour modifier les informations d'un signataire d'une invitation en cours, suivez ce guide.
Supprimer un contact
Pour supprimer un contact :
Accédez à la page de Contacts,
Cliquez "..." à la droite du nom du contact que vous souhaitez supprimer,
Cliquez sur "Supprimer",
Lors de la suppression, une fenêtre récapitule toutes les invitations dans lesquelles le contact participe. Cela vous permet d'éviter de supprimer un contact par erreur s'il est déjà engagé dans une procédure,
Validez la suppression en cliquant sur "Supprimer".
Les contacts supprimés pourront toujours consulter les documents qu'ils ont signés.
Pour supprimer plusieurs contacts en même temps :
Accédez à la page de Contacts,
Cochez les cases à gauche des noms des contacts que vous souhaitez supprimer ou cochez la case de la ligne d'en-tête pour tous les sélectionner en un clic,
Une fois votre sélection terminée, cliquez sur "Supprimer".
Les contacts supprimés pourront toujours consulter les documents qu'ils ont signés.