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Automatiser la préparation de vos documents
Vous passez du temps à éditer vos documents ? Avec les Formulaires, plus besoin de remplir manuellement vos documents récurrents avant de les faire signer !
Créez et partagez facilement des formulaires aux différentes parties prenantes (vos signataires, vos clients ou vos collègues) pour collecter les informations nécessaires. À chaque fois que le formulaire est rempli, votre document type est automatiquement généré, complété et prêt à être signé.
👉 Les Formulaires sont compris dans l’abonnement Pro, et sont disponibles en module complémentaire avec les abonnements One et Plus (il vous est possible de démarrer une période d’essai de 14 jours sans engagement).
Dans cet article, nous allons détailler pas-à-pas les étapes de création d’un formulaire.
Les différentes étapes de la création d’un formulaire
La création d’un formulaire se déroule en trois grandes étapes :
La préparation de votre document type (en dehors de l’application Yousign)
Le paramétrage des futurs documents générés
La personnalisation de votre formulaire
La création d’un formulaire peut prendre jusqu’à 15 minutes en fonction de votre document, mais vous ne créez votre formulaire qu’une fois pour générer automatiquement les documents associés en illimité.
Etape 1 : Préparer le document type
Avant de créer un formulaire, vous devez préparer le document qui sera généré une fois le formulaire rempli (en dehors de Yousign). Pour cela, suivez les étapes suivantes :
Ouvrez votre document type (ou un ancien document déjà rempli) dans un éditeur de texte vous permettant de le télécharger au format .docx (comme Microsoft Word ou Google Docs),
Identifiez dans votre document les informations que vous souhaitez collecter avec votre futur formulaire (c’est-à-dire les données qui varient d’un document à l’autre),
Encadrez ces informations avec des doubles accolades {{variable1}} et ajoutez un nom entre ces deux doubles accolades.
👉 Tout au long de cet article nous prendrons l’exemple de la création d’un formulaire pour automatiser la génération de contrats de travail. Pour préparer votre document type, il faudra ajouter dans votre document type des variables telles que le prénom et le nom de famille du futur employé. Insérez dans votre document les variables suivantes : {{prénom-employé}} et {{nom-employé}} à l’endroit où vous souhaitez les faire apparaître sur votre document (c’est-à-dire là où vous aviez l’habitude de les remplir à la main).
Téléchargez le document au format .docx,
Rendez-vous sur votre compte Yousign et la page Formulaires,
Cliquez sur “Nouveau Formulaire”,
Vérifiez que vous avez bien suivi les indications et passez aux étapes suivantes,
Importez le document.
Etape 2 : Paramétrer les documents
Une fois votre document importé dans Yousign, définissez qui signera les documents générés à chaque soumission de formulaire et les paramètres des futures invitations à signer. L’édition du formulaire se fera dans un second temps.
2.1 : Ajouter les signataires et les champs sur votre document type
A cette étape, vous allez pouvoir ajouter les signataires et placer les champs de signature sur votre document type (de la même manière que lorsque vous créez une invitation à signer).
Vous avez la possibilité d’ajouter deux types de personnes comme signataires : un signataire récurrent (toujours la même personne) ou un signataire modifiable (une personne différente à chaque fois). Vous pouvez ajouter jusqu'à 100 signataires.
Ajouter un signataire récurrent
Cette personne sera toujours invitée à signer le document généré par ce formulaire.
👉 Dans l’exemple d’un contrat de travail, cette personne peut être le directeur général de votre entreprise car il/elle signe tous les contrats de travail de votre entreprise.
Pour ajouter un signataire récurrent :
Cliquez sur “Ajouter un signataire”,
Cliquez sur "Un signataire récurrent"
Si vous avez déjà les coordonnées de cette personne dans vos contacts Yousign : cliquez sur la barre de recherche et recherchez le contact,
Si vous ne l’avez pas dans vos contacts Yousign : cliquez sur créer et renseignez ses informations,
Faites glisser les champs de signature dont vous avez besoin sur votre document.
Ajouter un signataire modifiable
L’un des signataires sera différent à chaque document généré, et vous souhaitez collecter ses informations avec le formulaire.
👉 Dans l’exemple d’un contrat de travail, cette personne peut être le futur employé qui devra signer son propre contrat.
Pour ajouter un signataire différent à chaque fois :
Cliquez sur “Ajouter un signataire”,
Cliquez sur “Un signataire modifiable”,
Renseignez le type de la personne (dans l’exemple du contrat de travail “Futur employé”),
Sélectionnez la langue,
Si besoin : cochez la case pour automatiquement enregistrer les coordonnées dans vos contacts Yousign;
Cliquez sur “Sauvegarder”,
Faites glisser les champs de signature dont vous avez besoin sur votre document.
Une fois tous vos signataires et champs ajoutés (paraphes, mentions etc.) vous pouvez cliquer sur “Suivant” pour passer à l’étape des paramètres des invitations à signer.
2.2 : Paramétrer les futures invitations à signer
A cette étape, vous configurez les invitations à signer qui seront générées à partir du formulaire. Vous pouvez :
Personnalisez le nom des futures invitations à signer (générées par le formulaire),
👉 Dans l’exemple du contrat de travail, nous pourrions nommer les futures invitations à signer avec un suffixe pour les retrouver plus facilement dans le tableau de bord :
A chaque soumission de formulaire, l’invitation générée se nommera automatiquement “Contrat de travail - Bellenger” pour un futur employé qui porte le nom de famille Bellenger, “Contrat de travail - Martin” pour un futur employé qui porte le nom de famille Martin etc.
Ajoutez un message personnalisé (si nécessaire),
Ajustez les dates d’expiration et de rappels automatiques,
Choisissez d’appliquer (ou non) une expérience personnalisée,
Cliquez sur “Suivant” pour passer à la dernière étape.
Etape 3 : Configurer le formulaire
Cette dernière étape est la plus importante car elle vous permet de configurer les questions et le format des réponses attendues pour aider les répondants à compléter le formulaire.
La différence entre un répondant et un signataire
Un répondant est la personne responsable de remplir les informations dans le formulaire.
Un signataire est une personne qui sera invitée à signer le document généré une fois le formulaire complété.
Un répondant peut être (ou non) un signataire du document.
Un signataire peut être (ou non) un répondant.
👉 Dans l’exemple du contrat de travail, nous pourrions avoir 3 répondants :
Le futur employé (qui est également signataire)
Le manager du futur employé (qui n’est pas signataire)
Le directeur des ressources humaines (qui n’est pas signataire)
Et un signataire qui n’est pas répondant :
Le directeur général qui est uniquement signataire (il/elle ne remplira pas de formulaire)
Choix entre un formulaire à répondant unique ou multi-répondants
Tout d’abord, déterminez le nombre de personnes qui doivent remplir des informations pour éditer le document (de 1 à 5 personnes).
Répondant unique : lorsqu’une seule personne doit remplir les informations nécessaires à la génération du document.
Multi-répondants : lorsque plusieurs personnes doivent remplir les informations nécessaires à la génération du document (de 2 à 5 personnes).
Rappel : ces personnes peuvent être ou non les signataires du document.
Particularité dans le cas d’un formulaire multi-répondants
Si vous devez collecter des informations auprès de plusieurs personnes pour générer votre document :
Commencez par choisir qui doit renseigner les informations relatives à quelles variables,
👉 Dans l’exemple du contrat de travail :
Les données relatives au futur employé seraient attribuées au futur employé tel que son prénom, son nom, son adresse etc.
Les données relatives aux missions pourraient être attribuées au manager
Les données relatives à la date de prise de fonction et au salaire pourraient être complétées par le directeur des ressources humaines.
Nous aurions alors ensuite trois formulaires à éditer.
Cliquez ensuite sur “Suivant”, vous éditez le premier formulaire : vous aurez autant de formulaires à configurer que de répondants.
3.1 : Editer les variables
Toutes les variables associées au répondant s’affichent à gauche de votre écran, et vous pouvez visualiser votre document type dans la partie droite de votre écran pour plus de contexte.
Cliquez sur “Modifier” à côté du titre pour changer le titre du formulaire et ajouter une description si besoin,
Cliquez ensuite sur “Modifier” à côté de chaque variable :
Renseignez la question qu’il faut poser pour collecter la variable,
Sélectionnez le format de la réponse souhaité (pour éviter les erreurs) entre réponse courte, réponse longue, date, e-mail, téléphone et liste déroulante,
Ajoutez si besoin une suggestion de réponse,
Ajouter si besoin une description,
Indiquez si la question est facultative ou non.
Recommencez ces actions pour chaque variable,
Prévisualisez le formulaire en cliquant sur “Aperçu du formulaire”
3.2 : Configurer les coordonnées du signataire
Si le répondant est lui-même signataire du document (ou s’il doit renseigner les informations d’un signataire), une section supplémentaire s’affiche. Cette section servira à collecter les informations relatives au signataire afin de lui envoyer une invitation à signer le document une fois le document généré (prénom, nom de famille, e-mail et téléphone portable).
Vous pouvez activer le remplissage automatique des informations nécessaires et les lier à des variables préalablement présentes sur le document type pour éviter la double saisie au répondant.
Attention : les variables liées doivent avoir le bon format (réponse courte pour le prénom et nom, format e-mail pour l’e-mail, format téléphone pour le téléphone portable) et ne doivent pas être facultatives.
3.3 : Configurer la page de succès
Une fois le formulaire complété par le répondant une page de succès s’affiche. Vous pouvez la modifier avec un titre et un message personnalisé.
Une fois le formulaire et la page de succès configurés, cliquez sur “Suivant” en haut à droite, recommencez ces actions pour chaque formulaire (uniquement dans le cas d’un formulaire multi-répondants) puis passez au paramétrage du formulaire.
3.4 : Paramétrer le formulaire
Une fois le ou les formulaires édités, configurez les paramètres en fonction de vos besoins :
Renseignez un nom (pour le retrouver dans votre tableau de bord Formulaires),
Autorisez ou non le téléchargement du document type par vos répondants (cette option est utile pour donner plus de contexte au répondant lors du remplissage du formulaire),
Uniquement pour les formulaires à répondant unique : choisissez la visibilité à donner à votre formulaire entre public (pour le partager avec un lien pour une utilisation externe) ou privé (complétion possible uniquement par un utilisateur de votre organisation sur Yousign, pour une utilisation interne),
Choisissez ensuite si vous préférez revoir le document une fois le document généré ou déclencher automatiquement l’envoi pour signature aux signataires,
Ajoutez des personnes à notifier une fois le formulaire complété et le document généré.
Bravo, vous avez fini de créer un formulaire, maintenant utilisez-le pour générer en un clin d’œil tous vos documents récurrents.
Dupliquer un formulaire
La duplication d'un formulaire permet de copier un formulaire existant et d'y apporter des modifications sans éditer l'original.
Pour dupliquer un formulaire :
Accédez à la page Formulaires.
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Cliquez sur "Dupliquer le formulaire".
Votre formulaire dupliqué sera nommé "Copie de (nom du formulaire original)" et apparaîtra en haut de votre liste de formulaires en statut Pause.
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Vous pouvez dupliquer tous les formulaires, quel que soit leur statut.
Le formulaire dupliqué sera automatiquement mis en pause, même si le formulaire original est actif, afin que vous puissiez le modifier selon vos besoins.
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