📖 Sommaire
Voici comment créer votre première invitation à signer directement depuis HubSpot :
Avant de commencer, assurez-vous d’avoir installé et configuré l’intégration. Si ce n’est pas le cas, consultez notre article dédié pour en savoir plus.
Créer une nouvelle Invitation à Signer
Dans la carte d'intégration Yousign, cliquez sur Nouvelle invitation à signer.
Vous avez deux options :
Utiliser un modèle Yousign — Les modèles sont des invitations préconfigurées qui vous font gagner du temps. Sélectionnez simplement le modèle souhaité. En savoir plus sur les modèles.
Créer l’invitation de zéro — Si vous ne souhaitez pas utiliser de modèle, laissez l’option "Aucun modèle" sélectionnée.
L’usage d’un modèle est idéal si vous envoyez régulièrement le même type de documents à signer.
Si vous avez accès à plusieurs espaces de travail dans Yousign, sélectionnez celui dans lequel vous souhaitez créer l’invitation.
Cliquez ensuite sur Suivant : le formulaire de création de l’invitation s’affichera.
Invitation créée depuis un modèle
Documents
La première section affiche les documents inclus dans le modèle. Si vous souhaitez ajouter d’autres documents à l'invitation, vous pouvez les télécharger plus tard lors de la finalisation de l'invitation dans Yousign.
Signataires
Si le modèle contient des signataires modifiables, ils s’affichent automatiquement.
Vous pouvez les associer à des contacts HubSpot en les sélectionnant dans le champ Informations du signataire.
Besoin d’ajouter d’autres signataires ? Cliquez sur Ajouter des signataires.
Seuls les contacts HubSpot disposant d’un prénom, nom et adresse email apparaissent dans les options à sélectionner.
Champs de texte
Si le modèle contient des champs de texte vides en lecture seule, ils apparaîtront dans une section dédiée.
Vous pourrez les compléter manuellement depuis la carte de l’intégration, ou plus tard dans Yousign.
Invitation créée sans modèle
Sélectionner les documents
Cliquez sur Sélectionner les documents pour ajouter un ou plusieurs documents à l'invitation à signer.
Vous pouvez choisir des documents à partir de deux sources:
Pièces jointes associées à l'enregistrement HubSpot : Ces fichiers sont généralement situés dans la colonne de droite de la page. Ils doivent être au format .pdf ou .docx pour pouvoir être sélectionnés.
Devis associés à l'enregistrement (uniquement pour les enregistrements de transactions) : Ces devis doivent être au format Publié pour pouvoir être sélectionnés.
Si vous souhaitez ajouter un nouveau document à l'invitation qui n'est pas dans l'enregistrement HubSpot, vous pouvez le télécharger plus tard lors de la finalisation de l'invitation dans Yousign. À ce stade, il est impossible de télécharger un document directement depuis la carte Yousign.
Les documents sélectionnés sont ajoutés par défaut en tant que documents de signature, mais vous pouvez choisir de les transformer en pièces jointes de l'invitation à signer en cliquant sur Convertir en pièce jointe.
Sélectionner les signataires
Ajoutez un ou plusieurs contacts HubSpot comme signataires :
Les contacts associés à la fiche d’information HubSpot sont automatiquement ajoutés en tant que signataires. Vous pouvez les supprimer en cliquant sur le bouton “X”.
Vous pouvez ajouter d'autres signataires en cliquant sur Ajouter des signataires. Vous pouvez les associer à des contacts HubSpot en les sélectionnant dans le champ Informations du signataire.
Vous pouvez également ajouter des signataires qui ne sont pas des contacts HubSpot lors de la finalisation de l'invitation plus tard dans Yousign.
Finaliser et envoyer l'invitation à signer dans l'application Yousign
Une fois que vous avez rempli le formulaire, cliquez sur Créer l'invitation à signer.
Vous avez maintenant deux options :
Quitter et continuer plus tard : Vous pouvez revenir plus tard à l'enregistrement HubSpot pour terminer et envoyer l'invitation.
Terminer et envoyer immédiatement : Cliquez sur Continuer sur Yousign pour finaliser et envoyer l'invitation à signer.
Une nouvelle page s'ouvrira, vous redirigeant vers Yousign.
Si vous n'êtes pas déjà connecté, il vous sera demandé de vous connecter à votre compte Yousign d'abord.
Une fois connecté, vous serez directement dirigé vers la page de préparation du document pour votre invitation à signer.
Ici, vous devez placer les champs de signature sur le document pour chaque signataire et apporter les ajustements nécessaires à l'invitation.
Ensuite, cliquez sur Suivant pour examiner et configurer les paramètres de l'invitation.
Une fois tout configuré, cliquez sur Envoyer pour envoyer l'invitation à signer.
Félicitations ! Votre invitation à signer est maintenant envoyée ! Vous pourrez suivre son état directement depuis l'enregistrement HubSpot.
👉 Découvrez comment suivre vos invitation à signer HubSpot dans notre article dédié.