📖 Sommaire
Afin de simplifier la gestion des documents réutilisables, Modèles et Formulaires sont regroupés sous Modèles dans le menu principal. Lorsque vous ouvrez Modèles, vous pouvez utiliser le bouton de bascule en haut de la page pour passer de Modèles à Formulaires.
Depuis la vue Formulaires, vous pouvez accéder à tous les formulaires créés par vous et votre équipe.
Le Propriétaire, les Administrateurs et les Membres de votre organisation peuvent créer et modifier des formulaires.
Sur la ligne du formulaire que vous souhaitez utiliser, cliquez sur Partager pour le remplir ou inviter d’autres personnes à le compléter.
Un formulaire ne peut être utilisé que s’il est au statut Actif. Son fonctionnement dépend ensuite de son type :
Formulaire à répondant unique
Formulaire à répondants multiples
Partager un formulaire à répondant unique
Un formulaire à répondant unique permet à une seule personne de renseigner toutes les informations nécessaires pour générer le document.
Vous pouvez identifier ce type sous le nom du formulaire dans la vue Formulaires. Par exemple, si un formulaire s’appelle « Copie du modèle NDA », le type apparaît juste en dessous du nom.
Pour utiliser un formulaire à répondant unique:
Si vous souhaitez le remplir vous-même :
Passez à la vue Formulaires à l’aide du bouton de bascule.
Cliquez sur … (trois points) sur la ligne du formulaire.
Cliquez sur Remplir le formulaire.
Si vous souhaitez que quelqu’un d’autre le complète :
Passez à la vue Formulaires.
Cliquez sur Partager sur la ligne du formulaire.
Choisissez comment partager le formulaire :
Par email : saisissez l’adresse email du répondant.
Par lien : copiez le lien du formulaire et partagez-le.
Si vous invitez le répondant par email, il recevra automatiquement un email l’invitant à compléter le formulaire.
Si vous partagez le lien, le répondant aura un accès direct au formulaire. Vous pouvez publier ce lien sur votre site web ou le convertir en QR code si nécessaire.
Remarque : si le formulaire est privé, le répondant devra s’authentifier sur Yousign avant d’y accéder, que le formulaire soit partagé par email ou via un lien.
Une fois le formulaire complété, votre document est automatiquement généré et prêt à être signé.
Partager un formulaire à répondants multiples
Un formulaire à répondants multiples permet de collecter des informations auprès de plusieurs personnes afin de remplir automatiquement le document.
Pour partager un formulaire à répondants multiples:
Allez dans Modèles.
Passez à la vue Formulaires.
Cliquez sur Partager sur la ligne du formulaire que vous souhaitez utiliser.
Saisissez les adresses email des répondants. (Cela est nécessaire pour que chaque répondant reçoive sa propre copie du formulaire.)
Cliquez sur Partager.
Les répondants recevront automatiquement un email les invitant à compléter leur formulaire respectif.
Vous serez ensuite redirigé vers une invitation à signer avec le statut Collecte de données en cours, où vous pourrez :
Suivre la progression de la collecte des données
Envoyer des rappels aux répondants si nécessaire
Pour suivre les formulaires à répondants multiples déjà partagés
Passez à la vue Formulaires.
Cliquez sur la ligne du formulaire que vous souhaitez suivre.
Vous verrez la liste des formulaires qui ont été partagés.
Pour afficher plus de détails sur un formulaire partagé, cliquez sur l’entrée correspondante dans la liste.