📖 Sommaire
Les propriétés personnalisées permettent à votre organisation d’ajouter des métadonnées structurées aux invitations à signer, telles que le type de document, le nom d’un département ou une référence de dossier. Une fois configurées par un administrateur, ces propriétés apparaissent automatiquement lors de la préparation d’une invitation à signer, ce qui facilite la catégorisation, le suivi et la recherche de vos invitations.
Prérequis
Plan : Pro ou Scale
Pour créer et gérer les propriétés personnalisées : rôle Administrateur ou Propriétaire
Configurer les propriétés personnalisées
Les propriétés personnalisées sont gérées au niveau de l’organisation. Tout administrateur ou propriétaire peut les créer, modifier ou supprimer depuis les Paramètres de l’organisation.
Créer une propriété personnalisée
Allez dans Paramètres > Paramètres de signature > Gérer les propriétés personnalisées.
Cliquez sur Ajouter une propriété personnalisée.
Sélectionnez un type de champ :
Texte : un champ libre où l’utilisateur peut saisir n’importe quelle valeur (ex. : numéro de référence ou identifiant de dossier).
Sélection simple ou multiple : une liste d’options prédéfinies que l’utilisateur peut choisir (ex. : « Devis », « Contrat », « Amendement »).
Saisissez un nom pour la propriété (ex. : « Type de document », « ID de dossier »).
Pour les propriétés sous forme de liste, ajoutez les options disponibles. Vous pouvez les réorganiser par glisser-déposer.
Choisissez si la propriété est obligatoire ou optionnelle :
Obligatoire : l’utilisateur doit remplir ce champ avant d’envoyer l’invitation.
Optionnelle : l’utilisateur peut laisser le champ vide.
Optionnellement, définissez une valeur par défaut, qui sera pré-remplie automatiquement sur les nouvelles invitations.
Choisissez la portée :
Toute l’organisation : la propriété apparaît sur les invitations dans tous les espaces de travail.
Espaces de travail spécifiques : la propriété n’apparaît que dans les espaces de travail sélectionnés.
Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : le type de champ (texte ou liste déroulante) ne peut pas être modifié après la création de la propriété.
Modifier une propriété personnalisée
Vous pouvez mettre à jour le nom, les options, le caractère obligatoire, la portée ou la valeur par défaut d’une propriété à tout moment.
Allez dans Paramètres > Paramètres de signature > Gérer les propriétés personnalisées.
Cliquez sur l’icône stylo de la propriété à modifier.
Apportez vos modifications et cliquez sur Enregistrer.
Les changements s’appliquent à toutes les nouvelles invitations à signer. Pour les propriétés sous forme de liste, si vous renommez ou supprimez une option, les invitations existantes utilisant cette option seront mises à jour en conséquence.
Supprimer une propriété personnalisée
Allez dans Paramètres > Paramètres de signature > Gérer les propriétés personnalisées.
Cliquez sur l’icône corbeille de la propriété à supprimer.
Confirmez la suppression.
Remarque : La suppression d’une propriété la retire définitivement de toutes les invitations à signer, y compris celles déjà envoyées. Les valeurs enregistrées seront perdues.
Remplir les propriétés personnalisées sur une invitation
Lorsque les propriétés personnalisées sont configurées pour votre organisation, elles apparaissent à l’étape Paramètres lors de la préparation d’une invitation à signer.
Lors de la préparation d’une invitation, allez à l’étape Paramètres.
Repérez la section Propriétés personnalisées, qui liste tous les champs applicables.
Remplissez chaque propriété :
Champs texte : saisissez votre valeur directement.
Champs liste déroulante : sélectionnez une option dans la liste.
Les champs obligatoires sont indiqués : vous devez les remplir pour pouvoir envoyer l’invitation.
Passez à l’étape suivante et envoyez votre invitation normalement.
Remarque : pour les champs liste déroulante, seules les options prédéfinies peuvent être sélectionnées. Si une nouvelle option est nécessaire, demandez à un administrateur de mettre à jour la propriété.
Modèles et formulaires
Si votre organisation utilise des modèles ou des formulaires, un administrateur peut pré-remplir les propriétés personnalisées directement dans le modèle ou le formulaire. Lorsque vous créez une invitation depuis un modèle ou un formulaire, ces valeurs sont reprises automatiquement, mais vous pouvez encore les modifier avant l’envoi.
Envoi en masse
Pour un envoi en masse, les propriétés personnalisées sont définies lors de l’étape de préparation. Les mêmes valeurs sont appliquées à toutes les invitations créées par cet envoi.
Consulter et utiliser les propriétés personnalisées
Sur la page de détail d’une invitation
Les valeurs des propriétés personnalisées sont visibles sur la page de détail de chaque invitation.
Filtrer vos invitations
Vous pouvez filtrer la liste des invitations par valeurs de propriétés personnalisées pour retrouver rapidement ce que vous cherchez.
Allez dans Signatures et ouvrez le panneau de filtres.
Sélectionnez une propriété personnalisée comme critère de filtre :
Propriétés liste déroulante : choisissez une ou plusieurs valeurs.
Propriétés texte : saisissez un terme de recherche.
Combinez avec d’autres filtres (statut, date, expéditeur) si nécessaire.
Exporter avec les propriétés personnalisées
Lors de l’export des invitations, chaque propriété apparaît dans une colonne distincte. Les cellules vides restent vides dans le fichier exporté.
FAQ
Quelle est la différence entre propriétés personnalisées et labels ?
Les labels sont des étiquettes libres et flexibles que chacun peut créer pour organiser ses propres invitations. Les propriétés personnalisées sont des champs structurés définis par un administrateur, avec un nom fixe, un type précis (texte ou liste déroulante) et éventuellement obligatoires. Utilisez les labels pour une organisation personnelle et les propriétés personnalisées pour des données partagées et cohérentes au sein de votre équipe.
Qui peut créer et gérer les propriétés personnalisées ?
Seuls les administrateurs et les propriétaires peuvent créer, modifier ou supprimer les propriétés dans les Paramètres de l’organisation.
Peut-on utiliser le même nom de propriété deux fois ?
Oui. Cependant, il est recommandé d’utiliser des noms distincts et explicites pour éviter toute confusion.
Que se passe-t-il si je suis dans un espace de travail qui n’a pas accès à une propriété ?
Les propriétés limitées à certains espaces de travail apparaissent uniquement dans ces espaces. Si une propriété n’est pas pertinente pour votre espace de travail, elle ne sera pas affichée.
Puis-je envoyer une invitation si une propriété obligatoire est vide ?
Non. Si une propriété obligatoire est manquante, l’invitation ne peut pas être envoyée. Un message d’erreur indiquera quels champs doivent être remplis.
Que deviennent mes propriétés personnalisées si mon plan est rétrogradé en dessous de Pro ?
Vous ne pourrez plus créer, modifier ou supprimer des propriétés personnalisées. La section des propriétés personnalisées sera masquée lors de la préparation des invitations. Cependant, les valeurs déjà enregistrées restent visibles dans les pages de détail, les filtres et les exports.