📖 Sommaire
Vous pouvez demander aux signataires de fournir des documents avant la signature, comme un permis de conduire, une attestation d’assurance ou toutes autres pièces justificatives à joindre au contrat. Suivez cet article pour savoir comment procéder.
Pourquoi collecter des documents auprès des signataires ?
Les documents à collecter vous permettent de demander aux signataires d’importer des documents avant de passer à l’étape de signature. Cela vous permet de récupérer facilement des pièces justificatives à joindre au contrat, directement via l'application Yousign. Ces documents peuvent être :
Un RIB
Une pièce d'identité
Un justificatif de domicile
Une facture
Un formulaire de consentement
Et d'autres documents
Le propriétaire du compte, les administrateurs et les membres ayant souscrit aux plans Pro et Scale peuvent inviter un signataire à importer des documents.
Comment demander à vos signataires d'importer des documents ?
Vous pouvez demander aux signataires d'importer des documents lors de la création d'une invitation à signer :
Après avoir déposé un document sur la page de création d'une invitation à signer,
Attention : vous devez ajouter au moins un signataire avant de pouvoir demander l'import d'un document.
Cliquez sur "Collecter un document" dans la section "Documents à collecter" dans la partie gauche de la page,
Saisissez le type de document que vous souhaitez collecter, par exemple : Carte d'identité ou justificatif de domicile,
Définissez le ou les signataire(s) qui doivent importer le document en cochant la case située à côté de leurs noms. Vous devez sélectionner au moins un signataire par document,
Par défaut, l'import du document est obligatoire. Vous pouvez le rendre facultatif en décochant le bouton "Obligatoire", qui devient gris,
Cliquez sur "Enregistrer",
Vous pouvez modifier le document à collecter en cliquant sur l'icône "Crayon" à droite du nom du document.
Vous pouvez demander jusqu'à 10 documents par invitation à signer.
Impact sur vos signataires
Lorsque les signataires consultent votre invitation à signer, ils sont invités à importer leurs documents avant de passer à la signature.
À noter :
Les signataires ne pourront pas voir les documents importés par d'autres signataires.
Ils peuvent importer des documents au format PDF, JPG et PNG.
La taille maximale autorisée par document est de 25 Mo.
Si l'import du document est obligatoire, les signataires ne pourront pas passer à l'étape de la signature sans avoir effectué l'action requise.
Si vous souhaitez envoyer à vos signataires un guide étape par étape pour signer et télécharger des documents, vous pouvez leur envoyer cet article dédié.
Télécharger les documents collectés
Une fois que votre signataire a importé ses documents, vous pouvez télécharger l’ensemble des documents signés et collectés, ou bien uniquement les documents importés par un même signataire.
Pour récupérer et télécharger les documents d'un signataire, le statut du signataire doit être "Signé".
Pour télécharger l’ensemble des documents signés et collectés :
Une fois que votre invitation à signer est complétée, les documents collectés seront également inclus dans le fichier zip final.
Accédez à la page de détails de l'invitation,
Cliquez sur "Télécharger les documents" en haut à droite de la page,
Les documents signés et collectés seront téléchargés sous un même fichier.
Pour télécharger uniquement les documents collectés par signataire :
Accédez à la page de détails de l'invitation,
Cliquez sur "documents" à côté du nom du signataire pour ne télécharger que ses documents.
Pour télécharger un seul document importé par le signataire, cliquez sur le bouton "Télécharger" à côté du document individuel que vous souhaitez télécharger.
Pour télécharger l'ensemble des documents importés par le signataire, cliquez sur "Tout télécharger".
