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Scopri i firmatari
Desideri che i tuoi documenti siano firmati da una o più persone? Per farlo, aggiungi facilmente firmatari alle tue richieste di firma, modelli e moduli seguendo questa guida.
Scopri i firmatari
Hai la possibilità di aggiungere firmatari alle tue richieste di firma per far sì che firmino i documenti.
Un firmatario è responsabile della firma della tua richiesta di firma. Se necessario, puoi anche chiedere a un firmatario di:
Completare il documento o copiare un testo con un campo di inserimento di testo
Spuntare o deselezionare una casella di controllo
Scegliere un'opzione con pulsanti di opzione
Aggiungere una nota
Tutti i documenti contenuti nelle tue richieste di firma sono visibili e firmati elettronicamente da tutti i firmatari aggiunti alla richiesta di firma.
Aggiungi Firmatari
Quando prepari la tua richiesta di firma, puoi aggiungere fino a 100 firmatari. Per farlo:
Fai clic su "Aggiungi un firmatario" nella scheda Firmatari,
Aggiungi la persona che desideri:
Se fa parte dei tuoi contatti, utilizza la barra di ricerca per selezionarla,
Se non fa parte dei tuoi contatti, fai clic su "Crea", inserisci le sue informazioni e fai clic su "Aggiungi",
Trascina i campi necessari nel tuo documento (che appaiono sotto il nome del firmatario):
Nota: Devi trascinare almeno uno di questi campi sui tuoi documenti per ogni firmatario.
Se necessario, ripeti queste azioni per aggiungere fino a 100 firmatari per richiesta.
La stessa persona può approvare una richiesta di firma (come approvatore) e firmare un documento (come firmatario). È necessario aggiungerla sia come approvatore che come firmatario.
Invita Più Firmatari
Quando invii una richiesta di firma a più firmatari, tutti i documenti sono firmati elettronicamente da tutti i firmatari, anche se non aggiungi campi firma a determinati documenti o pagine.
Se un documento deve essere firmato solo da alcuni firmatari o da firmatari diversi, è necessario creare una richiesta di firma separata.
Posso usare lo stesso indirizzo email per più firmatari?
Tecnicamente sì, è possibile avere due firmatari che utilizzano lo stesso indirizzo email. Tuttavia lo sconsigliamo, sia per questioni legali che pratiche. Il modo migliore per evitare confusione o eventuali complicazioni legali è utilizzare indirizzi email e numeri di telefono distinti per ciascun firmatario.
Perché è importante usare dati diversi per ciascun firmatario:
Se due firmatari condividono lo stesso indirizzo email, può risultare difficile dimostrare che le firme provengono da individui diversi, compromettendo la validità legale del documento firmato.
Per garantire che la firma elettronica sia valida e legalmente vincolante, devono essere soddisfatti i seguenti criteri:
Identificazione del firmatario
Prova tangibile del consenso del firmatario
Garanzia dell'integrità del documento, assicurando che il suo contenuto rimanga invariato nel tempo.
Per ulteriori dettagli, consulta il nostro articolo: La firma elettronica: cos’è?
E qualora non fosse possibile fare altrimenti?
Se non hai alternative e due firmatari devono necessariamente usare lo stesso indirizzo email, ti consigliamo di attivare la verifica via SMS per entrambi, assicurandoti che utilizzino numeri di telefono diversi. Questa verifica extra permette di distinguere chiaramente i firmatari e rafforza la validità legale del documento firmato.
Gestisci i Firmatari
Puoi ordinare, modificare, sostituire o eliminare i firmatari dalle tue richieste di firma.
Decidere l’ordine dei destinatari
Nel caso di due o più destinatari (firmatari e/o approvatori), puoi decidere in quale ordine è richiesto il loro intervento sulla tua richiesta di firma.
Quando definisci un ordine, vengono inclusi tutti i destinatari, sia firmatari che approvatori.
Ordine di firma semplice (uno dopo l’altro)
Se vuoi che i destinatari intervengano uno dopo l’altro:
Nella sezione Firmatari, attiva “Imposta un ordine di firma”.
Trascina i firmatari per sistemarli nell’ordine desiderato.
I destinatari saranno invitati nell’ordine da te definito:
Se imposti solo un ordine di firma, i firmatari saranno invitati uno dopo l’altro.
Se ci sono approvatori e hai attivato “Imposta un ordine di approvazione”, gli approvatori saranno invitati per primi in ordine.
Quando gli approvatori avranno completato l’azione richiesta, i firmatari saranno invitati nell’ordine che hai stabilito.
Ordine destinatari personalizzato (fasi con più destinatari)
Se è necessario invitare più destinatari allo stesso tempo all’interno di un workflow ordinato, attiva “Ordine dei destinatari personalizzato”.
In questo modo puoi organizzare i destinatari suddividendoli in diverse fasi.
A ogni destinatario viene assegnato un numero:
I destinatari con lo stesso numero saranno invitati nello stesso momento.
Il numero successivo rappresenta la fase seguente
La richiesta di firma passa alla fase successiva solo quando tutti i destinatari della fase corrente hanno completato l’azione richiesta.
Esempio
Fase 1: Destinatario A (approvatore) e Destinatario B (approvatore) invitati contemporaneamente
Fase 2: Destinatario C (firmatario) invitato dopo che tutti i destinatari della Fase 1 hanno completato l’azione richiesta
Importante: Per la Firma Elettronica Qualificata (FEQ):
I firmatari devono essere invitati uno dopo l’altro
Non è possibile inserire più destinatari nella stessa fase
Sostituisci un Firmatario
Puoi sostituire un firmatario con un altro contatto o crearne uno nuovo, mantenendo tutti i campi precedentemente associati a quel firmatario. Per farlo:
Fai clic su "..." a destra del suo nome,
Fai clic su "Sostituisci questo firmatario",
Scegli un nuovo firmatario dalla tua rubrica, o creane uno nuovo,
Conferma cliccando su "Aggiorna firmatario".
Sostituendo un firmatario, tutti i campi trascinati in precedenza saranno automaticamente associati al nuovo firmatario.
Modifica un Firmatario
Per modificare le informazioni di un firmatario:
Fai clic su "..." a destra del suo nome,
Fai clic su "Modifica questo firmatario",
Modifica le sue informazioni nella finestra che si apre (nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono e lingua),
Conferma cliccando su "Aggiorna firmatario".
Se desideri cambiare completamente l'identità del firmatario, preferisci l'opzione "Sostituisci questo firmatario" per scegliere uno dei tuoi contatti.
Rimuovi un Firmatario
Per rimuovere un firmatario:
Fai clic su "..." a destra del suo nome,
Fai clic su "Elimina questo firmatario",
Monitorare le Firme
Una volta inviata la richiesta di firma, i firmatari saranno invitati via e-mail a firmare. La richiesta di firma sarà nello stato "In corso".
Puoi ricordare ai firmatari:
Cliccando su "Invia promemoria" nella pagina dettagliata della tua richiesta di firma
Fornendo loro il link di firma (uno per firmatario) disponibile nella pagina dettagliata della tua richiesta di firma.
Modifica delle Informazioni dopo l'Invio della Richiesta di Firma
Se ti accorgi che le informazioni di un firmatario sono errate dopo l'invio di una richiesta di firma, puoi modificarle facilmente senza dover creare una nuova richiesta di firma.
Puoi modificare:
Il nome e cognome del firmatario
L'indirizzo e-mail del firmatario (in questo caso solo: verrà loro inviata una nuova e-mail di richiesta di firma)
Il numero di telefono del firmatario
La lingua del firmatario
Il metodo di autenticazione del firmatario (solo per il livello di Firma Elettronica Semplice)
Accedi alla pagina della richiesta di firma pertinente:
Fai clic sul nome della tua richiesta di firma sulla tua bacheca Richieste di firma,
Fai clic su "..." a destra del nome del firmatario,
Fai clic su "Modifica",
Modifica le informazioni desiderate,
Conferma cliccando su "Aggiorna" per salvare le modifiche.
Nota: Non puoi modificare le informazioni di un firmatario dopo che l'invito è stato firmato.