📖 Indice
Puoi importare e salvare i contatti in Yousign per preparare le tue richieste di firma, modelli e moduli in modo più efficiente.
Scopri i Contatti
Per evitare di dover inserire le informazioni dei destinatari ogni volta che crei una nuova richiesta di firma, modello o modulo, Yousign ti consente di salvarli in una lista di contatti.
Aggiungere dei contatti ti permetterà di selezionare i tuoi destinatari (approvatori, firmatari, copia destinatari) con un solo click durante la preparazione dei tuoi documenti.
È importante distinguere tra contatti e utenti.
Gli utenti hanno accesso al tuo spazio Yousign (e sono associati a una licenza) e possono creare richieste di firma.
I contatti non hanno accesso al tuo spazio Yousign e possono essere invitati solo ad approvare, firmare o seguire se un utente della tua organizzazione li invita a un documento specifico.
I tuoi contatti possono essere i tuoi clienti o dipendenti, mentre gli utenti sono più spesso colleghi.
Aggiungi Contatti
Per aggiungere contatti, puoi farlo in diversi modi:
Opzione 1: Aggiungi un contatto dalla pagina dei Contatti. Puoi aggiungere i contatti uno per uno dalla pagina dei Contatti: Accedi alla pagina dei Contatti.
Clicca sul pulsante verde "Aggiungi un contatto" in alto a destra.
Se la tua organizzazione utilizza più spazi di lavoro, scegli tra due opzioni:
Condividi il contatto con tutta la tua organizzazione.
Condividi il contatto con un solo spazio di lavoro (e selezionalo).
Compila i seguenti campi (sono obbligatori):
Nome
Cognome
Indirizzo email
Scegli la lingua del contatto tra francese, inglese, tedesco, italiano, spagnolo, polacco e olandese (così che ricevano comunicazioni nella loro lingua, che potrebbe essere diversa dalla tua).
Aggiungi altri campi opzionali per trovarli più facilmente in seguito:
Numero di telefono (sono accettati numeri stranieri)
Titolo di lavoro
Nome dell'azienda
Indirizzo
Codice postale
Città
Paese
Clicca su "Salva".
Opzione 2: Importa Contatti da un CSV Puoi anche importare in blocco un elenco di contatti da un file CSV:
Accedi alla pagina dei Contatti.
Clicca sul pulsante bianco "Importa da CSV" in alto a destra.
Prepara il tuo documento CSV al di fuori dell'applicazione Yousign:
Rispetta l'ordine delle colonne (vedi sotto).
Compila almeno le prime 3 colonne (sono obbligatorie).
Delimita le colonne con virgole (i punti e virgola non sono accettati).
Non aggiungere un contatto alla riga 1 (non sarà importato; la prima riga deve contenere i nomi delle colonne).
Fornisci i numeri di telefono nel formato E164, con il simbolo "+" e il codice del paese (tutti i paesi sono supportati). Esempio: +33612345678
Importa un documento CSV di meno di 500 KB (circa 5000 contatti).
I duplicati non vengono gestiti automaticamente dall'applicazione (tutti i contatti verranno importati). Puoi anche scaricare un modello CSV.
Una volta che il tuo CSV è pronto, trascinalo o premi "+" per importarlo.
Verifica se i dati corrispondono nell'anteprima (se no, clicca su "Annulla" e importa un nuovo CSV).
Clicca su "Importa X contatti".
Con l'importazione, i contatti saranno automaticamente condivisi con tutta la tua organizzazione. Se vuoi condividerli con un solo spazio di lavoro, dovrai modificarli uno per uno. Con l'importazione, non puoi importare in blocco le seguenti informazioni: indirizzo, codice postale, città e paese del contatto.
Opzione 3: Aggiungi un Contatto dalla Preparazione del Documento
Anche se puoi aggiungere i tuoi contatti in anticipo, puoi anche aggiungerli direttamente durante la preparazione dei tuoi documenti:
Aggiungendo un approvatore
Aggiungendo un firmatario
Questo si applica alle inviti di firma, modelli e moduli. Quando aggiungi il destinatario, devi solo spuntare la casella "Salva questo destinatario nella lista dei contatti".
Modifica un Contatto
Modifica un Contatto
Per modificare le informazioni di un contatto già registrato:
Accedi alla pagina dei Contatti.
Clicca su "..." a destra del nome del contatto che vuoi modificare.
Clicca su "Modifica".
Modifica le informazioni del tuo contatto.
Se la tua organizzazione utilizza più spazi di lavoro, puoi modificare l'accesso del contatto:
Condividi il contatto con tutta la tua organizzazione.
Condividi il contatto con uno spazio di lavoro.
Modifica tutte le altre informazioni: Nome, Cognome, Indirizzo email, Lingua del contatto, Numero di telefono, Titolo di lavoro, Nome dell'azienda, Indirizzo, Codice postale, Città, Paese.
Salva le tue modifiche cliccando su "Salva".
Le informazioni modificate del contatto non si applicheranno alle richieste di firma già create (incluse le bozze) e inviate, solo alle tue nuove richieste di firma. Per modificare le informazioni di un firmatario in una richiesta di firma attuale, segui questa guida.
Rimuovi un contatto
Per rimuovere un contatto:
Accedi alla pagina dei Contatti.
Clicca su "..." a destra del nome del contatto che vuoi eliminare.
Clicca su "Cancella".
Durante l'eliminazione, una finestra riepiloga tutte gli inviti a cui il contatto partecipa. Ciò ti consente di evitare di eliminare accidentalmente un contatto se è già coinvolto in un processo.
Conferma l'eliminazione cliccando su "Cancella".
I contatti eliminati possono ancora visualizzare i documenti che hanno firmato.
Per eliminare più contatti contemporaneamente:
Vai alla pagina dei Contatti,
Seleziona le caselle a sinistra dei nomi dei contatti che desideri eliminare o seleziona la casella nella riga dell'intestazione per selezionarli tutti con un solo clic,
Una volta completata la tua selezione, clicca su "Cancella'"
Esporta contatti
Puoi comodamente esportare la tua lista di contatti Yousign in formato CSV, il che può essere utile se hai bisogno di importarli in un altro sistema, come il tuo CRM.
Solo il proprietario dell'account e gli amministratori possono esportare la lista di contatti.
Per esportare una lista di contatti:
Vai alla pagina dei Contatti.
Seleziona i contatti che desideri esportare spuntando le caselle a sinistra del contatto.
Per selezionare tutti i contatti nella pagina corrente, spunta la casella in cima alla lista, accanto a "Nome", e per selezionare tutti i tuoi contatti Yousign, clicca su "Seleziona tutti X contatti".
Clicca su "Esporta X contatti (CSV)".
L'esportazione viene automaticamente scaricata sul tuo computer, includendo diverse colonne:
Nome
Cognome
Indirizzo email
Numero di telefono
Lingua
Titolo di lavoro
Nome dell'azienda
Indirizzo riga 1
Indirizzo riga 2
CAP
Città
Paese