📖 Indice
Se è necessario che lo stesso documento venga firmato da firmatari diversi, è possibile inviarlo per la firma con la funzionalità di Invio Massivo. Ogni richiesta di firma verrà generata automaticamente da un file CSV ed inviata a ciascun firmatario individualmente.
Inizia a creare un Invio Massivo
Per inviare delle richieste di firma in massa, è necessario utilizzare un modello contenente almeno un firmatario modificabile. Questo firmatario verrà automaticamente sostituito dai firmatari elencati uno ad uno nel file CSV precedentemente preparato.
Se non si dispone di un modello attivo con un firmatario modificabile, creane uno prima di iniziare la procedura di invio massivo.
È possibile avviare un invio massivo a partire dalla pagina Firme, dalla pagina Richieste Multiple o dalla pagina Modelli.
L'invio massivo è disponibile nei seguenti piani (e può essere utilizzato da tutti gli utenti dell'account):
Plus (1 invio multiplo al mese)
Pro (10 invii multipli al mese)
Scale (10 invii multipli al mese)
L'invio multiplo non è disponibile nei piani Free e One, o durante il periodo di prova gratuito
Opzione 1 - Dalla pagina Firme:
Clicca sulla freccia a destra del pulsante verde in alto a destra della pagina.
Seleziona "Invio massivo".
Opzione 2 - Dalla pagina Richieste Multiple:
Clicca sul pulsante verde "Richieste Invio Massivo" in alto a destra.
Opzione 3 - Dalla pagina Modelli:
Scegli il modello che si desidera utilizzare.
Clicca su "..." a destra del modello che si desidera utilizzare.
L'opzione comparirà solo se il modello è attivo e ha almeno un firmatario modificabile.
Seleziona "Invio massivo da Modello".
Nota: Non è possibile modificare il modello selezionato durante la preparazione dell'invio massivo. Assicurati che il modello sia già pronto per essere utilizzato prima di creare un invio massivo con esso.
Preparare un Invio massivo
Una volta avviato l'invio massivo, sarà possibile gestire le sue impostazioni:
Scegliere o modificare il modello se necessario (o crearne uno e riprendere l'invio massivo più tardi) dalla barra di ricerca.
Il modello deve essere attivo, includere almeno un firmatario modificabile e con livello di firma elettronica semplice per tutti i firmatari da utilizzare per l'invio massivo. Se uno di questi criteri non è soddisfatto, non sarà possibile utilizzare il modello.
Se necessario, potrai modificare il nome dell'invio massivo. Per impostazione predefinita, l’invio massivo avrà lo stesso nome del modello utilizzato. Questo nome sarà solamente per uso interno e ti aiuterà a ritrovare l’invio nell’applicazione Yousign.
Se necessario, potrai cambiare il nome delle future richieste di firma create con l'invio massivo. Per impostazione predefinita, le stesse verrano rinominate in base al modello utilizzato.
È possibile aggiungere un suffisso, una variabile alla fine del nome della richiesta, corrispondente al nome completo (Nome + Cognome) del firmatario modificabile selezionato.
Se sei presente in più workspace, seleziona quello in cui desideri creare l'invio massivo.
Clicca su "Avvia" in alto a destra della pagina.
Nota: Non è possibile modificare il modello selezionato durante la preparazione dell'invio massivo. Assicurati che il modello sia pronto per essere utilizzato prima di creare un invio massivo.
Caricare il file CSV
A questo punto, è necessario creare un file CSV con delle informazioni sui diversi firmatari:
È possibile scaricare il modello CSV (opzione consigliata).
Oppure, è possibile creare il proprio file CSV.
Creare il file CSV con il modello CSV (opzione consigliata):
Clicca su "Scarica modello CSV."
Per aiutarti a preparare il tuo file CSV, verrà creato automaticamente un modello CSV con le colonne corrispondenti al modello che stai utilizzando.
Aprirlo con un editor di fogli di calcolo come Excel o Google Sheets per completarlo (fuori da Yousign).
Compila tutte le informazioni richieste:
Nome (first_name) obbligatorio
Cognome (last_name) obbligatorio
Indirizzo email (email_address) obbligatorio
Lingua (locale) obbligatoria. Ecco i valori consentiti:
de (per il tedesco)
en (per l'inglese)
es (per lo spagnolo)
fr (per il francese)
it (per l'italiano)
nl (per l'olandese)
pl (per il polacco)
Numero di telefono (phone_number) obbligatorio solo se il metodo di autenticazione del firmatario è un codice SMS. Il formato del numero di telefono deve essere in formato E.164:
[+][codice paese][numero dell'abbonato con il codice regionale]
Il numero può avere un massimo di quindici cifre.
Esempio: +33 6 02 03 04 05
Il file CSV deve contenere al massimo 500 righe (escludendo la prima riga con l'intestazione).
Salvare in formato CSV.
Scegliere separatori virgola o punto e virgola.
Torna su Yousign, caricalo o trascinalo.
Creare il file CSV da soli:
È possibile creare il proprio file CSV (senza utilizzare il modello proposto) in un editor di fogli di calcolo come Excel o Google Sheets, seguendo queste regole:
La prima riga del file CSV deve essere formattata con i nomi delle colonne. Copia i nomi delle colonne attese cliccando sull'icona accanto a ciascuna informazione.
Le colonne seguenti devono essere inserite:
- Nome (placeholdername.first_name) obbligatorio
- Cognome (placeholdername.last_name) obbligatorio
- Indirizzo email (placeholdername.email_address) obbligatorio
- Lingua (placeholdername.locale) obbligatoria. Ecco i valori consentiti:
de (per il tedesco)
en (per l'inglese)
es (per lo spagnolo)
fr (per il francese)
it (per l'italiano)
nl (per l'olandese)
pl (per il polacco)
Numero di telefono (placeholdername.phone_number) obbligatorio solo se il metodo di autenticazione del firmatario è un codice SMS. Il formato del numero di telefono deve essere in formato E.164:
[+][codice paese][numero dell'abbonato con il codice regionale]
Il numero può avere un massimo di quindici cifre.
Esempio: +33 6 02 03 04 05
Il file CSV deve contenere al massimo 500 righe (escludendo la prima riga con l'intestazione).
Il CSV deve contenere tante colonne quanti sono i firmatari segnaposto nel modello. Ad esempio, se hai due firmatari segnaposto, devi aggiungere le colonne sopra per ogni firmatario.
Salva il foglio di calcolo in formato CSV.
Scegli separatori virgola o punto e virgola
Torna su Yousign, importalo o trascinalo.
Verifica il file CSV
Se ci sono errori di formattazione, come una colonna mancante o intestazioni mancanti, sarà necessario caricare nuovamente il file CSV.
Dopo aver importato con successo il tuo file CSV, sarai invitato a ricontrollare le righe importate:
Nella scheda "Errori" (se ce ne sono), vedrai le righe in cui ci sono errori nelle celle. Gli errori possono essere un valore mancante, un carattere non autorizzato, un indirizzo email o numero di telefono non valido, o una lingua non supportata.
Nella scheda "Righe valide", vedrai tutte le righe che sono state interpretate correttamente.
Se il tuo CSV contiene errori, dovrai correggere questi errori nel tuo foglio di calcolo prima di reinserirlo su Yousign cliccando su "Sostituisci".
Una volta che il tuo CSV sarà privo di errori, potrai procedere all'ultimo passo prima di inviare le richieste di firma:
Rivedi le Richieste di Firma
In questa fase finale, vedrai un riepilogo delle richieste di firma che verranno inviate in blocco.
Dovrai ricontrollarle attentamente, poiché non sarà possibile mettere in pausa l'invio o modificare una richiesta di firma in seguito.
Nel caso in cui il modello utilizzato contenga:
Uno o più firmatari ricorrenti,
Uno o più approvatori, One or more followers,
Uno o più follower,
Nota che verranno notificati per ogni richiesta di firma inviata, poiché sono destinatari di ogni richiesta di firma individuale.
In qualità di mittente di questo invio massivo, non sarai notificato di ogni evento su ciascuna richiesta di firma, a differenza dell'invio individuale di una richiesta di firma, per evitare un flusso di email conseguente.
Clicca su "Avanti".
Conferma l'invio cliccando su "Invia".
Monitora le Richieste Multiple
Dopo aver creato il tuo Invio massivo, puoi accedere alla sezione "Richieste Multiple" nel menu "Firme".
In questa pagina, sarà possibile:
Visualizzare l'elenco di tutti gli invii massivi,
Modificare gli invii massivi in bozza (quelli non
Monitorare il progresso di ogni richiesta di firma creata da un invio massivo cliccando su ">": puoi eseguire qualsiasi azione sulle richieste di firma create da un invio multiplo.