📖 Indice
Hai bisogno che le tue richieste di firma siano convalidate da una o più persone? Seguendo questa guida, potrai aggiungere facilmente degli approvatori alle tue richieste di firma, ai tuoi modelli e moduli.
Scopri gli approvatori
Puoi aggiungere degli approvatori alla tua richiesta di firma per convalidare in anticipo:
firmatari,
documenti,
i vari campi presenti nella richiesta (firma, menzioni, ecc.).
Gli approvatori sono disponibili nelle richieste di firma, nei modelli e nei moduli per gli abbonamenti Plus, Pro e Scale.
Un approvatore può approvare o rifiutare la tua richiesta di firma dichiarandone la ragione.
Gli approvatori fanno parte dell’intero workflow di firma. A seconda di come configuri l’ordine dei destinatari, gli verrà richiesto di approvare la richiesta prima dei firmatari, tra un firmatario e l’altro o dopo i firmatari.
Da notare: un destinatario riceve l’invito solo quando il workflow raggiunge la sua fase.
Aggiungi degli approvatori ad una richiesta
Quando crei la tua richiesta di firma, puoi aggiungere fino a 10 approvatori. Per farlo:
Clicca su "Aggiungi un approvatore" nella scheda Approvatori,
Aggiungi l'approvatore:
Se sono tra i tuoi contatti, usa la barra di ricerca per selezionarli,
Se non sono tra i tuoi contatti, clicca su "Crea", compila i loro dettagli e clicca su "Aggiungi un approvatore",
Se necessario, ripeti queste azioni per aggiungere fino a 10 approvatori per richiesta di firma.
Un approvatore può far parte della tua organizzazione o essere un contatto esterno.
La stessa persona può sia approvare una richiesta di firma (come approvatore) che firmare un documento (come firmatario). Questa persona deve essere aggiunta sia come approvatore che come firmatario.
Nota bene: Agli approvatori verrà chiesto solamente di approvare la richiesta di firma e non riceveranno alcuna e-mail che li informerà dei passaggi successivi nel processo di firma. Se necessario, puoi anche aggiungerli come follower per notificarli e dar loro accesso ai documenti una volta firmati.
Gestisci gli approvatori
Puoi ordinare, modificare, sostituire o rimuovere gli approvatori dalla tua richiesta di firma.
Decidere l’ordine dei destinatari (approvatori)
Nel caso di due o più destinatari (approvatori e/o firmatari), puoi decidere in quale ordine è richiesto il loro intervento sulla tua richiesta di firma.
Quando definisci un ordine, vengono inclusi tutti i destinatari, sia approvatori che firmatari.
Ordine semplice (uno dopo l’altro)
Se vuoi che i destinatari intervengano uno dopo l’altro:
Nella sezione Approvatori, attiva “Imposta un ordine di approvazione”
Trascina i destinatari per sistemarli nell’ordine desiderato
Gli approvatori saranno invitati uno dopo l’altro. Una volta che gli approvatori avranno completato l’azione richiesta, i firmatari riceveranno la richiesta nell’ordine che hai stabilito.
Puoi ordinare gli approvatori attivando “Imposta un ordine di approvazione” quando sono presenti più approvatori, quindi definendo il loro ordine.
Se imposti solo l’ordine di firma, verranno ordinati esclusivamente i firmatari, non gli approvatori.
Ordine destinatari personalizzato (fasi con più destinatari)
Se è necessario invitare più destinatari allo stesso tempo all’interno di un workflow ordinato, attiva “Ordine dei destinatari personalizzato”.
In questo modo puoi organizzare l’ordine dei destinatari suddividendoli in diverse fasi.
A ogni destinatario viene assegnato un numero:
I destinatari con lo stesso numero riceveranno la richiesta nello stesso momento.
Il numero successivo rappresenta la fase seguente
Il workflow prosegue solo quando tutti i destinatari della fase corrente hanno completato l’azione richiesta.
Modifica un approvatore
Per modificare i dettagli di un approvatore:
Clicca sui "..." a destra del suo nome,
Clicca su "modifica questo approvatore",
Modifica i dettagli nella finestra che si aprirà (cognome, nome, indirizzo e-mail, numero di telefono e lingua),
Conferma cliccando su "aggiorna approvatore".
Sostituisci e/o elimina un approvatore
Per sostituire un approvatore con un altro:
Clicca sui "..." a destra del nome,
Clicca su "Sostituisci questo approvatore",
Scegli un nuovo approvatore,
Conferma cliccando su "Aggiorna approvatore".
Per rimuovere un approvatore:
Clicca sui "..." a destra del nome,
Clicca su "rimuovi questo approvatore".
È possibile nascondere le informazioni personali del firmatario agli approvatori nelle Impostazioni della firma.
Monitora gli approvatori
Una volta inviata la richiesta di firma, gli approvatori ricevono un’e-mail quando il workflow raggiunge la loro fase.
A seconda dell’ordine dei destinatari, la richiesta di firma avrà diversi stati:
Da approvare (se gli approvatori sono i primi) o
In corso (se gli approvatori sono chiamati in causa durante il processo di firma)
Inviare promemoria
Puoi inviare promemoria agli approvatori quando la loro fase è attiva:
Cliccando su “Invia promemoria” nella pagina dei dettagli della tua richiesta di firma
Inviandogli il link per l’approvazione (uno per approvatore)
Da notare: è possibile inviare un promemoria agli approvatori solo quando la loro fase è in corso. Se devono intervenire successivamente, i promemoria saranno inviati in automatico non appena inizierà la loro fase.
In caso di richiesta di firma approvata
Quando tutti gli approvatori di una determinata fase hanno dato la loro approvazione:
Il workflow passa alla fase successiva
I destinatari successivi (firmatari e/o approvatori) sono invitati in automatico
In caso di una richiesta di firma rifiutata
Se un approvatore rifiuta la richiesta di firma:
Riceverai un’e-mail con la ragione del rifiuto
La richiesta di firma viene subito bloccata
Non verrà inviata a nessun altro destinatario
Lo stato della richiesta di firma cambia in Rifiutata e potrai visualizzare la ragione del rifiuto nella pagina dei dettagli.
