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Hai ricevuto un invito a firmare con la firma elettronica avanzata (FEA), o vuoi saperne di più su come funziona questo livello di firma? In questo articolo, dettagliamo tutti i passaggi necessari per firmare documenti con la firma elettronica avanzata di Yousign:
Lettura dei documenti da firmare
Convalida delle informazioni
Identificazione (verifica del documento di identità)
Autenticazione (invio di un codice unico tramite SMS)
Firma del documento
Nel contesto di un invito a firmare con la firma elettronica avanzata (spesso chiamata FEA), l'identificazione dei firmatari è rafforzata da varie operazioni di verifica del documento di identità e dall'invio di un SMS con un codice unico. Queste operazioni sono necessarie per firmare i documenti e migliorare il valore legale delle firme.
Passo 1: Lettura dei documenti da firmare
Inizia con la revisione dei documenti da firmare:
Nell'invito via email ricevuto, fai clic sul pulsante "Accedi al documento" che ti consente di visualizzare il/i documento/i da firmare.
Assicurati di trovarti in un ambiente ben illuminato e di avere il tuo documento di identificazione fisico e un dispositivo mobile con una fotocamera. Quindi clicca su "Continua".
Clicca su "Inizia".
Sul lato sinistro dello schermo troverai tutti i documenti da firmare e gli allegati eventuali. Una volta che hai esaminato i documenti (fai scorrere verso il basso) e fornito eventuali informazioni aggiuntive richieste (caselle di controllo, testo da copiare, ecc.), fai clic sul pulsante "Firma" in basso a destra della pagina.
Passo 2: Convalida delle informazioni
Verifica le informazioni fornite dall'emittente dell'invito (devono corrispondere alle informazioni sul tuo documento di identità):
Il tuo nome
Il tuo cognome (assicurati che corrisponda al nome sulla striscia MRZ del tuo documento di identità)
Il tuo indirizzo email
Se le informazioni fornite sono corrette:
Seleziona la casella di controllo (obbligatoria per passare al passo successivo).
Fai clic su "Convalida queste informazioni" per passare al passo di importazione del documento di identificazione.
Se le informazioni fornite sono sbagliate (o invertite):
Fai clic su "Segnala un errore".
Specifica le modifiche da apportare, e l'emittente dell'invito riceverà una email invitandolo a effettuare le modifiche necessarie.
Una volta apportate le modifiche, puoi riprendere la procedura di firma. Non puoi apportare modifiche da solo per motivi di sicurezza.
Passo 3: Identificazione
A questo punto, devi importare il tuo documento di identificazione per confermare la tua identità:
Seleziona il tipo di documento di identificazione che possiedi, tra:
Carta d'identità (devi importare il fronte e il retro)
Passaporto
Permesso di soggiorno (devi importare il fronte e il retro)
Carta d'identità nazionale: È imperativo importare sia il fronte che il retro della carta d'identità nazionale. Se il tuo documento ha entrambi i lati in un unico file, ricorda di scaricarlo due volte in ciascuna delle sezioni.
Importa la/e scansione/i del tuo documento di identificazione (preferibilmente a colori) in formato PDF, JPEG o PNG, fino a 10 MB.
Ti consigliamo di scannerizzare il tuo documento di identificazione. Tuttavia, se fai una foto del tuo documento di identità, assicurati di disattivare il flash in modo che venga riconosciuto. Segui i nostri consigli qui.
Convalida facendo clic su "Invia".
I nostri consigli per la scansione di documenti di identificazione
Assicurati che:
I bordi siano visibili: il documento di identificazione non dovrebbe essere ritagliato o parzialmente oscurato da una mano o da un dito.
Non ci sia riflessione: i documenti d'identità scattati con il flash non verranno riconosciuti.
Non ci sia sfondo: scegli uno sfondo neutro.
La foto del documento sia chiaramente visibile.
Posiziona il tuo documento di identificazione dritto.
Passo 4: Autenticazione
A questo punto, riceverai un SMS contenente un codice unico per l'autenticazione. Inserisci il codice a sei cifre ricevuto via SMS.
Passo 5: Firma
Una volta verificato il tuo documento di identificazione e inserita la tua autenticazione, tutto ciò che resta è firmare! Per farlo, scorri verso destra o tieni premuto il tasto Invio.
Puoi scaricare i documenti direttamente dopo la firma, ma riceverai anche una email di conferma che ti permetterà di accedere ai documenti.
Verifica manuale del tuo documento di identità
È possibile che il tuo documento di identità non possa essere convalidato automaticamente. Il tuo documento di identità sarà quindi sottoposto a verifica manuale. Questo processo di verifica può richiedere fino a un'ora (giorno lavorativo UTC+2).
La verifica manuale è possibile nei seguenti casi:
Il tuo documento di identità non ha una zona MRZ.
Hai tentato di inviare il tuo documento di identità senza successo più di 4 volte.
Se compare il messaggio sopra durante il passo di firma, significa che il tuo documento di identità non può essere convalidato automaticamente e sta subendo una verifica manuale.
Una volta che il tuo documento di identità è verificato e convalidato, i documenti dall'invito saranno firmati efficacemente, e riceverai una email di conferma.
Se il tuo documento di identità viene respinto, i documenti dall'invito non vengono firmati. Riceverai quindi un'email che ti fornirà istruzioni sui passaggi successivi.
👉 Non esitare a consultare il nostro prossimo articolo: Perché un documento di identità viene respinto?