Firma più velocemente con la tua identità digitale
Hai ricevuto una richiesta di firma con Firma Elettronica Qualificata o desideri saperne di più su come funziona questo livello di firma? In questo articolo, dettagliamo tutti i passaggi necessari per firmare dei documenti con la Firma Elettronica Qualificata Yousign:
Lettura dei documenti da firmare
Convalida delle informazioni
Identificazione tramite video (verifica video dell'identità e del volto)
Firma dei documenti
Salvataggio dell'identificazione (opzionale)
Nel caso di una richiesta di firma con Firma Elettronica Qualificata (spesso indicata come FEQ), l'identificazione del firmatario è rafforzata da varie operazioni di verifica video (identità e volto). Queste operazioni sono necessarie per firmare i documenti e contribuiscono a rafforzare il valore legale delle firme.
Per firmare dei documenti con la Firma Elettronica Qualificata di Yousign, assicurati di avere:
Il tuo documento d'identità fisico (valido)
Un dispositivo mobile (smartphone o tablet) con fotocamera
Segui questa guida passo dopo passo per imparare a firmare i tuoi documenti con la nostra FEQ.
Passo 1: Lettura dei documenti da firmare
Inizia revisionando i documenti da firmare:
Nella richiesta ricevuta via e-mail, clicca sul pulsante "Accedi al documento" che ti permette di visualizzare il/i documento/i da firmare.
Assicurati di trovarti in un ambiente ben illuminato e di avere il tuo documento d'identità fisico ed un dispositivo mobile con fotocamera, quindi clicca su "Continua."
Clicca su "Inizia."
Sul lato sinistro dello schermo, troverai tutti i documenti da firmare, nonché degli eventuali allegati. Dopo aver esaminato i documenti (scorri verso il basso) e dopo aver fornito eventuali informazioni richieste (caselle da spuntare, testo da copiare, ecc.), clicca sul pulsante "Firma" in basso a destra della pagina.
Passo 2: Validazione delle informazioni
Validazione di Nome e Cognome per la Verifica dell'Identità
La verifica dell'identità per una Firma Elettronica Qualificata (QES) dipende dalla corrispondenza accurata tra l'identità dichiarata e quella estratta dal documento d'identità ufficiale. Questo garantisce la conformità agli standard di sicurezza e ai requisiti legali.
Come Funziona?
Il processo confronta il nome e il cognome forniti dal mittente e convalidati da te con quelli indicati nel documento d'identità presentato. I nomi devono rispettare regole specifiche per garantire una verifica riuscita, assicurando un processo robusto, standardizzato e sicuro.
Le regole per una verifica corretta sono dettagliate di seguito.
Documenti Accettati
I seguenti documenti d'identità sono accettati per il confronto dei nomi:
Carta d'identità nazionale
Passaporto
Permesso di soggiorno
Le ricevute di permesso di soggiorno temporaneo non sono accettate per il confronto dei nomi.
Regole per un'identificazione riuscita
La verifica della Firma Elettronica Qualificata (QES) si basa sul confronto tra l'identità dichiarata e quella presente sul tuo documento d'identità ufficiale, garantendo sicurezza e conformità legale.
Nome
Il nome dichiarato deve corrispondere esattamente a uno dei nomi presenti sul documento.
Esempi di corrispondenza riuscita:
Il documento riporta "Maëlys-Gaelle Marie"
Dichiarato: "Maëlys-Gaelle" o "Marie"
Esempio di corrispondenza non riuscita:
Dichiarato: "Maëlys-Gaelle, Marie" (rilevate due corrispondenze).
2. Formato
I nomi possono essere dichiarati in minuscolo o maiuscolo senza influire sulla corrispondenza.
I caratteri speciali latini (ad esempio, à, é, ç) vengono normalizzati (ad esempio, a, e, c).
Esempio: "José García" può essere dichiarato come "Jose Garcia".
I trattini (-) e gli apostrofi (') possono essere sostituiti da spazi.
Esempio: "N’O" può essere dichiarato come "N O".
È necessario utilizzare i caratteri latini. Se un documento riporta nomi sia in scrittura latina che non latina (come cirillico, arabo o cinese), è obbligatorio utilizzare la versione in caratteri latini del nome.
3. Cognome
Il cognome dichiarato deve corrispondere esattamente a uno dei seguenti:
Cognome di nascita o cognome d'uso presente sul documento.
Se entrambi sono indicati, deve essere fornito solo uno dei due.
Esempio: Il documento riporta "GABLER MUSTERMANN." Dichiarato: "GABLER" o "MUSTERMANN."
Corrispondenza non riuscita: Dichiarato: "GABLER-MUSTERMANN."
4. Titoli Onorifici
I titoli onorifici (ad esempio, Barone, Dr.) indicati nel documento non devono essere dichiarati, altrimenti l'identificazione fallirà. Devono essere forniti solo il nome e il cognome.
Segnalazione e Risoluzione degli Errori
Se i nomi dichiarati non corrispondono a quelli presenti sul documento, il processo di firma non può proseguire. Ecco come correggere le informazioni:
Clicca sul pulsante "Dichiara discrepanza" e specifica le modifiche necessarie.
Il mittente della richiesta riceverà un'email per aggiornare le informazioni.
Una volta corrette, riceverai una notifica e potrai riavviare il processo.
Importante: Per motivi di sicurezza, non puoi apportare modifiche ai tuoi dati direttamente. Assicurati che i nomi dichiarati dal mittente corrispondano esattamente a quelli indicati nel tuo documento d'identità scelto per il processo di verifica della QES.
👉 Se hai già completato una Firma Elettronica Qualificata con Yousign e hai salvato la tua identità digitale su un dispositivo mobile, segui questa guida per firmare più rapidamente.
Passo 3: Identificazione video
A questo punto, prepara il tuo dispositivo mobile (telefono o tablet) con fotocamera per verificare la tua identità:
Clicca su "Inizia la verifica."
Se stai firmando da un computer, scegli una di queste due opzioni:
Scansiona un codice QR (vedi come in questo articolo)
Utilizza un SMS (solo se hai uno smartphone)
Assicurati di selezionare la lingua che desideri utilizzare per la verifica video dell'identità (la lingua con cui ti senti più a tuo agio per seguire le istruzioni sul tuo dispositivo mobile).
Se stai firmando direttamente da uno smartphone, procedi direttamente seguendo questo step.
Se stai firmando da un computer e hai selezionato "Scansiona un codice QR":
Comparirà un codice QR sul tuo schermo.
Apri la fotocamera del tuo dispositivo mobile.
Posiziona il tuo dispositivo mobile di fronte al codice QR.
Clicca sul link che appare sul tuo dispositivo mobile.
Se stai firmando da un computer e hai selezionato "Utilizza un SMS":
Verifica il numero di telefono fornito e apporta eventuali modifiche se necessario.
Clicca su "Invia tramite SMS."
Apri l'SMS di Yousign.
Fai clic sul link nell'SMS.
Come Completare la Verifica della Tua Identità
Il processo di verifica dell'identità viene eseguito interamente sul tuo dispositivo mobile. Segui attentamente i passaggi indicati di seguito per garantirne il successo.
Prima di Iniziare: Requisiti Ambientali
Per aumentare le probabilità di successo nella verifica dell'identità per le Firme Elettroniche Qualificate (QES):
Tieni a portata di mano il tuo documento d'identità originale e valido.
Assicurati di trovarti in un ambiente ben illuminato.
Utilizza una connessione Internet stabile (preferibilmente WiFi).
Evita di utilizzare browser Firefox.
Usa il tuo smartphone personale (non un dispositivo aziendale o condiviso).
Passo 1: Avvia il Processo di Verifica
Clicca su "Avvia la verifica" e:
Seleziona entrambe le caselle di controllo (obbligatorie per procedere).
Clicca su "Ok".
Attendi che il tuo dispositivo venga controllato. Verificheremo se:
Il tuo browser è compatibile.
La tua fotocamera è accessibile.
La qualità della tua connessione Internet è sufficiente.
Passo 2: Seleziona il Tuo Documento d'Identità
Scegli il tipo di documento d'identità tra le opzioni accettate:
Carta d'identità nazionale
Passaporto
Permesso di soggiorno
Le ricevute di permesso di soggiorno temporaneo non sono accettate per il confronto dei nomi.
Nota: Alcune forme di documenti d'identità non sono accettate per motivi di sicurezza, tra cui:
Carte d'identità cartacee italiane
Passaporti indiani e malesi
Passaporti tunisini
Titoli haitiani
Titoli nordcoreani
Titoli russi (potrebbe essere richiesto l'uso di una VPN per i documenti russi).
Se il paese non compare nell'elenco, il documento non è supportato per la verifica dell'identità.
Passo 3: Verifica il Tuo Documento d'Identità
Segui le istruzioni sul tuo dispositivo mobile:
Seleziona il paese di emissione del tuo documento d'identità.
Clicca su "Continua la verifica".
Clicca su "Ho il mio documento" (assicurati di averlo fisicamente con te).
Consenti l'accesso alla tua fotocamera.
Segui le istruzioni visualizzate sullo schermo.
Verifica Video del Tuo Documento:
Ti verrà chiesto di effettuare movimenti specifici con il tuo documento.
Per ogni richiesta:
Conferma la richiesta ed esegui il movimento richiesto.
Attendi la barra di progresso verde e un segno di spunta verde per confermare il completamento.
Passo 4: Verifica del Tuo Viso
Una volta completata la verifica del documento, procedi con la verifica del viso.
Segui le istruzioni sullo schermo:
Esegui i movimenti facciali richiesti.
Per ogni richiesta:
Conferma ed esegui il movimento.
Attendi la barra di progresso verde e il segno di spunta verde per confermare il completamento.
Passo Finale: Trasmissione dei Dati
Attendi alcuni istanti mentre i tuoi dati vengono trasmessi e verificati.
Importante: Non chiudere la pagina durante il trasferimento, altrimenti dovrai ricominciare dall'inizio.
2. Se stai firmando da un computer:
Al termine della verifica, vedrai il messaggio "La fase del telefono è completata" sul tuo dispositivo mobile.
Torna alla scheda Yousign sul tuo computer per procedere.
Cosa Fare se la Tua Identità Non Viene Validata
Se la verifica della tua identità fallisce, controlla quanto segue:
Assicurati che le informazioni fornite corrispondano esattamente al tuo documento d'identità. 👉 Leggi questo articolo per le regole di validazione dell'identità.
Verifica che il tuo documento d'identità sia:
Non scaduto.
In buone condizioni.
Assicurati di avere una connessione Internet stabile e veloce.
Utilizza una videocamera di buona qualità.
Controlla che il nome e il cognome non siano invertiti.
In caso di presunto furto d'identità, la verifica fallirà se:
Viene utilizzato un documento d'identità falso.
I dati identificativi su un documento autentico sono stati alterati.
Il documento risulta segnalato come rubato o smarrito.
La fotografia sul documento è stata modificata.
Passo 4: Firma dei documenti
Una volta verificata la tua identità, non ti resta che firmare! Per farlo, scorri verso destra o tieni premuto il tasto Invio. La firma verrà aggiunta al documento solo se la verifica dell'identità avrà successo (ciò può richiedere in media da 2 a 15 minuti).
Ricorda di mantenere aperta questa pagina senza aggiornarla: in questo modo, potrai salvare la tua identità digitale per firmare più rapidamente le tue prossime firme qualificate con Yousign (così non dovrai ripetere la verifica video).
Una volta completata e convalidata la verifica dell'identità, potrai scaricare il documento firmato.
Passo 5: Salvataggio dell'identificazione
Una volta convalidati tutti i passaggi e verificata la tua identità, puoi salvare la tua identità digitale sul dispositivo di tua scelta. Questo passo è facoltativo ma altamente consigliato se firmi regolarmente con Yousign.
Il salvataggio della tua identità digitale ti permetterà di firmare le tue prossime Firme Elettroniche Qualificate con Yousign fino a 10 volte più velocemente.
Per motivi di sicurezza, hai solo 15 minuti per salvare la tua identità (una volta verificata con successo).
Per salvare la tua identità digitale:
Clicca su "Salva la mia identità."
Clicca su "Mostra il codice QR," solo se stai firmando da un computer (verrai reindirizzato direttamente al passo 4 se stai firmando direttamente dal tuo dispositivo mobile).
Scansiona il codice QR con il dispositivo mobile di tua scelta (vedi come in questo articolo).
Clicca su "Salva la tua identità."
La tua identità sarà associata a questo dispositivo per un periodo di 3 anni. Pertanto:
Usa un dispositivo mobile personale.
Assicurati che nessun altro scansioni il codice QR per conto tuo.
Nota bene: si sconsiglia di memorizzare due diverse identità digitali sullo stesso dispositivo, in quanto il dispositivo è la “chiave” che consente di utilizzare l'identità digitale.
Non posso salvare la mia identità digitale sul mio dispositivo mobile:
Assicurati che il sistema operativo del tuo dispositivo mobile sia aggiornato.
Per dispositivi Android versione 7.0 o superiore
Per dispositivi iOS versione 14.1 o superiore
Verifica di utilizzare un browser compatibile e aggiornalo alla sua ultima versione.
Per dispositivi Android (Chrome)
Per dispositivi Apple (Chrome, Safari, Firefox, Brave)
Se non sei in grado di eseguire nessuna delle azioni sopra elencate, non sarai in grado di salvare la tua identità digitale sul tuo dispositivo mobile (poiché non è compatibile). Puoi utilizzare un dispositivo mobile più recente.
Tentativi di Verifica dell'Identità
Posso avere più di un tentativo di verifica dell'identità?
In qualità di firmatario, hai a disposizione fino a 3 tentativi di verifica dell'identità (a seconda del piano del mittente). Questi tentativi ti offrono la possibilità di garantire il successo della validazione della tua identità. Per una verifica riuscita, fai riferimento ai passaggi 2 (Validazione delle informazioni) e 3 (Identificazione video).
Se utilizzi tutti e tre i tentativi senza successo, lo stato della verifica dell'identità passerà a Bloccato. Ciò significa che il credito QES è stato completamente utilizzato e non può più essere impiegato per la richiesta di firma. Per procedere, il mittente dovrà sbloccarti e riceverai tre nuovi tentativi.
Avere 3 tentativi di identificazione dipende direttamente dal piano del mittente (QES tramite crediti).
Come Evitare gli Errori:
Gli errori durante il processo di Firma Elettronica Qualificata (QES) possono verificarsi per diverse ragioni, non solo a causa di discrepanze nei nomi. Ad esempio, una connessione internet instabile o un’illuminazione insufficiente durante la cattura della foto del documento d’identità possono interrompere il processo, impedendo una verifica riuscita.
Per comprendere meglio le possibili cause di un tentativo fallito, fai riferimento ai passaggi 2 (Validazione delle informazioni) e 3 (Identificazione video).
Se i nomi dichiarati non corrispondono al documento, fai riferimento alla sezione "Segnalazione e Risoluzione degli Errori".
Promemoria: Le ricevute di permesso di soggiorno temporaneo non sono accettate.
Firma più velocemente con la tua identità digitale
Hai già salvato la tua identità digitale con Yousign? Sei nel posto giusto 😊
Dopo aver convalidato le tue informazioni personali (nome, cognome e indirizzo e-mail), puoi autenticarti con la tua identità digitale precedentemente registrata con Yousign.
Per farlo:
Se stai firmando da un computer, scansiona il codice QR con il dispositivo mobile che contiene la tua identità digitale (vedi come in questo articolo), quindi clicca sul link del codice QR per aprirlo.
Clicca su "Autentica."
Conferma la tua identità utilizzando il metodo di autenticazione forte impostato sul tuo dispositivo mobile (impronta digitale, riconoscimento facciale, ecc.).
Attendi qualche istante.
Scorri per firmare, quindi clicca su "Scarica il documento"!
La tua identità digitale ti consente di risparmiare molto tempo nelle tue future firme con la Firma Elettronica Qualificata di Yousign.
È importante utilizzare il dispositivo che si usa più spesso per creare la propria identità digitale, in modo da averlo sempre con sé.