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Obwohl mehr als 99 % der E-Mails, die über Yousign versandt werden, erfolgreich zugestellt werden, kann es in seltenen Fällen vorkommen, dass ein:e Empfänger:in die E-Mail-Benachrichtigung über eine Signaturanfrage nicht erhält. So können Sie dieses Problem beheben.
Signaturanfragedetails prüfen
Melden Sie sich bei Ihrem Yousign-Account an und machen Sie die betroffene Signaturanfrage ausfindig. Öffnen Sie ihre Detailseite.
Hier sehen Sie eine Liste aller Empfänger:innen sowie den Status ihrer Anfrage-E-Mails (neben der E-Mail-Adresse).
Es gibt mehrere mögliche Fälle:
Keine Informationen
Versand läuft
Zugestellt
Nicht zugestellt
Weiter unten finden Sie mehr Infos zu jedem Status und wie Sie das Problem in jedem dieser Fälle beheben.
Es werden keine Informationen angezeigt
Wenn keine Versandinformationen angezeigt werden, dann kann das an den folgenden Gründen liegen:
Dem/der Empfänger:in wurde der Zugriff auf die Signaturanfrage noch nicht erlaubt
Wenn es Genehmiger:innen gibt, müssen diese alle die Anfrage genehmigen, bevor sie an die Unterzeichner:innen gesendet wird.
Wenn die Empfänger:innen sortiert sind (es erscheint eine Zahl neben seinem/ihrem Namen), dann muss der/die vorherige Empfänger:in die Anfrage genehmigen oder unterschreiben, damit der/die nächste Empfänger:in benachrichtigt wird.
Der/die Empfänger:in erhält automatisch eine E-Mail, wenn er/sie an der Reihe ist.
Die Signaturanfrage wurde über die API mit der Versandmethode „none“ (keine) versendet
Das bedeutet, dass die Person, welche die Yousign API integriert hat, dafür verantwortlich ist, Empfänger:innen zu benachrichtigen.
In diesem Fall wird keine Anfrage-E-Mail von Yousign versandt.
Der/die Empfänger:in hat E-Mail-Benachrichtigungen in seinem/ihrem Yousign-Account deaktiviert
Die Person kann sich bei ihrem Account anmelden und im Posteingang unterschreiben oder Sie teilen den Signaturlink manuell mit der Person.
Da die Benachrichtigungen dieser Person deaktiviert sind, erhält sie keine E-Mail von Yousign.
Hinweis: Die Versandinformationen sind nicht mehr verfügbar, wenn alle Empfänger:innen einer Anfrage ihre Aktionen abgeschlossen haben (z. B. genehmigen, unterzeichnen, verweigern), oder wenn die Anfrage abgelaufen ist oder abgebrochen oder gelöscht wurde.
Die Benachrichtigung erscheint als „Versand läuft“
Der Status „Versand läuft“ bedeutet, dass die E-Mail aktuell an den/die Empfänger:in gesendet wird. Bitte warten Sie kurz, bis der Versandstatus aktualisiert wird.
Die Benachrichtigung erscheint als „Zugestellt“
Der Status „Zugestellt“ bedeutet, dass die E-Mail versandt wurde und vom Empfänger-Server angenommen wurde. Das garantiert allerdings nicht, dass die E-Mail auch den Posteingang der Person erreicht hat. Eventuell ist die E-Mail im Spam-Ordner oder anderen Ordnern gelandet.
Das können Sie tun:
Bitten Sie den/die Empfänger:in, in seinem/ihrem Spam-, Werbe- oder anderen Ordnern nachzusehen, falls die Person Sortierungsregeln in ihrem Posteingang verwendet.
Bitten Sie den/die Empfänger:in, seine/ihre IT-Abteilung zu kontaktieren, um zu prüfen, ob in den E-Mail-Einstellungen des Unternehmens Filtermechanismen verwendet werden. Sie können der Person ebenfalls empfehlen, notifications@yousign.app und notifications@sandbox.yousign.app zur sicheren Absenderliste hinzuzufügen.
Die Benachrichtigung erscheint als „Nicht zugestellt“
Wenn die E-Mail nicht zugestellt werden kann, gibt es dafür mehrere mögliche Gründe. So finden und beheben Sie das Problem:
Es liegt ein vorübergehender Versandfehler vor (Soft Bounce)
Das passiert, wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers/der Empfängerin stimmt, die E-Mail aber nicht zugestellt werden kann.
Das sind häufige Gründe dafür:
Der Empfänger-E-Mail-Server ist vorübergehend nicht verfügbar.
Der Empfänger-Posteingang ist voll.
Das können Sie tun:
Kontaktieren Sie den/die Empfänger:in, um das Problem zu bestätigen (z. B. voller Posteingang).
Sie können der Person eine Erinnerung schicken, um eine neue Benachrichtigungs-E-Mail auszulösen.
Alternativ können Sie manuell den Signaturlink mit der Person teilen.
Diese Option ist nicht verfügbar, wenn die Unterzeichner-Authentifizierung keinen Sicherheitscode umfasst. In diesem Fall können Sie zuerst den Authentifizierungsmodus aktualisieren.
Diese Option ist nicht verfügbar, wenn die Signaturstufe die QES ist.
Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse von der Person haben, können Sie ihre Angaben bearbeiten, um die E-Mail-Adresse zu aktualisieren. Es wird dann eine neue Anfrage an die aktualisierte Adresse gesendet.
Es liegt ein dauerhafter Versandfehler vor (Hard Bounce)
Das bedeutet, dass die E-Mail aus einem der folgenden Gründe abgelehnt wurde:
Die Empfänger-E-Mail-Adresse ist ungültig oder existiert nicht.
Der Empfänger-E-Mail-Server hat die E-Mail blockiert.
Das können Sie tun:
Prüfen Sie die Empfänger-E-Mail-Adresse erneut auf Tippfehler.
Wenn nötig: Bearbeiten Sie die Empfänger-E-Mail-Angaben.
Sobald die E-Mail-Adresse korrigiert wurde, wird automatisch eine neue Anfrage an die aktualisierte E-Mail-Adresse gesendet.
Wenn Sie sich sicher sind, dass die E-Mail-Adresse stimmt und keine Tippfehler enthält, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team, das Ihnen bei der Problembehebung behilflich sein wird.
Die E-Mail wurde von unserem E-Mail-Anbieter blockiert oder zurückgewiesen
In seltenen Fällen blockiert unser E-Mail-Anbieter die E-Mail, wenn er erkennt, dass der Versand unmöglich ist.
Das können Sie tun:
Kontaktieren Sie unser Support-Team, um das Problem mit unserem Anbieter zu beheben.
In der Zwischenzeit können Sie den Signaturlink direkt mit Ihrem/Ihrer Empfänger:in teilen.
Diese Option ist nicht verfügbar, wenn die Unterzeichner-Authentifizierung keinen Sicherheitscode umfasst. In diesem Fall können Sie zuerst den Authentifizierungsmodus aktualisieren.
Diese Option ist nicht verfügbar, wenn die Signaturstufe die QES ist.
Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse von der Person haben, können Sie ihre Angaben bearbeiten, um die E-Mail-Adresse zu aktualisieren. Es wird dann eine neue Anfrage an die aktualisierte Adresse gesendet.