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Optimieren Sie den Zeitaufwand für die Erstellung von Signaturanfragen, indem Sie vollständig anpassbare Vorlagen verwenden.
Schritt 1: Vorbereitung der Vorlage
Mit Zugang als Nutzer:in, Administrator:in oder Eigentümer:in können Sie Vorlagen für Ihre Organisation erstellen. Die Schritte sind ähnlich wie beim Erstellen einer Signaturanfrage.
So erstellen Sie eine Vorlage:
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf den Abschnitt Signaturen.
Klicken Sie auf Vorlagen.
Klicken Sie oben rechts auf "Neue Vorlage".
Wählen Sie den Workspace aus, in dem die Vorlage verfügbar sein wird (z. B. Alle Workspaces oder ein bestimmter Workspace).
Importieren Sie das/die Dokument(e), das/die Sie verwenden möchten (Format: PDF oder DOCX).
Diese Dokumente können später beim Erstellen einer Signaturanfrage anhand einer Vorlage bearbeitet werden.
Sie können bei Bedarf auch Anhänge hinzufügen.
Fügen Sie Unterzeichner:innen hinzu, indem Sie auf „Unterzeichner:in hinzufügen“ klicken.
Wählen Sie den Unterzeichner:in aus:
Wiederkehrende:r Unterzeichner:in: Diese Person wird alle Signaturanfragen unterzeichnen, die aus dieser Vorlage erstellt werden.
Platzhalterunterzeichner:in: Diese:r Unterzeichner:in wird später beim Erstellen einer Signaturanfrage festgelegt. Geben Sie dieser Person einen Rollennamen (z. B. Kund:in, Mitarbeiter:in).
Ziehen Sie die erforderlichen Felder per Drag & Drop auf Ihr(e) Dokument(e).
Felder, die mit Platzhalterunterzeichner:innen verknüpft sind, werden bei Verwendung der Vorlage automatisch zugewiesen.
(Optional) Fügen Sie ein schreibgeschütztes Textfeld hinzu:
Aktivieren Sie Dieses Feld später ausfüllen und fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
Sie können sie beim Erstellen einer Signaturanfrage ausfüllen.
Wiederholen Sie diese Schritte, um mehrere Unterzeichner:innen hinzuzufügen (bis zu 100).
Fügen Sie bei Bedarf weitere Genehmiger hinzu.
Klicken Sie auf Weiter, um zu den Vorlagen-Einstellungen zu gelangen.
Schritt 2: Konfigurieren Sie die Vorlage
Die Einstellungen für eine Vorlage sind auch ähnlich wie die Einstellungen für eine Signaturanfrage:
Fügen Sie einen Vorlagennamen hinzu, damit Ihr Team sie leichter erkennen kann.
Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, die erklärt, wann sie verwendet werden soll.
Wählen Sie den Workspace (falls nicht bereits festgelegt). (Nur verfügbar in den Lizenzen Plus, Pro und Scale)
Fügen Sie eine personalisierte Nachricht für Empfänger:innen hinzu.
Fügen Sie Follower hinzu.
Aktivieren oder deaktivieren Sie die Ablehnungsoption.
Wenden Sie bei Bedarf eine personalisierte Erfahrung an.
Daten verwalten:
Legen Sie ein Ablaufdatum fest.
Konfigurieren Sie automatische Erinnerungen.
Legen Sie die Sicherheitsstufe fest:
Wählen Sie die Unterschriftenebene aus.
Wählen Sie die Authentifizierungsmethoden.
Klicken Sie auf „Vorlage aktivieren“, um sie verfügbar zu machen.
Die Vorlage wird dann in der Vorlagenliste angezeigt und kann von Ihrer Organisation oder von Workspace-Nutzer:innen verwendet werden. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie eine Vorlage verwenden.
Vorlagen verwalten
Je nach Abonnement kann Ihre Organisation eine Begrenzung der Anzahl von Vorlagen haben:
Eine Lizenz: auf 1 Vorlage beschränkt
Plus- und Pro-Lizenzen: unbegrenzte Vorlagen
Vorlagen mit dem Status Entwurf oder Deaktiviert sind in diesem Limit enthalten. Um eine neue zu erstellen, müssen Sie möglicherweise eine bestehende Vorlage löschen.
Seite mit Vorlagendetails
Sie können mit einem Klick aus der Vorlagenliste auf die Details einer Vorlage zugreifen.
Auf dieser Seite können Sie Folgendes tun:
Alle Empfänger:innen anzeigen
Vorlageneinstellungen prüfen
Prüfen Sie, was auf zukünftige Signaturanfragen angewendet wird
Alle Benutzer:innen im Workspace können auf diese Seite zugreifen, auch ohne Bearbeitungsrechte.
Eine Vorlage bearbeiten
Öffnen Sie die Vorlagendetailseite
Klicken Sie neben Neue Anfrage auf …
Klicken Sie auf Vorlage bearbeiten
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor
Klicken Sie auf Beenden und aktualisieren
Nutzer:innen können nur Vorlagen bearbeiten, die sie selbst erstellt haben.
Admins und Eigentümer:innen können alle Vorlagen bearbeiten
Eine Vorlage duplizieren
Öffnen Sie die Detailseite der Vorlage
Klicken Sie neben Neue Anfrage auf …
Klicken Sie auf Vorlage bearbeiten
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor
Klicken Sie auf Beenden und aktualisieren
Nutzer:innen können nur Vorlagen bearbeiten, die sie selbst erstellt haben.
Admins und Eigentümer:innen können alle Vorlagen bearbeiten
Eine Vorlage deaktivieren
Öffnen Sie die Detailseite der Vorlage
Klicken Sie auf …
Klicken Sie auf Vorlage deaktivieren
Um sie wieder zu aktivieren, folgen Sie denselben Schritten und klicken Sie auf Vorlage aktivieren.
Eine Vorlage entfernen
Öffnen Sie die Detailseite der Vorlage
Klicken Sie auf …
Klicken Sie auf Vorlage löschen
Bestätigen Sie die Löschung
Bitte beachten Sie, dass das Löschen einer Vorlage irreversibel ist.