📖 Sommaire
Découvrez les fonctionnalités de l'accès administrateur
Si vous êtes détenteur d'un accès administrateur vous pouvez facilement gérer les paramètres du compte Yousign de votre organisation !
Dans ce guide vous apprendrez à :
Gérer les licences des utilisateurs Yousign de votre organisation
Définir les paramètres du compte
Visualiser toutes les invitations de signatures de votre organisation
Créer des modèles d'invitations
Lançons-nous !
Ajoutez des utilisateurs
En tant qu'administrateur, vous êtes responsable de la gestion des licences Yousign pour votre organisation. Vous pouvez donc attribuer des licences Yousign aux collaborateurs de votre organisation afin qu'ils puissent envoyer des invitations de signature.
Pour ajouter un nouvel utilisateur, cliquez sur vos initiales en bas à gauche de l'écran et sélectionnez "Utilisateurs".
Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur le bouton "Inviter un utilisateur", à choisir son rôle et à ajouter son adresse email.
L'utilisateur recevra ainsi sa licence Yousign qui lui permettra d'envoyer des invitations de signature !
Pour réattribuer une licence à un nouvel utilisateur, vous devez suspendre l'utilisateur actuel et votre licence sera de nouveau disponible pour attribution.
Vous ne pouvez ajouter des utilisateurs qu'à partir des offres Plus et Pro.
Gérez les paramètres de votre organisation
Votre accès administrateur vous autorise à modifier les paramètres du compte de votre organisation.
Pour éditer les paramètres, cliquez sur vos initiales en bas à gauche de l'écran et sélectionnez "Paramètres".
Vous pouvez ici :
Ajouter un logo en cliquant sur l'icône 📷. En ajoutant votre logo sur votre compte, il apparaitra dans les e-mail d'invitations de signatures envoyés au sein de votre organisation. Le logo doit être au minimum de 200x200px (maximum 1000x1000px), avec une taille maximale 500 Ko. Les images PNG et JPG sont acceptées.
Modifier le nom de votre organisation.
Modifier la langue générale (langue utilisée pour inviter les utilisateurs).
Ajouter l'adresse e-mail du DPO de votre entreprise.
Définir le niveau de signature par défaut pour vos utilisateurs.
Accédez à toutes les signatures de votre organisation
Votre accès administrateur vous permet de visualiser toutes les invitations de signatures envoyées par les utilisateurs de votre organisation. Vous pouvez ainsi suivre en temps réel l'avancée des signatures.
Pour retrouver facilement des invitations, vous pouvez filtrer les invitations :
En filtrant par utilisateur dans le menu déroulant
Par leur statut via le menu "Statut" sur votre page d'accueil à gauche
En effectuant directement une recherche via la barre de recherche en haut (recherchez par document, destinataires...).
Créer des modèles d'invitations pour votre organisation
Votre accès vous permet de créer des modèles d'invitations de signatures afin de gagner du temps en évitant de répéter fréquemment les mêmes actions.
Pour créer un modèle, rendez-vous dans l'onglet "Modèles" puis cliquez sur "Nouveau modèle"
Les étapes de création sont similaires à celle de la création d'une invitation à signer :
Charger le(s) document(s) que vous souhaitez utiliser ou mettre à disposition de vos équipes pour la création de futures invitations
Ajouter les champs nécessaires
Planifier les rappels automatiques
Entrer un message personnalisé
Configurer une date d'expiration
Activer le modèle
Le modèle sera ensuite disponible pour votre organisation dans la liste de modèles.
Il vous suffit d’utiliser un modèle pour y retrouver toutes les informations que vous avez déjà configurées.
Si vous ne connaissez pas encore les participants, il est possible de charger uniquement un document sans ajouter de champ de signature.
Bravo !
Vous connaissez désormais toutes les fonctionnalités liées à votre accès administrateur sur la plateforme Yousign !
Vous possédez un accès Propriétaire de compte ? Retrouvez votre guide dédié ici !
Ajoutez le logo de votre organisation
Dans l'onglet "Paramètres", ajoutez le logo de votre organisation en cliquant sur l'icône 📷.
Téléchargez votre logo et cliquez sur le bouton "Sauvegarder". Votre logo est automatiquement ajouté sur la page !
Dans les paramètres de création d'une nouvelle invitation de signature, les utilisateurs auront la possibilité de sélectionner votre organisation en tant qu'Expéditeur.
Vous pourrez ainsi mieux informer vos destinataires de l'origine de vos invitations de signatures en faisant apparaître votre logo sur les email d'invitations.
N'hésitez pas à consulter ces articles pour découvrir plus de fonctionnalités :