📖 Sommaire
La visibilité des documents vous permet de contrôler quels destinataires peuvent voir chaque document dans une demande de signature.
Lorsque vous masquez un document pour un destinataire, celui-ci devient totalement invisible pour lui. Il n’apparaît pas dans la liste des documents et n’est mentionné à aucun moment de son parcours.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque votre demande de signature contient des documents qui ne doivent pas être partagés avec tous les destinataires (par exemple, des annexes confidentielles ou des accords individuels).
Remarque : La visibilité des documents est disponible uniquement avec les offres Pro et Scale. Un administrateur doit l’activer dans les paramètres de votre organisation avant que les expéditeurs puissent l’utiliser.
Activer la visibilité des documents (administrateur)
Avant que les expéditeurs puissent utiliser la visibilité des documents, un administrateur doit activer la fonctionnalité au niveau de l’organisation.
Accédez à Paramètres > Paramètres de signature.
Faites défiler jusqu’à la section Fonctionnalités de l'expéditeur.
Dans Visibilité des documents, activez Autoriser les expéditeurs à contrôler la visibilité des documents par destinataire.
Cliquez sur “Enregistrer les paramètres de signature.”
Une fois activée, l’option est automatiquement disponible lors de la préparation d’une demande de signature.
Configurer la visibilité des documents dans une demande de signature
La visibilité des documents se configure lors de la préparation de la demande de signature.
Par défaut, tous les destinataires peuvent voir tous les documents. Vous n’avez besoin de modifier les paramètres que si vous souhaitez restreindre l’accès.
Ouvrir le panneau de visibilité
Dans l’écran de préparation, repérez le bouton Visible pour au-dessus de l’aperçu du document.
Cliquez sur “Visible pour” pour ouvrir le panneau Gérer la visibilité des documents.
Ajuster la visibilité
Le panneau affiche un tableau (matrice) :
Lignes = destinataires
Colonnes = documents
Chaque cellule contient une case à cocher Peut voir
Par défaut, toutes les cases sont cochées.
Pour masquer un document à un destinataire, décochez la case Peut voir correspondante.
Pour rétablir l’accès, cochez-la à nouveau.
Si un signataire possède un champ sur un document (signature, champ texte, case à cocher, etc.), vous ne pouvez pas masquer ce document pour lui. La case est alors désactivée.
Pour masquer le document, vous devez d’abord supprimer tous les champs attribués à ce signataire sur ce document.
Cliquez sur “Enregistrer” pour appliquer vos modifications ou sur “Annuler” pour les ignorer.
Règles à respecter
Pour pouvoir envoyer votre demande de signature :
Chaque signataire doit avoir accès à au moins un document à signer
Chaque document à signer doit être attribué à au moins un signataire
Si l’une de ces conditions n’est pas respectée, l’envoi est bloqué. Un message d’erreur vous indique les éléments à corriger.
Après l’envoi
Sur la page de détail de la demande, vous pouvez consulter la configuration de visibilité pour chaque destinataire.
Pour chaque destinataire, vous voyez les documents auxquels il a accès
Pour les signataires, vous voyez également les documents qu’ils doivent signer
L’expéditeur et les membres de l’espace de travail ayant accès à la demande peuvent toujours voir tous les documents, независимо des règles de visibilité.
Expérience des destinataires
Signataires
Les signataires voient uniquement les documents qui leur sont attribués.
Les documents non attribués :
n’apparaissent pas
ne sont pas accessibles
ne sont mentionnés nulle part
Un signataire signe uniquement les documents qu’il peut voir.
Si un document lui est masqué, il ne le signe pas.
Chaque signataire dispose de sa propre piste d’audit. Elle inclut uniquement les documents qu’il a vus et signés.
Approbateurs
Les approbateurs voient uniquement les documents qui leur sont attribués.
Cependant, leur approbation ou leur refus s’applique à l’ensemble de la demande de signature, indépendamment des documents auxquels ils ont accès.