📖 Sommaire
Étape 1 : Lecture des documents à signer
Vous avez reçu une invitation à signer avec la Signature Électronique Qualifiée ou bien vous souhaitez en savoir plus sur le fonctionnement de ce niveau de signature ? Dans cet article, nous détaillons toutes les étapes nécessaires à la signature de documents avec la Signature Électronique Qualifiée Yousign :
Lecture des documents à signer
Validation des informations
Identification en vidéo (vérification vidéo de la pièce d’identité et du visage)
Signature des documents
Sauvegarde de l’identification (optionnelle)
Dans le cadre d’une invitation à signer avec la Signature Électronique Qualifiée (souvent appelée QES), l’identification des signataires est renforcée par différentes opérations de vérification vidéo (pièce d’identité et visage). Ces opérations sont nécessaires pour signer les documents, et permettent de renforcer la valeur juridique des signatures.
Afin de signer des documents avec la Signature Électronique Qualifiée Yousign, assurez-vous d'avoir avec vous :
votre pièce d'identité physique (en cours de validité)
un appareil mobile (uniquement un téléphone portable) avec appareil photo
Suivez ce guide pas-à-pas pour découvrir comment signer vos documents.
Étape 1 : Lecture des documents à signer
Commencez par prendre connaissance des documents à signer :
Dans l'invitation reçue par e-mail, cliquez sur le bouton “Accéder au document” qui vous permet de consulter le(s) document(s) à signer,
Assurez-vous bien d’être dans un environnement éclairé et munis de votre pièce d’identité physique ainsi que d’un appareil mobile avec appareil photo, puis cliquez sur “Continuer”,
Cliquez sur “Commencer”.
Sur la partie gauche de votre écran, vous retrouvez l'ensemble des documents à signer ainsi que les éventuelles pièces jointes. Une fois que vous avez consulté les documents (faites défiler vers le bas), et renseigné les informations additionnelles éventuellement demandées (cases à cocher, texte à recopier etc.) cliquez sur le bouton "Signer" en bas à droite de la page.
Étape 2 : Validation des informations
Validation du prénom et du nom pour la vérification d'identité
La vérification d'identité pour une signature électronique qualifiée (QES) repose sur une correspondance exacte entre l’identité déclarée et l’identité extraite de votre document d’identité officiel. Cela garantit la conformité avec les normes de sécurité et les exigences légales.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Le processus compare les prénom et nom fournis par l'expéditeur et validés par vous avec ceux figurant sur le document d'identité soumis. Les noms doivent respecter des règles spécifiques pour que la vérification soit réussie, garantissant un processus robuste, standardisé et sécurisé.
Les règles pour une vérification réussie sont détaillées ci-dessous :
Documents acceptés
Les documents d’identité suivants sont acceptés pour la correspondance des noms :
Carte nationale d’identité
Passeport
Titre de séjour
Les récépissés de demande de titre de séjour temporaire ne sont pas acceptés pour la correspondance des noms.
Règles pour une identification réussie
La vérification d'une signature électronique qualifiée (QES) repose sur la comparaison entre votre identité déclarée et celle figurant sur votre document d’identité officiel, garantissant ainsi la sécurité et la conformité légale.
Prénom
Le prénom déclaré doit correspondre exactement à l’un des prénoms figurant sur le document.Exemples de correspondance réussie :
Le document indique : « Maëlys-Gaelle Marie »Déclaré : « Maëlys-Gaelle » ou « Marie »
Exemple de correspondance échouée :
Déclaré : « Maëlys-Gaelle, Marie » (deux correspondances détectées).
2. Format
Les noms peuvent être déclarés en minuscules ou en majuscules sans que cela n'affecte la correspondance.
Les caractères spéciaux latins (par exemple, à, é, ç) sont normalisés (par exemple, a, e, c).
Exemple : « José García » peut être déclaré comme « Jose Garcia ».Les traits d’union (-) et les apostrophes (') peuvent être remplacés par des espaces.
Exemple : « N’O » peut être déclaré comme « N O ».
Vous devez utiliser des caractères latins. Si un document affiche des noms en caractères latins et non latins (comme le cyrillique, l’arabe ou le chinois), vous devez utiliser la version latine du nom.
3. Nom de famille
Le nom de famille déclaré doit correspondre exactement à l’un des éléments suivants :
Le nom de naissance ou le nom d’usage figurant sur le document.
Si les deux noms sont affichés, un seul doit être fourni.
Exemple de correspondance réussie :
Le document indique : « GABLER MUSTERMANN »Déclaré : « GABLER » ou « MUSTERMANN »
Exemple de correspondance échouée :
Déclaré : « GABLER-MUSTERMANN »
4. Titre honorifique
Les titres honorifiques (par exemple, Baron, Dr.) figurant sur le document ne doivent pas être déclarés, sous peine d’entraîner un échec de l’identification. Seuls le prénom et le nom de famille doivent être fournis.
Signalement et résolution des erreurs
Si les noms déclarés ne correspondent pas à ceux du document, le processus de signature ne peut pas se poursuivre. Voici comment corriger les informations :
Cliquez sur le bouton « Déclarer une non-correspondance » et indiquez les modifications nécessaires.
L’expéditeur de la demande recevra un email pour mettre à jour les informations.
Une fois les corrections effectuées, vous serez informé(e) et pourrez relancer le processus.
Important : Pour des raisons de sécurité, vous ne pouvez pas modifier directement vos données. Assurez-vous que les noms déclarés, fournis par l’expéditeur, correspondent exactement à ceux figurant sur votre document d’identité choisi pour la vérification de la signature électronique qualifiée (QES).
👉 Si vous avez déjà réalisé une Signature Électronique Qualifiée avec Yousign et que vous avez sauvegardé votre identité numérique sur un appareil mobile, suivez ce guide pour signer plus rapidement.
Étape 3 : Identification vidéo
À cette étape, munissez-vous de votre appareil mobile (uniquement un téléphone portable) avec appareil photo afin de vérifier votre identité :
Cliquez sur “Commencer la vérification”,
Si vous signez depuis un ordinateur, choisissez ensuite parmi ces deux options :
Scannez un QR code (voir comment dans cet article)
Utilisez un SMS (uniquement si vous avez un smartphone)
Veillez à bien sélectionner la langue que vous souhaitez utiliser pour la vérification d’identité vidéo (soit la langue avec laquelle vous vous souhaitez le plus à l’aise pour suivre des indications sur votre appareil mobile).
Si vous signez directement depuis un smartphone, passez à cette étape directement.
Si vous signez depuis un ordinateur et que vous avez sélectionné l’option “Scanner un QR Code”
Un QR code s’affiche sur votre écran,
Ouvrez l’appareil photo de votre mobile,
Placez l’appareil mobile en face du QR code,
Cliquez sur le lien qui apparaît sur votre appareil mobile.
Si vous signez depuis un ordinateur et que vous avez sélectionné l’option “Utiliser un SMS”
Vérifiez le numéro de téléphone renseigné et modifiez-le si nécessaire,
Cliquez sur “Envoyer par SMS”,
Ouvrez le SMS de Yousign,
Cliquez sur le lien présent dans le SMS.
Comment compléter votre vérification d'identité
Le processus de vérification d'identité se déroule entièrement sur votre appareil mobile. Suivez attentivement les étapes ci-dessous pour garantir le succès.
Avant de commencer : Exigences de l'environnement
Pour augmenter les chances de succès de la vérification d'identité pour les signatures électroniques qualifiées (QES) :
Ayez votre document d’identité original et valide à portée de main.
Assurez-vous d’être dans un environnement bien éclairé.
Utilisez une connexion Internet stable (Wi-Fi recommandé).
Évitez d’utiliser le navigateur Firefox.
Utilisez votre smartphone personnel (pas un appareil professionnel ou partagé).
Étape 1 : Démarrer le processus de vérification
Cliquez sur « Commencer la vérification » et :
Cochez les deux cases (obligatoire pour continuer).
Cliquez sur « D'accord ».
Attendez que votre équipement soit vérifié. Nous vérifierons si :
Votre navigateur est compatible.
Votre caméra est accessible.
La qualité de votre connexion Internet est suffisante.
Étape 2 : Sélectionner votre document d'identité
Choisissez le type de document d'identité parmi les options acceptées :
Carte nationale d'identité
Passeport
Titre de séjour
Les récépissés de demande de titre de séjour temporaire ne sont pas acceptés pour la correspondance des noms.
Note : Certaines formes de pièces d'identité ne sont pas acceptées en raison de préoccupations de sécurité, y compris :
Cartes d'identité papier italiennes
Passeports indiens et malaisiens
Passeports tunisiens
Titres haïtiens
Titres nord-coréens
Titres russes (un VPN peut être nécessaire pour les documents russes).
Si le pays n'apparaît pas dans la liste, le document n'est pas pris en charge pour la vérification d'identité.
Étape 3 : Vérifier votre document d'identité
Suivez les instructions sur votre appareil mobile :
Sélectionnez le pays d'émission de votre document d'identité.
Cliquez sur « Continuer la vérification ».
Cliquez sur « Je tiens mon document » (assurez-vous de l'avoir physiquement avec vous).
Autorisez l'accès à votre caméra.
Suivez les instructions à l'écran.
Vérification vidéo de votre document :
On vous demandera d’effectuer des mouvements spécifiques avec votre document.Pour chaque demande :
Validez la demande et effectuez le mouvement.
Attendez la barre de progression verte et une coche verte pour confirmer la fin de l'opération.
Étape 4 : Vérifier votre visage
Une fois la vérification du document terminée, procédez à la vérification faciale.
Suivez les instructions à l'écran :
Effectuez les mouvements faciaux spécifiques demandés.
Pour chaque demande :
Validez et effectuez le mouvement.
Attendez la barre de progression verte et une coche verte pour confirmer la fin de l'opération.
Étape finale : Transmission des données
Attendez quelques instants pendant que vos données sont transmises et vérifiées.
Important : Ne fermez pas la page pendant le transfert, sinon vous devrez recommencer le processus.
2. Si vous signez depuis un ordinateur :
Une fois la vérification terminée, vous verrez le message « L'étape du téléphone est terminée » sur votre appareil mobile.
Retournez sur l'onglet Yousign de votre ordinateur pour continuer.
Que faire si votre identité n'est pas validée
Si votre vérification d'identité échoue, vérifiez les points suivants :
Assurez-vous que les informations fournies correspondent exactement à celles de votre pièce d'identité. 👉 Lisez cet article pour connaître les règles de validation d'identité.
Confirmez que votre document d'identité est :
Valide (non expiré).
En bon état.
Assurez-vous d'une connexion Internet stable et rapide.
Utilisez une caméra vidéo de bonne qualité.
Assurez-vous que votre prénom et nom de famille ne sont pas inversés.
En cas de suspicion de vol d'identité, la vérification échouera si :
Un faux document d'identité est utilisé.
Les données d'identité sur un document authentique ont été modifiées.
Le document a été signalé comme volé ou perdu.
La photographie sur le document a été modifiée.
Étape 4 : Signature des documents
Une fois votre identité soumise, il ne vous reste plus qu'à signer ! Pour cela, glissez vers la droite ou maintenez la touche Entrée enfoncée.
La signature sera apposée sur le document uniquement si la vérification d’identification est un succès (cela peut prendre jusqu’à 15 minutes).
Pensez à garder cette page ouverte sans la rafraîchir : vous pourrez ainsi enregistrer votre identité numérique pour signer plus rapidement vos prochaines signatures qualifiées avec Yousign (pour ne pas avoir à refaire l’identification vidéo).
Une fois la vérification d’identification terminée et validée, vous pouvez télécharger le document signé.
Étape 5 : Sauvegarde de l’identification
Une fois votre identification validée et terminée, vous pouvez sauvegarder votre identité numérique sur l’appareil de votre choix. Cette étape est optionnelle mais vivement conseillée si vous signez régulièrement avec Yousign.
La sauvegarde de votre identité numérique vous permettra de signer vos prochaines Signatures Électroniques Qualifiées avec Yousign jusqu’à 10 fois plus vite.
Pour des raisons de sécurité, vous n’aurez que 15 minutes pour sauvegarder votre identité (une fois vérifiée avec succès).
Pour enregistrer votre identité numérique :
Cliquez sur “Sauvegarder mon identité”,
Cliquez sur “Révéler le QR code”, uniquement si vous signez depuis un ordinateur (vous serez redirigé directement vers l’étape 4 si vous signez directement depuis votre appareil mobile),
Scannez le QR Code avec l’appareil mobile de votre choix (voir comment dans cet article),
Cliquez sur “Enregistrez votre identité”.
Votre identité sera liée à cet appareil pendant une durée de 3 ans ou jusqu'à l'expiration de la pièce d'identité utilisée, selon la première éventualité. Veillez donc :
à utiliser un appareil mobile personnel
à que personne ne scanne le QR code à votre place.
Attention : nous ne recommandons pas de stocker deux identités digitales différentes sur un seul et même appareil, car l'appareil est la "clé" qui permet de d'utiliser l'identité digitale.
Je n’arrive pas à sauvegarder mon identité numérique sur mon appareil mobile
Vérifiez que le système d’exploitation de votre appareil mobile est à jour.
Pour les appareils Android version 7.0 ou supérieure
Pour les appareils iOS version 14.1 ou supérieure
Vérifiez que vous utilisez un navigateur compatible, et mettez le à jour avec sa dernière version :
Pour les appareils Android : Chrome uniquement
Pour les appareils Apple : Chrome, Safari, Firefox et Brave
Si vous êtes en incapacité de réaliser un des manipulations ci-dessus, vous ne pourrez pas enregistrer votre identité numérique sur votre appareil mobile (car il n’est pas compatible). Vous pouvez utiliser un autre appareil mobile plus récent.
Tentatives de vérification d'identité
Puis-je effectuer plusieurs tentatives de vérification d'identité ?
En tant que signataire, vous pouvez avoir jusqu'à 3 tentatives de vérification d'identité (selon le plan de l'expéditeur). Ces tentatives sont votre occasion de garantir que votre identité est validée avec succès. Pour une vérification d'identité réussie, référez-vous aux étapes 2 (Validation des informations) et 3 (Identification vidéo).
Si vous utilisez les trois tentatives sans succès, le statut de la vérification d'identité passera à Bloqué. Cela signifie que le crédit QES a été entièrement consommé et ne peut plus être utilisé pour la demande de signature. Pour continuer, votre expéditeur devra vous débloquer, et vous recevrez trois nouvelles tentatives.
Le fait d'avoir 3 tentatives d'identification dépend directement du plan de votre expéditeur (QES par crédit).
Comment éviter les erreurs :
Des erreurs peuvent survenir lors du processus de signature électronique qualifiée (QES) pour plusieurs raisons, pas seulement en raison de divergences dans les noms. Par exemple, une connexion Internet de mauvaise qualité ou un éclairage insuffisant lors de la capture de la photo du document peut perturber le processus, empêchant une vérification réussie.
Pour mieux comprendre les causes possibles d'une tentative échouée, référez-vous aux étapes 2 (Validation des informations) et 3 (Identification vidéo).
Si les noms déclarés ne correspondent pas au document, consultez la section « Signalement et résolution des erreurs ».
Rappel : Les récépissés de demande de titre de séjour temporaire ne sont pas acceptés.
Signer plus rapidement avec votre identité numérique
Vous avez déjà sauvegardé votre identité numérique avec Yousign ? Vous êtes au bon endroit 😊
Après avoir validé vos informations personnelles (prénom, nom de naissance et e-mail), vous pouvez vous authentifier avec votre identité numérique préalablement enregistrée avec Yousign.
Pour cela :
Si vous signez depuis un ordinateur, scannez le QR code avec l’appareil mobile qui contient votre identité numérique (voir comment dans cet article), puis cliquez sur le lien du QR code pour l’ouvrir,
Cliquez sur “M’authentifier”,
Validez votre identification au moyen de l’authentification forte mise en place sur votre appareil mobile (empreinte, reconnaissance faciale, dessin etc.),
Patientez quelques instants,
Faites glisser pour signer puis cliquez sur “Télécharger le document” !
L’identité numérique vous permet ainsi de gagner un temps considérable lors de vos prochaines signatures avec la Signature Électronique Qualifiée Yousign, c'est pourquoi il est important d'utiliser l'appareil que vous utilisez le plus souvent lors de la création de votre identité numérique, afin de l'avoir sur vous à tout moment.