📖 Sommaire
La vérification de l'identité des signataires repose sur une correspondance entre l'identité déclarée du signataire et l'identité extraite de la pièce d'identité du signataire (nom et prénom figurant sur la pièce d'identité).
Il n'est pas toujours facile d'effectuer cette correspondance en raison des spécificités nationales et du large éventail de formats possibles pour les noms.
Analyse des caractères
Les noms et prénoms peuvent être écrits en minuscules ou en majuscules.
Les caractères spéciaux latins (à, é, ç...) peuvent également être écrits sous leur forme normalisée (a, e, c...). Lorsque ces caractères sont extraits d'un document d'identité, la translittération est effectuée sur la base des spécifications de l'OACI (document 9303, partie 3).
Les traits d'union (-) peuvent être convertis en espaces. Ainsi, un prénom ou un nom de famille peut être déclaré avec un espace au lieu d'un trait d'union.
Les apostrophes (N'O) peuvent être converties en espaces (N O). Ainsi, un prénom ou un nom de famille peut être déclaré avec un espace au lieu d'une apostrophe.
Lorsque l'on traite des Signataires dont les documents d'identité affichent des noms et prénoms écrits en latin et dans d'autres alphabets (cyrillique, arabe, chinois,...), il faut utiliser la version latine. Dans l'exemple ci-dessous, « OBRAZETS » et « TESTER » doivent être utilisés comme prénom et nom.
Notez qu'à la suite de cette analyse, le nom du signataire figurant dans le champ de signature du document ne correspondra pas exactement au nom du signataire figurant sur sa pièce d'identité. Ce n'est pas un problème car la signature électronique jointe au document contiendra le « vrai » nom légal extrait des documents d'identité du signataire, et c'est cette signature électronique qui a une valeur légale (alors que l'image de la signature n'est qu'un indice visuel).
Correspondance des prénoms
Le prénom du signataire doit correspondre exactement à l'un des prénoms extraits du document d'identité. Dans l'exemple ci-dessous, le premier (« Maëlys-Gaelle ») ou le deuxième (« Marie ») prénom peut être déclaré dans les données du signataire. Dans les deux cas, la concordance sera réussie (une seule correspondance). En revanche, si l'on indique « Maëlis-Gaëlle, Marie », l'identification échouera (deux correspondances).
Les prénoms composés sont parfois écrits sans trait d'union
par exemple, « Jean-François » est parfois écrit comme « Jean François ». Dans ce cas, l'analyse du document d'identité traitera ces deux mots comme deux prénoms différents. Pour ces signataires, seul le premier mot de leur prénom doit être indiqué (par exemple, « Jean » dans ce cas).
Certains documents d'identité ne respectent pas la règle ci-dessus. Un espace n'est pas interprété comme un séparateur, de sorte que tout ce qui précède le premier séparateur attendu doit être écrit.
Par exemple, pour un passeport français ou une carte d'identité (CNI), un signataire a deux prénoms, « Jean François » et « Baptiste », qui sont écrits sur le document d'identité « Jean François, Baptiste ». On s'attend à ce que « Jean François » soit écrit en entier car il s'agit de la chaîne de caractères précédant la virgule, qui est le séparateur attendu.
Les espaces ne sont pas considérés comme des séparateurs. Si les prénoms sont séparés par un espace, ils doivent tous être indiqués.
Autres documents avec la même exception :
Carte nationale d'identité espagnole (Espagne)
Carte nationale d'identité roumaine (Roumanie)
Passeport espagnol (Espagne)
La liste des séparateurs est définie ci-dessous :
Pays | Document | Version | Séparateur de prénoms |
ARG | Passeport | P7, P8 | , |
CHL | Passeport | P4 | , |
COL | Passeport | P10 | , |
DNK | Passeport | P9, P12, P13 | , |
DNK | Permis de séjour | RP2, RP4 | , |
ESP | ID | I4, I5, I6 | , |
ESP | Passeport | P3, P5 | , |
ESP | Permis de séjour | RP19 | , |
FRA | ID | I5 | , |
FRA | Passeport | P3 | , |
ITA | ID | I7, I6 | , |
ITA | Permis de séjour | RP1, RP4,RP5, RP6 | , |
MEX | Passeport | P6 | , |
PER | Passeport | P6 | , |
VEN | Passeport | P6 | , |
Correspondance du nom de famille
Le nom de famille du signataire doit correspondre exactement au nom de naissance ou au nom d'usage. Si le signataire a un nom de naissance et un nom d'usage affichés dans le champ « nom de famille » de son document d'identité, seul l'un d'entre eux doit être indiqué. Dans l'exemple ci-dessous, le nom de famille du signataire peut être « GABLER » ou « MUSTERMANN ». Toutefois, la fourniture du nom de naissance composé - nom d'usage « GABLER-MUSTERMANN » entraînera l'échec de l'identification. Notez que ces noms de famille peuvent avoir plusieurs particules (par exemple, « VAN DEN DRIES » sera analysé avec succès comme un seul nom de famille).
Le nom utilisé dans le certificat de signature sera celui déclaré, qu'il s'agisse du nom de naissance ou du nom d'usage, tant que la correspondance d'identité entre l'identité déclarée et le document d'identité est confirmée positivement.
Titres honorifiques/nobiliaires/doctoraux
Certains citoyens de pays européens ont des titres honorifiques (par exemple, « Baron », « Dr. »). Ces titres honorifiques sont affichés dans le champ du nom de famille de leur document d'identité avant le nom de famille. Ces titres ne doivent pas être indiqués dans les données relatives au signataire. Seuls les nom et prénom doivent être déclarés pour correspondre au document d'identité.