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Règles de validation d'identité pour la QES
Garantir la sécurité et la fiabilité des signatures électroniques qualifiées (QES) commence par une vérification d'identité précise. Ce processus compare l'identité déclarée du signataire aux informations extraites de son document d'identité officiel, notamment les prénoms et les noms de famille.
Cependant, l’appariement des noms peut être complexe en raison des variations dans les conventions de dénomination, des spécificités nationales et des styles de formatage divers. Cet article présente les règles qui encadrent la validation d’identité pour la QES, aidant les utilisateurs à surmonter ces complexités pour une expérience de signature fluide.
Documents acceptés
Avant de commencer le processus, gardez à l'esprit que les documents d'identité suivants sont acceptés pour l'appariement des noms :
Carte d'identité nationale
Passeport
Titre de séjour
Les récépissés de titre de séjour temporaire ne sont pas acceptés pour l'appariement des noms.
Règles de format pour la validation d'identité
Pour garantir une validation d'identité précise, vous devez respecter les règles de formatage suivantes pour les prénoms et les noms de famille :
Format des majuscules et minuscules
Les noms peuvent être fournis en minuscules ou en majuscules, sans que cela n’affecte le processus d’appariement.
Caractères spéciaux
Les caractères spéciaux latins (par ex. à, é, ç) sont normalisés à leur forme de base (a, e, c) lors de la vérification.
Exemple: "José" → "Jose"
Traits d’union et apostrophes
Les traits d’union ( - ) et les apostrophes ( ‘ ) peuvent être remplacés par des espaces.
Exemple: "Jean-Luc" → "Jean Luc"
Exemple: "N’O" → "N O"
Alphabets multiples
Si un document d’identité inclut des noms en script latin et non latin (par ex. cyrillique, arabe, chinois), seule la version en script latin doit être utilisée.
Exemple : Pour le nom "ОБРАЗЕЦ TESTER," utilisez "OBRAZETS" (prénom) et "TESTER" (nom de famille).
Vérification du prénom
Le prénom du signataire déclaré dans l'invitation à signer doit correspondre exactement à l’un des prénoms extraits du document d'identité, ou à une combinaison valide de ceux-ci.
Par exemple :Soit « Maëlys-Gaëlle » soit « Marie » peuvent être utilisés individuellement.
Une combinaison est autorisée (« Maëlys-Gaëlle Marie » ou « Marie Maëlys-Gaëlle »).
Le trait d’union est facultatif pour un prénom composé seul (« Maëlys Gaëlle » est valide), mais obligatoire pour plusieurs prénoms (« Maëlys Gaëlle Marie » est invalide ; seuls « Maëlys-Gaëlle Marie » ou « Marie Maëlys-Gaëlle » sont acceptés).
Cependant, nous recommandons fortement de n’utiliser qu’un seul prénom dans les données du signataire, afin d’éviter les problèmes liés à des combinaisons incorrectes.
Les prénoms composés sont parfois écrits sans trait d’union sur le document d’identité.
Par exemple, « Jean-François » peut être écrit « Jean François » sur le document d’identité utilisé. Dans ce cas, l’analyse du document considérera ces deux mots comme deux prénoms différents. Pour ces signataires, seul le premier mot de leur prénom doit être renseigné (par exemple « Jean » dans ce cas).
Quelques documents d’identité ne respectent pas cette règle. L’espace n’est alors pas interprété comme un séparateur, donc tout ce qui précède le premier séparateur attendu doit être écrit en entier.
Par exemple, pour un passeport français, un signataire a deux prénoms « Jean François » et « Baptiste » qui sont inscrits sur le document d’identité comme « Jean François, Baptiste ». Il est alors attendu que « Jean François » soit saisi dans son intégralité, car il s’agit de la chaîne de caractères située avant la virgule, qui est le séparateur attendu.
La liste des séparateurs de noms
Cette section décrit les caractères reconnus comme séparateurs lors de la vérification d'identité, garantissant une interprétation précise des noms à partir des documents d'identité.
La liste des séparateurs est définie ci-dessous :
Pays | Document | Version | Séparateur de prénoms |
ARG | Passeport | P7, P8 | , |
CHL | Passeport | P4 | , |
COL | Passeport | P10 | , |
DNK | Passeport | P9, P12, P13 | , |
DNK | Titre de séjour | RP2, RP4 | , |
ESP | Carte d’identité | I4, I5, I6 | , |
ESP | Passeport | P3, P5 | , |
ESP | Titre de séjour | RP19 | , |
FRA | Carte d’identité | I5 | , |
FRA | Passeport | P3 | , |
ITA | Carte d’identité | I7, I6 | , |
ITA | Titre de séjour | RP1, RP4,RP5, RP6 | , |
MEX | Passeport | P6 | , |
PER | Passeport | P6 | , |
VEN | Passeport | P6 | , |
Vérification du nom de famille
Pour garantir une vérification d'identité réussie, le nom de famille du signataire doit respecter les règles suivantes :
1. Correspondre exactement à un nom
Le nom de famille déclaré doit correspondre soit au nom de naissance, soit au nom d'usage affiché dans le champ "nom de famille" du document d'identité.
2. Choisir un nom lorsqu'ils sont tous deux affichés
Si le nom de naissance et le nom d'usage sont tous deux indiqués, un seul d'entre eux doit être déclaré.
Exemple : Si le document mentionne "GABLER MUSTERMANN", vous pouvez déclarer soit "GABLER", soit "MUSTERMANN".
Déclarer un nom combiné tel que "GABLER-MUSTERMANN" entraînera un échec de la vérification.
3. Noms avec plusieurs particules
Les noms de famille contenant plusieurs particules (par exemple, "VAN DEN DRIES") doivent être déclarés en entier et comme un seul nom de famille.
4. Certificat de signature
Le nom affiché sur le certificat sera celui que vous déclarez, qu'il s'agisse du nom de naissance ou du nom d'usage, à condition qu'il corresponde au document d'identité.
Titres honorifiques, nobiliaires ou doctoraux
Les citoyens de certains pays européens peuvent avoir des titres honorifiques (par exemple, "Baron", "Dr.") affichés dans le champ du nom de famille de leur document d'identité, avant leur nom de famille.
Ces titres ne doivent pas être inclus lors de la déclaration de l'identité du signataire. Seuls le prénom et le nom de famille doivent être fournis pour la correspondance avec le document d'identité.
La vérification précise de l'identité est essentielle pour garantir le succès du processus de Signature Électronique Qualifiée (QES). En suivant les directives pour déclarer les noms, en comprenant les règles de correspondance avec votre document d'identité et en respectant les exigences de format, vous contribuez à assurer une vérification fluide et la conformité légale.