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Puedes importar y guardar contactos en Yousign para preparar tus invitaciones de firma, plantillas y formularios de manera más eficiente.
Descubre los contactos
Para evitar tener que ingresar la información de tus destinatarios cada vez que creas una nueva invitación de firma, plantilla o formulario, Yousign te permite guardarlos en una lista de contactos.
Añadir contactos te permitirá seleccionar a tus destinatarios (aprobadores, firmantes, destinatarios en copia) con un solo clic al preparar tus documentos.
Es importante distinguir entre contactos y usuarios.
Los usuarios tienen acceso a tu espacio Yousign (y están asociados a una licencia) y pueden crear invitaciones de firma.
Los contactos no tienen acceso a tu espacio Yousign y solo pueden ser solicitados para aprobar, firmar o seguir si un usuario de tu organización les envía una invitación.
Tus contactos pueden ser tus clientes o empleados, mientras que los usuarios son más a menudo colegas.
Añadir contactos
Para añadir contactos, puedes hacerlo de varias maneras:
Opción 1: Añadir un contacto desde la página de Contactos
Puedes agregar tus contactos uno por uno desde la página de Contactos:
Accede a la página de Contactos.
Haz clic en el botón verde "Añadir un contacto" en la parte superior derecha.
Si tu organización utiliza múltiples espacios de trabajo, elige entre dos opciones:
Compartir el contacto con toda tu organización.
Compartir el contacto con solo un espacio de trabajo (y seleccionarlo).
Rellena los siguientes campos (son obligatorios):
Nombre
Apellido
Dirección de correo electrónico
Elige el idioma del contacto entre francés, inglés, alemán, italiano, español, polaco y neerlandés (para que reciban comunicaciones en su idioma, que puede ser diferente del tuyo).
Añade otros campos opcionales para facilitar la búsqueda de un contacto más tarde:
Número de teléfono (se aceptan números extranjeros)
Cargo
Nombre de la empresa
Dirección
Código postal
Ciudad
País
Haz clic en "Guardar".
Opción 2: Importar contactos desde un CSV
También puedes importar masivamente una lista de contactos desde un archivo CSV:
Accede a la página de Contactos.
Haz clic en el botón blanco "Importar desde CSV" en la parte superior derecha.
Prepara tu documento CSV fuera de la aplicación Yousign:
Respeta el orden de las columnas (ver más abajo).
Rellena al menos las primeras 3 columnas (son obligatorias).
Delimita las columnas con comas o puntos y comas.
No agregues un contacto en la línea 1 (no se importará; la primera línea debe contener los nombres de las columnas).
Proporciona números de teléfono en formato E164, incluyendo el símbolo "+" y el código de país (se admiten todos los países). Ejemplo: +33612345678.
Importa un documento CSV de menos de 500 KB (aproximadamente 5000 contactos).
Los duplicados no se gestionan automáticamente por la aplicación (se importarán todos los contactos). También puedes descargar una plantilla de CSV.
Una vez que tu CSV esté listo, arrástralo o presiona "+" para importarlo.
Verifica si los datos coinciden en la vista previa (si no, haz clic en "Cancelar" e importa un nuevo CSV).
Haz clic en "Importar X contactos".
Con la importación, los contactos se compartirán automáticamente con toda tu organización. Si deseas compartirlos con solo un espacio de trabajo, tendrás que modificarlos uno por uno. Con la importación, no puedes importar masivamente la siguiente información: dirección, código postal, ciudad y país del contacto.
Opción 3: Añadir un contacto desde la preparación de documentos
Aunque puedes añadir tus contactos por adelantado, también puedes añadirlos directamente al preparar tus documentos:
Al añadir un aprobador
Al añadir un firmante
Esto se aplica a invitaciones de firma, plantillas y formularios. Al añadir al destinatario, solo necesitas marcar la casilla "Guardar este destinatario en la lista de contactos".
Modificar un contacto
Editar un contacto
Para modificar la información de un contacto ya registrado:
Accede a la página de Contactos.
Haz clic en "..." a la derecha del nombre del contacto que deseas modificar.
Haz clic en "Editar".
Modifica la información de tu contacto.
Si tu organización utiliza múltiples espacios de trabajo, puedes modificar el acceso del contacto:
Compartir el contacto con toda tu organización.
Compartir el contacto con un espacio de trabajo.
Modifica toda la otra información: Nombre, Apellido, Dirección de correo electrónico, Idioma del contacto, Número de teléfono, Puesto de trabajo, Nombre de la empresa, Dirección, Código postal, Ciudad, País.
Guarda tus cambios haciendo clic en "Guardar".
La información de contacto modificada no se aplicará a las invitaciones de firma ya creadas (incluidos los borradores) y enviadas, solo a tus nuevas invitaciones de firma. Para modificar la información de un firmante en una invitación de firma actual, sigue esta guía.
Eliminar un contacto
Para eliminar un contacto:
Accede a la página de Contactos.
Haz clic en "..." a la derecha del nombre del contacto que deseas eliminar.
Haz clic en "Eliminar".
Durante la eliminación, una ventana resume todas las invitaciones de firma en las que el contacto participa. Esto te permite evitar eliminar accidentalmente un contacto si ya está involucrado en un proceso.
Confirma la eliminación haciendo clic en "Eliminar".
Los contactos eliminados aún pueden ver los documentos que han firmado.
Para eliminar varios contactos a la vez:
Ve a la página de Contactos.
Marca las casillas a la izquierda de los nombres de los contactos que deseas eliminar, o marca la casilla en la fila del encabezado para seleccionarlos a todos de una vez.
Una vez que tu selección esté completa, haz clic en "Eliminar".
Exportar contactos
Puedes exportar fácilmente tu lista de contactos de Yousign en formato CSV, lo cual puede ser útil si necesitas importarlos a otro sistema, como tu CRM.
Solo el propietario de la cuenta y los administradores pueden exportar la lista de contactos.
Para exportar una lista de contactos:
Ve a la página de Contactos.
Selecciona los contactos que deseas exportar marcando las casillas a la izquierda del contacto.
Para seleccionar todos los contactos en la página actual, marca la casilla en la parte superior de la lista, junto a "Nombre". Para seleccionar todos tus contactos de Yousign, haz clic en "Seleccionar todos X contactos".
Haz clic en "Exportar X contactos (CSV)".
La exportación se descargará automáticamente en tu ordenador, incluyendo múltiples columnas:
Nombre
Apellido
Dirección de correo electrónico
Número de teléfono
Idioma
Puesto de trabajo
Nombre de la empresa
Dirección Línea 1
Dirección Línea 2
Código postal
Ciudad
País