📖 Tabla de contenido
Documentos de identidad aceptados
Asegúrate de que tu documento de identidad sea aceptado
Antes de iniciar el proceso de Firma Electrónica Cualificada (QES), necesitarás un documento de identidad válido que cumpla con los criterios requeridos. Cada país y tipo de documento tiene reglas específicas para la verificación.
En ese artículo encontrarás:
Una lista completa de los documentos de identidad aceptados por país.
Los tipos de documentos válidos para la verificación (por ejemplo, pasaportes, documentos nacionales de identidad).
Tener el documento correcto a mano te ayudará a completar tu proceso de QES sin contratiempos ni demoras. Asegúrate de revisar la lista antes de continuar.
Firma documentos con la Firma Electrónica Cualificada (QES)
¿Has recibido una invitación de firma con la Firma Electrónica Cualificada o deseas saber más sobre cómo funciona este nivel de firma? En este artículo, detallamos todos los pasos necesarios para firmar documentos con la Firma Electrónica Cualificada de Yousign:
Leer los documentos a firmar
Validación de información
Identificación (verificación de tu documento de identidad y rostro por video)
Firma
Guardar identificación (opcional)
En el caso de una invitación de firma con Firma Electrónica Cualificada (a menudo denominada QES), la identificación del firmante se refuerza mediante varios pasos de verificación por video (documento de identidad y rostro). Estos pasos son necesarios para firmar documentos y ayudan a reforzar el valor legal de las firmas.
Para firmar documentos con la Firma Electrónica Cualificada de Yousign, asegúrate de tener:
Tu documento de identidad físico (válido)
Un dispositivo móvil (smartphone o tableta) con cámara
Sigue esta guía paso a paso para aprender a firmar tus documentos.
Paso 1: Revisión de documentos
Empieza revisando los documentos a firmar:
En la invitación de firma recibida por correo electrónico, haz clic en el botón “Acceder al documento” que te permite ver el(los) documento(s) a firmar.
Asegúrate de estar en un entorno bien iluminado y tener tu documento de identidad físico y un dispositivo móvil con cámara, luego haz clic en “Continuar”.
En el lado izquierdo de tu pantalla, encontrarás todos los documentos a firmar, así como cualquier anexo. Una vez que hayas revisado los documentos (desplázate hacia abajo) y hayas proporcionado la información requerida (casillas de verificación, texto a copiar, etc.), haz clic en el botón “Firmar” en la parte inferior derecha de la página.
Paso 2: verificación de la información
Verificación de identidad mediante coincidencia de nombre y apellidos
La verificación de identidad para una Firma Electrónica Cualificada (QES) consiste en comparar de manera precisa la identidad declarada con la extraída de tu documento oficial de identidad. Esto garantiza el cumplimiento de los estándares de seguridad y los requisitos legales
Cómo funciona
El proceso compara los nombres y apellidos proporcionados por el remitente y confirmados por ti con los que figuran en el documento de identidad presentado. Los nombres deben cumplir con reglas específicas para garantizar una verificación exitosa, asegurando un proceso sólido, estandarizado y seguro.
A continuación se detallan las normas para una correcta verificación.
Documentos aceptados
Para el reconocimiento de nombres son válidos los siguientes documentos:
Documento nacional de identidad
Pasaporte
Permiso de residencia
No se aceptan recibos de permiso de residencia temporal para la verificación de nombres.
Reglas para una identificación correcta
La verificación de la identidad de una Firma Electrónica Cualificada (QES) consiste en en comparar de manera precisa la identidad declarada con la identidad extraída de tu documento de identidad oficial. Esto garantiza el cumplimiento de las normas de seguridad y los requisitos legales.
Nombre
El nombre declarado debe coincidir exactamente con uno de los nombres que aparecen en el documento.
Ejemplos de coincidencia correcta:
Si en el documento figura "Maëlys-Gaelle Marie",
debe declararse "Maëlys-Gaelle" o "Marie"
Ejemplo de concordancia fallida:
Si se declara “Maëlys-Gaelle, Marie” (ya que se detectan dos coincidencias).
2. Formato
Los nombres deben escribirse en minúsculas o mayúsculas sin que esto afecte la validación.
Los caracteres especiales latinos (por ejemplo, à, é, ç) deben estandarizarse (a, e, c).
Ejemplo: “José García” debe escribirse “Jose Garcia”
Los guiones ( - ) y apóstrofes ( ' ) pueden sustituirse por espacios.
Ejemplo: "N'O" debe escribirse "N O".
Debes usar caracteres latinos. Si un documento de identidad muestra los nombres en caracteres latinos y no latinos (por ejemplo, cirílico, árabe o chino), solo se debe usar la versión en caracteres latinos.
3. Apellidos
Los apellidos declarados deben coincidir exactamente con uno de los siguientes:
Nombre de nacimiento o nombre de uso en el documento.
Si aparecen ambos, sólo debe declararse uno de ellos.
Ejemplo: si en el documento figura "GABLER MUSTERMANN", se puede declarar "GABLER" o "MUSTERMANN."
La declaración de un nombre mixto como "GABLER-MUSTERMANN" dará lugar a una verificación fallida.
4. Títulos honoríficos
Los títulos honoríficos (por ejemplo, Barón, Dr.) que figuran en el documento no deben declararse, o de lo contrario, la verificación de identidad fallará. Solo deben indicarse el nombre y los apellidos.
Notificación y resolución de errores
Si los nombres declarados no coinciden con los que figuran en el documento presentado, el proceso de firma no puede continuar. A continuación, te indicamos cómo puedes corregir la información:
Haz clic en el botón “Notificar un error” y especifica los cambios necesarios.
La persona que envía la solicitud recibirá un correo electrónico para actualizar la información con los nombres extraídos del documento de identidad utilizado, lo que facilitará el siguiente intento.
Si tú también eres el remitente, deberás revisar tus correos o volver a la aplicación para modificar los datos de la firma.
Una vez corregida, recibirás una notificación y podrás reanudar el proceso.
Importante: por razones de seguridad, no puedes realizar cambios en los datos directamente.
👉 Si ya has completado una Firma Electrónica Cualificada con Yousign y has guardado tu identidad digital en un dispositivo móvil, sigue esta guía para firmar más rápido.
Paso 3: Identificación por video
En esta etapa, necesitas tener tu dispositivo móvil (solo smartphone) con cámara listo para verificar tu identidad:
Haz clic en "Empezar verificación".
Si estás firmando desde un ordenador, elige una de estas dos opciones:
Escanear un código QR (ver cómo en este artículo)
Recibir un mensaje de texto (solo si tienes un smartphone)
Asegúrate de seleccionar el idioma que deseas usar para tu verificación de identidad por video. Elige el idioma con el que te sientas más cómodo para seguir las instrucciones en tu dispositivo móvil.
Si estás firmando desde un ordenador y has seleccionado "Escanear un código QR":
Un código QR aparecerá en tu pantalla.
Abre la cámara de tu dispositivo móvil.
Coloca tu dispositivo móvil frente al código QR.
Haz clic en el enlace que aparece en tu dispositivo móvil.
Si estás firmando desde un ordenador y has seleccionado "Recibir un mensaje de texto":
Verifica el número de teléfono proporcionado y realiza cambios si es necesario.
Haz clic en "Enviarme un mensaje de texto".
Abre el SMS de Yousign.
Haz clic en el enlace en el SMS.
Cómo completar la verificación de tu identidad
El proceso de verificación de identidad se realiza íntegramente en tu dispositivo móvil. Sigue atentamente los pasos que se indican a continuación para completarla con éxito.
Antes de empezar: requisitos previos
Para aumentar las probabilidades de éxito en la verificación de identidad para Firmas Electrónicas Cualificadas (QES)
Ten a mano tu documento de identidad original y vigente.
Asegúrate de que te encuentras en un entorno luminoso.
Utiliza una conexión a internet estable (preferiblemente WiFi).
Evita el uso de navegadores Firefox.
Utiliza tu smartphone personal (no un dispositivo de empresa o compartido).
Paso 1: iniciar el proceso de verificación
Haz clic en “Iniciar verificación” y:
Marca ambas casillas de verificación (obligatorio para continuar).
Haz clic en “Ok”.
Espera a que verifiquemos tu equipo. Comprobaremos si:
Tu navegador es compatible.
Se puede acceder a la cámara.
La calidad de tu conexión a Internet es adecuada.
Paso 2: selecciona tu documento de identidad
1. Elige tu tipo de documento de identidad entre las opciones aceptadas:
Documento nacional de identidad
Pasaporte
Permiso de residencia
No se aceptan recibos de permiso de residencia temporal para cotejar nombres.
Nota: algunos documentos de identidad no se aceptan por motivos de seguridad, entre ellos:
Documentos de identidad italianos en papel
Pasaportes indios y malasios
Pasaportes tunecinos
Documentos haitianos
Documentos norcoreanos
Documentos rusos (puede que se requiera una VPN para los documentos rusos).
Si el país no aparece en la lista, el documento no se admite para la verificación de identidad.
Paso 3: verificar tu documento de identidad
Sigue las instrucciones de tu dispositivo móvil:
Selecciona el país emisor de tu documento de identidad.
Haz clic en “Continuar con la verificación”.
Haz clic en “Tengo mi documento a mano” (asegúrate de tenerlo físicamente contigo).
Da permiso para acceder a tu cámara.
Sigue las instrucciones que aparecen en pantalla.
Verificación por vídeo de tu documento:
Se te pedirá que realices movimientos específicos con tu documento.
Para cada solicitud:
Valida y realiza el movimiento.
Espera a que la barra de progreso verde y una marca de verificación verde confirmen que se ha completado.
Paso 4: verificación facial
Una vez completada la verificación del documento, puedes proceder a la verificación facial.
Sigue las instrucciones que aparecen en pantalla:
Realiza los movimientos faciales específicos que te soliciten.
Para cada solicitud:
Valida y ejecuta el movimiento.
Espera que la barra de progreso verde y una marca de verificación verde confirmen que se ha completado.
Último paso: transmisión de datos
Espera unos instantes mientras se transmiten y verifican tus datos.
Importante: no cierres la página durante la transferencia, o tendrás que empezar de nuevo.
2. Si firmas desde un ordenador:
Cuando la verificación esté completada, tu dispositivo móvil mostrará el mensaje: “El paso del teléfono está completado”.
Vuelva a la pestaña Yousign de tu ordenador para continuar.
Qué hacer si la verificación de la identidad falla
Si falla la verificación de tu identidad, comprueba lo siguiente:
Como es obligatorio verificar tu identidad, puede que aparezca un error al comparar el nombre y el apellido de tu documento con los datos que proporcionaste.
Si hay una diferencia entre los nombres y/o apellidos declarados y los que aparecen en tu documento de identidad, se te pedirá que compartas la información extraída directamente del documento para que el remitente pueda corregirla.
La corrección debe realizarse en la sección Detalles de la firma dentro de la aplicación. Mientras no se realice esta corrección, no podrás reiniciar el proceso de firma. Este paso permite optimizar el siguiente intento.
Para evitar este tipo de errores desde el primer intento,
👉 Lee este artículo para conocer las reglas de verificación de identidad.
Confirma que tu documento de identidad:
No está caducado.
Está en buen estado.
Utiliza una conexión a internet potente y estable.
Utiliza una cámara de vídeo de buena calidad.
Asegúrate de que tu nombre y apellidos no están al revés.
En los casos de presunta usurpación de la identidad, la verificación fallará si:
Se utiliza un documento de identidad falso.
Se alteran los datos de identidad de un documento auténtico.
Se denuncia el robo o la pérdida del documento.
Se ha modificado la fotografía del documento.
Paso 4: Firmar documentos
Una vez que tu identidad haya sido enviada, ¡todo lo que queda por hacer es firmar! Para hacerlo, desliza hacia la derecha o mantén presionada la tecla Enter.
La firma se añadirá al documento solo si la verificación de identidad es exitosa (esto puede tardar hasta 15 minutos).
Recuerda mantener esta página abierta sin actualizarla: de esta manera, puedes guardar tu identidad digital para firmar más rápido tus próximas firmas Reconocidas con Yousign (así no tienes que repetir los pasos de identificación por video).
Una vez que la verificación de identidad esté completa y validada, puedes descargar el documento firmado.
Paso 5: Guardar identificación
Puedes guardar tu identidad digital en el dispositivo de tu elección. Este paso es opcional, pero muy recomendable si firmas habitualmente con Yousign.
Guardar tu identidad digital te permitirá firmar tus próximas Firmas Electrónicas Reconocidas con Yousign hasta 10 veces más rápido.
Tu identidad quedará vinculada a este dispositivo durante 3 años o hasta la caducidad del documento de identidad utilizado, lo que ocurra primero. Por lo tanto:
Usa un dispositivo móvil personal.
En ordenador, asegúrate de que nadie más escanee el código QR en tu lugar.
Importante: no recomendamos almacenar dos identidades digitales diferentes en el mismo dispositivo, ya que el dispositivo actúa como la “llave” de acceso a tu identidad digital.
👉 Descubre más sobre las mejores prácticas de seguridad para proteger tu identidad digital en este artículo dedicado.
Por razones de seguridad, solo tienes 15 minutos para guardar tu identidad una vez que haya sido verificada con éxito.
Para guardar tu identidad:
En un Dispositivo Móvil
Haz clic en "Guardar mi identidad".
Haz clic en “Continuar” para desbloquear tu smartphone y registrar tu identidad en este dispositivo.
¡Simple y seguro, tu identidad ha sido guardada!
Desde un ordenador
Se requieren pasos adicionales para guardar tu identidad en un ordenador.
Haz clic en “Revelar código QR secreto” (solo si estás firmando desde un ordenador; serás re-dirigido al Paso 4 si firmas directamente desde tu dispositivo móvil).
Escanea el código QR con tu dispositivo móvil personal (consulta cómo hacerlo en este artículo).
Haz clic en "Guardar mi identidad".
Haz clic en “Continuar” para desbloquear tu smartphone y registrar tu identidad en este dispositivo.
¡Simple y seguro, tu identidad ha sido guardada!
Tu identidad guardada solo podrá usarse si la verificación ha sido exitosa. Si la verificación falla, tu firma no será válida y tendrás que volver a guardar tu identidad tras completar una nueva Firma Electrónica Cualificada.
👉 Descubre más sobre las mejores prácticas de seguridad para proteger tu identidad digital en este artículo dedicado.
No puedo guardar mi identidad digital en mi dispositivo móvil:
Asegúrate de que el sistema operativo de tu dispositivo móvil esté actualizado.
Para dispositivos Android versión 7.0 o superior
Para dispositivos iOS versión 14.1 o superior
Verifica que estés usando un navegador compatible y actualízalo a su última versión:
Para dispositivos Android (solo Chrome)
Para dispositivos Apple (Chrome, Safari, Firefox, Brave)
Si no puedes realizar ninguna de las acciones anteriores, no podrás guardar tu identidad digital en tu dispositivo móvil (ya que no es compatible). Puedes usar un dispositivo móvil más reciente.
Intentos de verificación de la identidad
¿Puedo realizar más de un intento de verificación de la identidad?
Como firmante, dispones de hasta 3 intentos de verificación de identidad (según el plan del remitente). Estos intentos te permiten asegurarte de que tu identidad se valide correctamente. Para orientarte, consulta de nuevo el Paso 2: Confirmación de la información y el Paso 3: Identificación por vídeo.
Si utilizas los tres intentos sin éxito, el estado de verificación del documento de identidad cambiará a Bloqueado. Esto significa que el crédito de la QES se ha consumido por completo y ya no puede utilizarse para la invitación de firma. Para continuar, el remitente deberá desbloquearte y recibirás tres nuevos intentos.
Nota: El número de intentos de verificación depende del plan de tu remitente (QES por crédito).
Cómo evitar errores:
Los errores durante el proceso de Firma Electrónica Cualificada (QES) pueden producirse por varios motivos, no solo por discrepancias en los nombres. Una conexión a internet deficiente o una iluminación insuficiente durante la captura de la foto del documento de identidad pueden impedir una verificación exitosa.
Para comprender mejor las posibles causas de fallo, consulta de nuevo el Paso 2: Confirmación de la información y el Paso 3: Identificación por vídeo.
Si los nombres declarados no coinciden con el documento, vuelve a consultar la sección “Notificación y resolución de errores”.
Recordatorio: no se aceptan recibos de permiso de residencia temporal.
Firmar más rápido con tu identidad digital
¿Ya has guardado tu identidad digital con Yousign? Estás en el lugar correcto 😊
Después de validar tu información personal (nombre, apellido y correo electrónico), puedes autenticarte con tu identidad digital previamente registrada con Yousign.
Para hacer esto:
Si estás firmando desde un ordenador, escanea el código QR con el dispositivo móvil que contiene tu identidad digital (ver cómo en este artículo), luego haz clic en el enlace del código QR para abrirlo.
Haz clic en "Iniciar sesión".
Confirma tu identificación usando el método de autenticación fuerte configurado en tu dispositivo móvil (huella digital, reconocimiento facial, patrón, etc.).
Espera unos momentos.
Desliza para firmar, luego haz clic en "Descargar el documento".
Consejo: Tu identidad digital te ahorra mucho tiempo al firmar futuros documentos con QES. Usa el dispositivo que llevas contigo más a menudo al crear tu identidad digital para tenerla siempre disponible.