Normas de validez de identidad de la QES

El proceso de garantizar la seguridad y fiabilidad de las firmas electrónicas cualificadas (QES) comienza por una verificación exacta de la identidad. Este proceso compara la identidad declarada por el firmante con los datos extraídos de su documento de identidad oficial, incluidos nombre y apellidos.

Sin embargo, la coincidencia de nombres puede ser un desafío debido a las variaciones en las convenciones de nomenclatura, las especificidades nacionales y los diversos estilos de formato. En este artículo se describen las reglas que rigen la validación de identidades mediante la QES para ayudar a los usuarios a sortear estas complejidades y disfrutar de una experiencia de firma fluida.

Documentos aceptados

Antes de iniciar el proceso, es preciso tener en cuenta que se aceptan los siguientes documentos oficiales para la concordancia de nombres:

Documento nacional de identidad
Pasaporte
Permiso de residencia

No se aceptan recibos de permiso de residencia temporales para el reconocimiento de nombres.

Normas de formato para la corroboración de la identidad

Para garantizar una ratificación de la identidad precisa, es preciso seguir las siguientes reglas de formato para los nombres y apellidos:

Formato de mayúsculas y minúsculas
- Los nombres pueden redactarse tanto en minúsculas como en mayúsculas, sin que ello afecte al proceso de convalidación.
Caracteres especiales
- Los caracteres especiales latinos (por ejemplo, à, é, ç) deben estandarizarse a su forma básica (a, e, c) durante la verificación.
  - Ejemplo: “José” → “Jose”
Guiones y apóstrofes
- Los guiones ( - ) y apóstrofes ( ' ) pueden sustituirse por espacios.
  - Ejemplo: "Jean-Luc" → "Jean Luc"
  - Ejemplo: "N'O" → "N O"
Alfabetos múltiples
- Si un documento de identidad incluye nombres en alfabetos latinos y no latinos (por ejemplo, cirílico, árabe, chino), sólo debe utilizarse la versión en alfabeto latino.
  - Ejemplo: para el nombre "ОБРАЗЕЦ TESTER", utilícese "OBRAZETS" (nombre) y "TESTER" (apellido).

Verificación del nombre

Nombre
- El nombre declarado debe coincidir exactamente con uno de los nombres dados en el documento.
  - Ejemplos de coincidencia correcta:
    Si en el documento figura "Maëlys-Gaelle Marie", debe declararse "Maëlys-Gaelle" o "Marie"
  - Ejemplo de concordancia fallida:
    Si se declara “Maëlys-Gaelle, Marie” (ya que se detectan dos coincidencias).

Los nombres compuestos se escriben a veces sin guiones. Por ejemplo:

"Jean-François" puede aparecer como "Jean François" en un documento de identidad.

Cuando esto ocurre, el proceso de análisis del documento trata las dos palabras como nombres de pila independientes. Para garantizar el éxito de la verificación de la identidad, sólo debe indicarse la primera parte del nombre.

Ejemplo: si en el documento figura "Jean François", se debe declarar el nombre de pila como "Jean".

Excepciones a las normas de separación de nombres

Algunos documentos de identidad no siguen la norma estándar de tratar los espacios como separadores. En estos casos, todos los caracteres anteriores al primer separador previsto (por ejemplo, una coma) deben escribirse completos.

Ejemplo:

Para un pasaporte o documento nacional de identidad francés:

Si en el documento figuran dos nombres de pila, "Jean François" y "Baptiste", escritos como "Jean François, Baptiste", el primer nombre debe declararse como "Jean François".
En este caso, la coma se considera el separador, no el espacio.

Otros documentos con excepciones similares:

DNI español
DNI rumano
Pasaporte español

Para estos documentos, los espacios no son separadores. Si los nombres están separados por un espacio, todos deben indicarse como una sola entrada.

La lista de separadores de nombres

En esta sección se describen los caracteres reconocidos como separadores durante la verificación de la identidad, lo que garantiza una interpretación exacta de los nombres a partir de los documentos de identidad.

La lista de separadores se define a continuación:

País	Documento	Versión	Separador de nombres
ARG	Pasaporte	P7, P8	,
CHL	Pasaporte	P4	,
COL	Pasaporte	P10	,
DNK	Pasaporte	P9, P12, P13	,
DNK	Permiso de residencia	RP2, RP4	,
ESP	ID	I4, I5, I6	,
ESP	Pasaporte	P3, P5	,
ESP	Permiso de residencia	RP19	,
FRA	ID	I5	,
FRA	Pasaporte	P3	,
ITA	ID	I7, I6	,
ITA	Permiso de residencia	RP1, RP4,RP5, RP6	,
MEX	Pasaporte	P6	,
PER	Pasaporte	P6	,
VEN	Pasaporte	P6	,

Verificación del apellido

Para garantizar el éxito de la verificación de identidad, el apellido del firmante debe seguir las siguientes reglas:

1. Coincidencia exacta de un apellido

El apellido declarado debe coincidir con el nombre de nacimiento o con el nombre de uso que figura en el campo "apellido" del documento de identidad.

2. Elegir un apellido cuando aparecen los dos

Si aparecen tanto el nombre de nacimiento como el nombre de uso, sólo debe declararse uno de ellos.
- Ejemplo: si en el documento figura "GABLER MUSTERMANN", se puede declarar tanto "GABLER" como "MUSTERMANN."
- La declaración de un nombre mixto como "GABLER-MUSTERMANN" dará lugar a una verificación fallida.

3. Apellidos con múltiples artículos

Los apellidos que contengan varios artículos (por ejemplo, "DE LA FUENTE") deben declararse completos y como un único apellido.

4. Certificado de firma

El nombre que figure en el certificado será el que declares, ya sea el de nacimiento o el de uso, siempre que coincida con el documento de identidad.

Títulos honoríficos, nobiliarios o doctorales

Los ciudadanos de algunos países europeos pueden tener títulos honoríficos (por ejemplo, "Barón", "Doctor") en el campo del apellido del documento de identidad, antes del apellido.

Estos títulos no deben incluirse al declarar la identidad del firmante. Sólo deben facilitarse el nombre y los apellidos para cotejarlos con el documento de identidad.

La verificación precisa de la identidad es esencial para garantizar el éxito del proceso de Firma Electrónica Cualificada (QES). Siguiendo las directrices para declarar nombres, comprendiendo las reglas de correspondencia con su documento de identidad y cumpliendo los requisitos de formato, ayudarás a garantizar una verificación sin problemas y el cumplimiento de la ley.