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Normas de validez de identidad de la QES
El proceso de garantizar la seguridad y fiabilidad de las firmas electrónicas cualificadas (QES) comienza por una verificación exacta de la identidad. Este proceso compara la identidad declarada por el firmante con los datos extraídos de su documento de identidad oficial, incluidos nombre y apellidos.
Sin embargo, la coincidencia de nombres puede ser un desafío debido a las variaciones en las convenciones de nomenclatura, las especificidades nacionales y los diversos estilos de formato. En este artículo se describen las reglas que rigen la validación de identidades mediante la QES para ayudar a los usuarios a sortear estas complejidades y disfrutar de una experiencia de firma fluida.
Documentos aceptados
Antes de iniciar el proceso, es preciso tener en cuenta que se aceptan los siguientes documentos oficiales para la concordancia de nombres:
Documento nacional de identidad
Pasaporte
Permiso de residencia
No se aceptan recibos de permiso de residencia temporales para el reconocimiento de nombres.
Normas de formato para la corroboración de la identidad
Para garantizar una ratificación de la identidad precisa, es preciso seguir las siguientes reglas de formato para los nombres y apellidos:
Formato de mayúsculas y minúsculas
Los nombres pueden redactarse tanto en minúsculas como en mayúsculas, sin que ello afecte al proceso de convalidación.
Caracteres especiales
Los caracteres especiales latinos (por ejemplo, à, é, ç) deben estandarizarse a su forma básica (a, e, c) durante la verificación.
Ejemplo: “José” → “Jose”
Guiones y apóstrofes
Los guiones ( - ) y apóstrofes ( ' ) pueden sustituirse por espacios.
Ejemplo: "Jean-Luc" → "Jean Luc"
Ejemplo: "N'O" → "N O"
Alfabetos múltiples
Si un documento de identidad incluye nombres en alfabetos latinos y no latinos (por ejemplo, cirílico, árabe, chino), sólo debe utilizarse la versión en alfabeto latino.
Ejemplo: para el nombre "ОБРАЗЕЦ TESTER", utilícese "OBRAZETS" (nombre) y "TESTER" (apellido).
Verificación del nombre
El primer nombre del Firmante declarado en la Invitación de Firma debe coincidir exactamente con uno de los nombres extraídos del documento de Identidad o una combinación válida de ellos.
Por ejemplo:Se pueden utilizar individualmente “Maëlys-Gaëlle” o “Marie”.
Se permite una combinación (“Maëlys-Gaëlle Marie” o “Marie Maëlys-Gaëlle”).
El guión es opcional para un solo nombre ("Maëlys Gaëlle" es válido), pero obligatorio para múltiples nombres ("Maëlys Gaëlle Marie" no es válido; solo se acepta "Maëlys-Gaëlle Marie" o "Marie Maëlys-Gaëlle").
Sin embargo, recomendamos encarecidamente utilizar solo un primer nombre en los datos del Firmante, para evitar problemas con combinaciones incorrectas.
Los nombres compuestos a veces se escriben sin guiones en el Documento de Identidad.
Por ejemplo, "Jean-François" a veces se escribe como "Jean François" en el Documento de Identidad utilizado. En este caso el proceso de análisis del documento trata las dos palabras como dos nombres de pila independientes. Para dichos Firmantes, solo se debe proporcionar la primera palabra de su primer nombre (por ejemplo, "Jean" en este caso).
Algunos documentos de identidad no cumplen con la regla anterior. Un espacio no se interpreta como un separador, por lo que todo lo que esté antes del primer separador esperado debe ser escrito.
Por ejemplo, en un Pasaporte Francés, un Firmante tiene dos nombres "Jean François" y "Baptiste" que están escritos en el documento de identidad como ‘Jean François, Baptiste’. Se espera que ‘Jean François’ se escriba completo, ya que es la cadena de caracteres antes de la coma, que es el separador previsto.
La lista de separadores de nombres
En esta sección se describen los caracteres reconocidos como separadores durante la verificación de la identidad, lo que garantiza una interpretación exacta de los nombres a partir de los documentos de identidad.
La lista de separadores se define a continuación:
País | Documento | Versión | Separador de nombres |
ARG | Pasaporte | P7, P8 | , |
CHL | Pasaporte | P4 | , |
COL | Pasaporte | P10 | , |
DNK | Pasaporte | P9, P12, P13 | , |
DNK | Permiso de residencia | RP2, RP4 | , |
ESP | ID | I4, I5, I6 | , |
ESP | Pasaporte | P3, P5 | , |
ESP | Permiso de residencia | RP19 | , |
FRA | ID | I5 | , |
FRA | Pasaporte | P3 | , |
ITA | ID | I7, I6 | , |
ITA | Permiso de residencia | RP1, RP4,RP5, RP6 | , |
MEX | Pasaporte | P6 | , |
PER | Pasaporte | P6 | , |
VEN | Pasaporte | P6 | , |
Verificación del apellido
Para garantizar el éxito de la verificación de identidad, el apellido del firmante debe seguir las siguientes reglas:
1. Coincidencia exacta de un apellido
El apellido declarado debe coincidir con el nombre de nacimiento o con el nombre de uso que figura en el campo "apellido" del documento de identidad.
2. Elegir un apellido cuando aparecen los dos
Si aparecen tanto el nombre de nacimiento como el nombre de uso, sólo debe declararse uno de ellos.
Ejemplo: si en el documento figura "GABLER MUSTERMANN", se puede declarar tanto "GABLER" como "MUSTERMANN."
La declaración de un nombre mixto como "GABLER-MUSTERMANN" dará lugar a una verificación fallida.
3. Apellidos con múltiples artículos
Los apellidos que contengan varios artículos (por ejemplo, "DE LA FUENTE") deben declararse completos y como un único apellido.
4. Certificado de firma
El nombre que figure en el certificado será el que declares, ya sea el de nacimiento o el de uso, siempre que coincida con el documento de identidad.
Títulos honoríficos, nobiliarios o doctorales
Los ciudadanos de algunos países europeos pueden tener títulos honoríficos (por ejemplo, "Barón", "Doctor") en el campo del apellido del documento de identidad, antes del apellido.
Estos títulos no deben incluirse al declarar la identidad del firmante. Sólo deben facilitarse el nombre y los apellidos para cotejarlos con el documento de identidad.
La verificación precisa de la identidad es esencial para garantizar el éxito del proceso de Firma Electrónica Cualificada (QES). Siguiendo las directrices para declarar nombres, comprendiendo las reglas de correspondencia con su documento de identidad y cumpliendo los requisitos de formato, ayudarás a garantizar una verificación sin problemas y el cumplimiento de la ley.