📖 Übersicht
Sie haben eine Signaturanfrage mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur erhalten oder möchten mehr darüber erfahren, wie diese Signaturebene funktioniert? In diesem Artikel finden Sie alle nötigen Schritte zur Unterzeichnung von Dokumenten mit Yousigns Qualifizierter Elektronischer Signatur.
Lesen der zu unterzeichnenden Dokumente
Bestätigung der Informationen
Identifizierung per Video (Video-Verifizierung des Ausweisdokuments und Gesichts)
Unterschrift der Dokumente
Speicherung der Identität (optional)
Bei einer Signaturanfrage mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur (häufig auch QES genannt) wird die Unterzeichneridentifizierung durch verschiedene Video-Verifizierungsvorgänge (Ausweisdokument und Gesicht) gestärkt. Diese Vorgänge sind nötig, um Dokumente zu unterzeichnen, und stärken die Rechtskraft dieser Unterschriften.
Um Dokumente mit Yousigns Qualifizierter Elektronischer Signatur zu unterschreiben, brauchen Sie:
Ihr (gültiges) Original-Ausweisdokument
Ein Mobilgerät (Smartphone oder Tablet) mit Kamera
Befolgen Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung, um zu erfahren, wie Sie Ihre Dokumente unterzeichnen.
Schritt 1: Lesen der zu unterzeichnenden Dokumente
Beginnen Sie damit, sich die zu unterzeichnenden Dokumente gut durchzulesen:
Klicken Sie in der per E-Mail erhaltenden Einladung auf den „Dokument aufrufen“-Button, mit dem Sie das oder die zu unterzeichnende(n) Dokument(e) ansehen können.
Stellen Sie sicher, dass Sie sich in einer gut beleuchteten Umgebung befinden und Ihr Original-Ausweisdokument sowie ein Mobilgerät mit einer Kamera zur Hand haben. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
Klicken Sie nun auf „Start“.
Auf der linken Seite des Bildschirms finden Sie alle zu unterzeichnenden Dokumente sowie jegliche Anhänge. Sobald Sie alle Dokumente durchgesehen (scrollen Sie dafür nach unten) und eventuell benötigte Angaben ausgefüllt haben (Checkbox, Vermerke usw.), klicken Sie auf den „Unterschreiben“-Button am unteren rechten Rand der Seite.
Schritt 2: Bestätigung der Informationen
Vor- und Nachnamensvalidierung zur Identitätsprüfung
Die Identitätsprüfung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) beruht auf dem genauen Abgleich der angegebenen Identität mit der Identität, die aus Ihrem offiziellen Ausweisdokument extrahiert wird. Das stellt die Compliance mit Sicherheitsstandards und gesetzlichen Vorgaben sicher.
Wie funktioniert der Abgleich?
Der Prozess vergleicht die Vor- und Nachnamen, die vom Absender oder der Absenderin angegeben und von Ihnen bestätigt wurden, mit den Namen, die auf dem übermittelten Ausweisdokument stehen. Die Namen müssen bestimmte Regeln erfüllen, damit die Verifizierung erfolgreich verläuft. Das gewährleistet einen robusten, standardisierten und sicheren Ablauf.
Die Regeln für eine erfolgreiche Verifizierung sind unten näher angegeben.
Akzeptierte Dokumente
Die folgenden Ausweisdokumente werden für den Namensabgleich akzeptiert:
Personalausweis
Reisepass
Aufenthaltstitel
Vorläufige Eingangsbestätigungen über einen Antrag auf einen Aufenthaltstitel werden für den Namensabgleich nicht akzeptiert.
Regeln für eine erfolgreiche Identifizierung
Bei der Verifizierung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) wird Ihre angegebene Identität mit der Identität auf Ihrem offiziellen Ausweisdokument verglichen, um die Sicherheit und Gesetzeskonformität sicherzustellen.
Vorname
Der angegebene Vorname muss genau einem der Vornamen auf dem Ausweisdokument entsprechen.
Beispiele erfolgreicher Übereinstimmungen:
Auf dem Dokument steht „Eva-Maria Alexandra“
Angegeben: „Eva-Maria“ oder „Alexandra“
Beispiele fehlgeschlagener Übereinstimmungen:
Angegeben: „Eva-Maria, Alexandra“ (zwei Übereinstimmungen erkannt).
2. Format
Namen können klein oder groß geschrieben werden, ohne dass dies den Namensabgleich beeinträchtigt.
Lateinische Sonderzeichen (z. B. à, é, ç) werden normalisiert (z. B. a, e, c).
Beispiel: „José García“ kann als „Jose Garcia“ angegeben werden
Beispiel: „N’O“ kann als „N O“ angegeben werden.
Sie müssen lateinische Buchstaben verwenden. Wenn ein Ausweisdokument Namen in sowohl lateinischer als auch nicht lateinischer Schrift (wie kyrillisch, arabisch oder chinesisch) angibt, müssen Sie die lateinische Version des Namens verwenden.
3. Nachname
Der angegebene Nachname muss genau einem der folgenden Namen entsprechen:
Geburtsname oder aktuelle Nachname auf dem Dokument.
Wenn beide abgedruckt sind, sollte nur einer der beiden Namen angegeben werden.
Beispiel: Auf dem Dokument steht „GABLER MUSTERMANN“. Angegeben: „GABLER“ oder „MUSTERMANN“.
Fehlgeschlagener Abgleich: Angegeben: „GABLER-MUSTERMANN“.
4. Ehrentitel
Ehrentitel (z. B. Baron, Dr.), die auf dem Ausweisdokument angegeben sind, dürfen nicht angegeben werden, da dies sonst zu einem fehlgeschlagenen Identifizierungsversuch führt. Nur Vor- und Nachnamen sollten angegeben werden.
Fehlermeldung und Problemlösung
Falls die angegebenen Namen nicht denen auf dem Ausweisdokument entsprechen, kann der Signaturablauf nicht fortgeführt werden. So können Sie die Informationen korrigieren:
Klicken Sie auf den „Abweichung melden“-Button und präzisieren Sie die nötigen Änderungen.
Der/die Anfrageabsender:in erhält eine E-Mail, um die Angaben zu aktualisieren.
Sobald die Angaben korrigiert sind, werden Sie benachrichtigt und können den Prozess erneut beginnen.
Wichtig: Aus Sicherheitsgründen können Sie nicht direkt Änderungen an Ihren Daten vornehmen. Stellen Sie sicher, dass die vom Absender/von der Absenderin angegebenen Namen genau den Namen auf dem Ausweisdokument, das Sie für die Identitätsprüfung der QES gewählt haben, entsprechen.
Schritt 3: Identifizierung per Video
Bitte halten Sie für diesen Schritt Ihr Mobilgerät mit Kamera (Smartphone oder Tablet) bereit, um Ihre Identität zu verifizieren:
Klicken Sie auf „Verifizierung starten“.
Wenn Sie auf einem Computer unterschreiben, dann wählen Sie bitte eine der beiden folgenden Optionen:
QR-Code scannen (hier erfahren Sie, wie das geht)
SMS erhalten (nur, falls Sie ein Smartphone haben)
Bitte wählen Sie die Sprache, die Sie für die Video-Identitätsprüfung verwenden möchten (das sollte die Sprache sein, in der Sie sich am wohlsten fühlen, wenn Sie Anweisungen auf Ihrem Mobilgerät befolgen).
Wenn Sie auf einem Smartphone unterschreiben, können Sie direkt mit diesem Schritt fortfahren.
Wenn Sie auf einem Computer unterschreiben und „QR-Code scannen“ ausgewählt haben:
Ein QR-Code erscheint auf dem Bildschirm.
Öffnen Sie die Kamera Ihres Mobilgeräts.
Halten Sie Ihr Mobilgerät vor den QR-Code.
Klicken Sie auf den Link, der auf Ihrem Mobilgerät erscheint.
Wenn Sie auf einem Computer unterschreiben und „SMS erhalten“ ausgewählt haben:
Überprüfen Sie die angegebene Telefonnummer und ändern Sie sie, falls nötig.
Klicken Sie auf „SMS senden“.
Öffnen Sie Yousigns SMS.
Klicken Sie auf den Link in der SMS.
So führen Sie die Identitätsprüfung durch
Die Identitätsprüfung wird vollständig auf Ihrem Mobilgerät durchgeführt. Bitte befolgen Sie aufmerksam die unten stehenden Schritte, um den Prozess erfolgreich abzuschließen.
Vor Beginn des Prozesses: Umgebungsanforderungen
So erhöhen Sie die Chancen für eine erfolgreiche Identitätsprüfung bei der qualifizierten elektronischen Signatur (QES):
Halten Sie Ihr gültiges Original-Ausweisdokument bereit.
Stellen Sie sicher, dass Sie sich in einer hellen Umgebung befinden.
Nutzen Sie eine stabile Internetverbindung (idealerweise per WLAN).
Nutzen Sie wenn möglich nicht den Firefox-Browser.
Nutzen Sie Ihr eigenes Smartphone (und nicht das eines Unternehmens oder ein mit anderen Personen geteiltes Gerät).
Schritt 1: Starten Sie die Identitätsprüfung
Klicken Sie auf „Identitätsprüfung starten“ und:
Kreuzen Sie beide Kästchen an (dies ist verpflichtend, um fortzufahren).
Klicken Sie auf „Okay“.
Warten Sie die Überprüfung Ihrer Ausrüstung ab. Wir überprüfen, ob:
Ihr Browser kompatibel ist.
Zugriff auf Ihre Kamera besteht.
Ihre Internetverbindungsqualität ausreicht.
Schritt 2: Wählen Sie Ihr Ausweisdokument
Wählen Sie die Art Ihres Ausweisdokuments aus den folgenden akzeptierten Optionen:
Personalausweis
Reisepass
Aufenthaltstitel
Vorläufige Eingangsbestätigungen über einen Antrag auf einen Aufenthaltstitel werden für den Namensabgleich nicht akzeptiert.
Hinweis: Manche Ausweisdokumente sind aus Sicherheitsgründen nicht erlaubt. Dazu gehören die folgenden Ausweisdokumente:
Italienische Papierpersonalausweise
Indische und malaysische Reisepässe
Tunesische Reisepässe
Haitianische Ausweise
Nordkoreanische Ausweise
Russische Ausweise (Für russische Ausweisdokumente ist eventuell ein VPN nötig).
Wenn das Land nicht in der Liste erscheint, wird das Ausweisdokument in der Identitätsprüfung nicht unterstützt.
Schritt 3: Verifizieren Sie Ihr Ausweisdokument
Bitte befolgen Sie die Anweisungen auf Ihrem Mobilgerät:
Wählen Sie das Ausstellungsland Ihres Ausweisdokuments.
Klicken Sie auf „Überprüfung fortsetzen“.
Klicken Sie auf „Ja, ich habe es zur Hand“ (und halten Sie Ihr Ausweisdokument physisch bereit).
Erlauben Sie den Zugriff auf Ihre Kamera.
Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm.
Videoverifizierung Ihres Ausweisdokuments:
Sie werden darum gebeten, bestimmte Bewegungen mit Ihrem Ausweisdokument zu machen.
Befolgen Sie diese Schritte bei jeder Aufforderung:
Bestätigen Sie die Aufforderung und führen Sie die Bewegung aus.
Warten Sie auf den grünen Fortschrittsbalken und einen grünen Haken, der den Abschluss der Aufforderung bestätigt.
Schritt 4: Verifizieren Sie Ihr Gesicht
Sobald die Verifizierung Ihres Ausweisdokuments abgeschlossen ist, können Sie mit der Gesichtsverifizierung fortfahren.
Bitte befolgen Sie die Anweisungen auf Ihrem Bildschirm:
Führen Sie wie gefordert die Bewegungen mit Ihrem Gesicht durch.
Befolgen Sie diese Schritte bei jeder Aufforderung:
Bestätigen Sie die Aufforderung und führen Sie die Bewegung aus.
Warten Sie auf den grünen Fortschrittsbalken und einen grünen Haken, der den Abschluss der Aufforderung bestätigt.
Letzter Schritt: Datenübermittlung
Warten Sie kurz, während Ihre Daten übermittelt und verifiziert werden.
Wichtig: Schließen Sie während der Datenübermittlung nicht die Seite, da Sie sonst noch einmal von vorne beginnen müssen.
2. Wenn Sie auf einem Computer unterschreiben:
Sobald die Identitätsprüfung abgeschlossen ist, sehen Sie die Nachricht „Der Schritt auf dem Smartphone ist abgeschlossen“ auf Ihrem Mobilgerät.
Kehren Sie zum Yousign-Tab zurück und fahren Sie dort fort.
Was tun, wenn Ihre Identität nicht validiert wurde?
Falls Ihre Identitätsprüfung fehlschlägt, sollten Sie das Folgende prüfen:
Stellen Sie sicher, dass Ihre angegebenen Informationen genau mit denen auf Ihrem Ausweisdokument übereinstimmen. 👉 Lesen Sie sich diesen Artikel zu den Identitätsprüfungsregeln durch.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Ausweisdokument:
nicht abgelaufen ist.
in gutem Zustand ist.
Stellen Sie eine starke und zuverlässige Internetverbindung sicher.
Nutzen Sie eine Videokamera mit guter Qualität.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Vor- und Nachname nicht vertauscht sind.
Falls ein Identitätsbetrug vermutet wird, schlägt die Verifizierung fehl, wenn:
ein falsches Ausweisdokument verwendet wird.
Identitätsangaben auf echten Dokumenten geändert wurden.
das Dokument als gestohlen oder verloren gemeldet ist.
das Foto auf dem Ausweisdokument geändert wurde.
Schritt 4: Unterschrift der Dokumente
Sobald Ihre Identität übermittelt wurde, müssen Sie nur noch das Dokument unterschreiben! Dafür müssen Sie nach rechts wischen oder die Eingabe-Taste gedrückt halten.
Die Unterschrift wird nur zum Dokument hinzugefügt, wenn die Identitätsprüfung erfolgreich war (das kann im Schnitt zwischen 2 und 15 Minuten dauern).
Denken Sie daran, diese Seite offenzulassen, ohne sie neu zu laden: So können Sie Ihre digitale Identität speichern, um sie bei den nächsten Qualifizierten Elektronischen Signaturen mit Yousign wiederzuverwenden. Da Sie dann die Video-Verifizierung nicht mehr durchführen müssen, gewinnen Sie Zeit!
Sobald die Identitätsprüfung abgeschlossen und bestätigt ist, können Sie Ihr unterschriebenes Dokument herunterladen.
Schritt 5: Speicherung der Identität
Sobald Ihre Identität bestätigt und die Prüfung abgeschlossen wurde, können Sie Ihre digitale Identität auf dem Gerät Ihrer Wahl speichern. Dieser Schritt ist optional, aber wir empfehlen ihn Ihnen, wenn Sie regelmäßig mit Yousign unterschreiben.
Wenn Sie Ihre digitale Identität speichern, können Sie bei der nächsten Qualifizierten Elektronischen Signatur mit Yousign bis zu 10 Mal schneller unterschreiben.
Aus Sicherheitsgründen haben Sie nur 15 Minuten Zeit, Ihre Identität zu speichern (sobald diese erfolgreich verifiziert wurde).
So speichern Sie Ihre digitale Identität:
Klicken Sie auf „ Meine Identität speichern“.
Klicken Sie auf „Geheimen QR-Code anzeigen“, wenn Sie auf einem Computer unterschreiben. Wenn Sie auf Ihrem Mobilgerät unterschreiben, werden Sie direkt zu Schritt 4 weitergeleitet.
Scannen Sie den QR-Code mit dem Mobilgerät Ihrer Wahl (in diesem Artikel erfahren Sie, wie das geht).
Klicken Sie auf „Meine Identität speichern“.
Ihre Identität bleibt 3 Jahre lang mit diesem Gerät verknüpft. Aus diesem Grund raten wir Ihnen Folgendes:
Nutzen Sie Ihr eigenes Mobilgerät.
Stellen Sie sicher, dass niemand anderes statt Ihnen den QR-Code scannen kann.
Achtung: Wir empfehlen nicht, zwei verschiedene digitale Identitäten auf einem Gerät zu speichern, da das Gerät der „Schlüssel“ ist, mit dem die digitale Identität genutzt werden kann.
Ich kann meine digitale Identität nicht auf meinem Mobilgerät speichern:
Prüfen Sie, ob das Betriebssystem Ihres Mobilgeräts auf dem neuesten Stand ist.
Für Android-Geräte: Version 7.0 oder höher
Für iOS-Geräte: Version 14.1 oder höher
Stellen Sie sicher, dass Sie einen kompatiblen Browser verwenden, und aktualisieren Sie ihn auf die neueste Version.
Für Android-Geräte (Chrome)
Für Apple-Geräte (Chrome, Safari, Firefox, Brave)
Wenn Sie irgendeine der oben genannten Maßnahmen nicht durchführen können, können Sie Ihre digitale Identität nicht auf Ihrem Mobilgerät speichern (da es nicht kompatibel ist). Sie können allerdings ein neueres Mobilgerät verwenden.
Identifizierungsversuche
Kann ich mehr als einen Identifizierungsversuch vornehmen?
Als Unterzeichner:in haben Sie (abhängig von der Lizenz des Absenders/der Absenderin) bis zu 3 Identifizierungsversuche. Diese Versuche geben Ihnen die Möglichkeit sicherzustellen, dass Ihre Identität erfolgreich validiert wird. In den Schritten 2 (Informationsvalidierung) und 3 (Identifizierung per Video) finden Sie weitere Informationen dazu.
Wenn Sie alle drei Versuche erfolglos verbrauchen, ändert sich der Identitätsprüfungsstatus auf „Gesperrt“. Das bedeutet, dass der QES-Credit aufgebraucht wurde und nicht mehr für die Signaturanfrage verwendet werden kann. Um fortzufahren, muss Ihr:e Absender:in Sie entsperren. Dann erhalten Sie drei neue Versuche.
Ob Sie 3 Identifizierungsversuche haben oder nicht, hängt direkt von der Lizenz Ihres Absenders/Ihrer Absenderin ab (QES mit Credits).
So vermeiden Sie Fehler:
Bei der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) kann es aus mehreren Gründen zu Fehlern kommen. Ein fehlgeschlagener Namensabgleich ist nur einer von ihnen. Eine schlechte Internetverbindung oder nicht ausreichende Lichtverhältnisse bei der Aufzeichnung des Ausweisdokuments können zum Beispiel den Prozess unterbrechen und eine erfolgreiche Verifizierung verhindern.
In den Schritten 2 (Informationsvalidierung) und 3 (Identifizierung per Video) erfahren Sie mehr dazu, welche möglichen Gründe es für einen fehlgeschlagenen Versuch geben kann.
Wenn die angegebenen Namen nicht mit dem Ausweisdokument übereinstimmen, gehen Sie bitte zum Abschnitt „Fehlermeldung und Problemlösung“.
Zur Erinnerung: Vorläufige Eingangsbestätigungen über einen Antrag auf einen Aufenthaltstitel werden nicht akzeptiert.
Schneller mit Ihrer digitalen Identität unterschreiben
Sie haben Ihre digitale Identität bereits bei Yousign gespeichert? Dann sind Sie hier richtig 😊
Nachdem Sie Ihre persönlichen Angaben (Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse) bestätigt haben, können Sie sich mit Ihrer zuvor bei Yousign gespeicherten digitalen Identität anmelden.
So gehen Sie vor:
Wenn Sie auf Ihrem Computer unterschreiben, scannen Sie den QR-Code mit dem Mobilgerät, auf dem Ihre digitale Identität gespeichert ist (in diesem Artikel erfahren Sie, wie das geht), und klicken anschließend auf den QR-Code-Link, um ihn zu öffnen.
Klicken Sie auf „ Mich authentifizieren“.
Bestätigen Sie Ihre Identität mit der starken Authentifizierungsmethode, die auf Ihrem Mobilgerät eingerichtet ist (Fingerabdruck, Gesichtserkennung, Mustersperre usw.).
Warten Sie einen Moment.
Wischen Sie zum Unterzeichnen und klicken Sie dann auf „ Dokument herunterladen“!
Mit Ihrer digitalen Identität sparen Sie bei zukünftigen Qualifizierten Elektronischen Signaturen mit Yousign eine Menge Zeit.
Es ist wichtig, dass Sie bei der Erstellung Ihrer digitalen Identität das Gerät verwenden, das Sie am häufigsten benutzen, damit Sie es immer bei sich haben können.