📖 Übersicht
Sie haben eine Signaturanfrage mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur erhalten oder möchten mehr darüber erfahren, wie diese Signaturebene funktioniert? In diesem Artikel finden Sie alle nötigen Schritte zur Unterzeichnung von Dokumenten mit Yousigns Qualifizierter Elektronischer Signatur.
Lesen der zu unterzeichnenden Dokumente
Bestätigung der Informationen
Identifizierung per Video (Video-Verifizierung des Ausweisdokuments und Gesichts)
Unterschrift der Dokumente
Speicherung der Identität (optional)
Bei einer Signaturanfrage mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur (häufig auch QES genannt) wird die Unterzeichneridentifizierung durch verschiedene Video-Verifizierungsvorgänge (Ausweisdokument und Gesicht) gestärkt. Diese Vorgänge sind nötig, um Dokumente zu unterzeichnen, und stärken die Rechtskraft dieser Unterschriften.
Um Dokumente mit Yousigns Qualifizierter Elektronischer Signatur zu unterschreiben, brauchen Sie:
Ihr (gültiges) Original-Ausweisdokument
Ein Mobilgerät (Smartphone oder Tablet) mit Kamera
Befolgen Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung, um zu erfahren, wie Sie Ihre Dokumente unterzeichnen.
Schritt 1: Lesen der zu unterzeichnenden Dokumente
Beginnen Sie damit, sich die zu unterzeichnenden Dokumente gut durchzulesen:
Klicken Sie in der per E-Mail erhaltenden Einladung auf den „Dokument aufrufen“-Button, mit dem Sie das oder die zu unterzeichnende(n) Dokument(e) ansehen können.
Stellen Sie sicher, dass Sie sich in einer gut beleuchteten Umgebung befinden und Ihr Original-Ausweisdokument sowie ein Mobilgerät mit einer Kamera zur Hand haben. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
Klicken Sie nun auf „Start“.
Auf der linken Seite des Bildschirms finden Sie alle zu unterzeichnenden Dokumente sowie jegliche Anhänge. Sobald Sie alle Dokumente durchgesehen (scrollen Sie dafür nach unten) und eventuell benötigte Angaben ausgefüllt haben (Checkbox, Vermerke usw.), klicken Sie auf den „Unterschreiben“-Button am unteren rechten Rand der Seite.
Schritt 2: Bestätigung der Informationen
Prüfen Sie die vom/von der Einladungsabsender:in angegebenen Informationen (diese sollten zu den Angaben auf Ihrem Ausweisdokument passen):
Ihr Vorname
Ihr Nachname
Ihre E-Mail-Adresse
Sollten die angegebenen Informationen stimmen:
Setzen Sie ein Häkchen in beiden Checkboxen (das ist nötig, um zum nächsten Schritt zu gelangen).
Klicken Sie auf „Informationen validieren“, um mit der Video-Identitätsprüfung fortzufahren.
Hinweis: Sollten die angegebenen Informationen nicht stimmen, dann kann das Dokument nicht unterschrieben werden. Klicken Sie in diesem Fall auf den „Einen Fehler melden“-Link und beschreiben Sie die nötigen Änderungen. Der/die Einladungsabsender:in erhält im Anschluss eine E-Mail mit der Bitte, die nötigen Änderungen vorzunehmen. Sobald die Änderungen vorgenommen wurden, können Sie den Prozess erneut starten. Aus Sicherheitsgründen können Sie die Änderungen nicht selbst vornehmen.
Schritt 3: Identifizierung per Video
Bitte halten Sie für diesen Schritt Ihr Mobilgerät mit Kamera (Smartphone oder Tablet) bereit, um Ihre Identität zu verifizieren:
Klicken Sie auf „Verifizierung starten“.
Wenn Sie auf einem Computer unterschreiben, dann wählen Sie bitte eine der beiden folgenden Optionen:
QR-Code scannen (hier erfahren Sie, wie das geht)
SMS erhalten (nur, falls Sie ein Smartphone haben)
Bitte wählen Sie die Sprache, die Sie für die Video-Identitätsprüfung verwenden möchten (das sollte die Sprache sein, in der Sie sich am wohlsten fühlen, wenn Sie Anweisungen auf Ihrem Mobilgerät befolgen).
Wenn Sie auf einem Smartphone unterschreiben, können Sie direkt mit diesem Schritt fortfahren.
Wenn Sie auf einem Computer unterschreiben und „QR-Code scannen“ ausgewählt haben:
Ein QR-Code erscheint auf dem Bildschirm.
Öffnen Sie die Kamera Ihres Mobilgeräts.
Halten Sie Ihr Mobilgerät vor den QR-Code.
Klicken Sie auf den Link, der auf Ihrem Mobilgerät erscheint.
Wenn Sie auf einem Computer unterschreiben und „SMS erhalten“ ausgewählt haben:
Überprüfen Sie die angegebene Telefonnummer und ändern Sie sie, falls nötig.
Klicken Sie auf „SMS senden“.
Öffnen Sie Yousigns SMS.
Klicken Sie auf den Link in der SMS.
Die Identitätsprüfung wird anschließend komplett auf Ihrem Mobilgerät durchgeführt.
Klicken Sie auf „Identitätsprüfung starten“, um loszulegen, und:
Setzen Sie ein Häkchen in beiden Checkboxen (das ist nötig, um zum nächsten Schritt zu gelangen).
Klicken Sie auf „Zustimmen“.
Warten Sie kurz, während wir Ihre Ausrüstung prüfen (wir prüfen, ob Ihr Browser kompatibel ist, ob wir Zugriff auf Ihre Kamera haben und ob Ihre Internetqualität ausreicht, um die Identitätsprüfung durchzuführen).
Wählen Sie anschließend die Art Ihres Ausweisdokuments. Wir akzeptieren die folgenden Ausweisdokumente:
Personalausweis
Reisepass
Aufenthaltstitel
Reiseausweis (nur vom Staat, der den Geflüchteten- oder Staatenlos-Status anerkannt hat)
Einige Identitätsbezeichnungen werden nicht akzeptiert (da sie als nicht ausreichend gesichert angesehen werden):
Italienische Papierausweise
Indische und malaysische Pässe
Nordkorea-Titel
Tunesische Pässe
Haitianische Titel
Russische Titel (ein VPN kann jedoch verwendet werden)
Bitte befolgen Sie die Anleitung auf Ihrem Mobilgerät:
Wählen Sie das Ausstellungsland Ihres Ausweisdokuments.
Klicken Sie auf „Es kann losgehen“ (stellen Sie sicher, dass Sie das physische Original-Dokument haben).
Erlauben Sie den Zugriff auf Ihre Kamera.
Befolgen Sie die Anweisungen am unteren Rand des Bildschirms.
Video-Verifizierung Ihres Ausweisdokuments
Sie werden darum gebeten, verschiedene Bewegungen mit Ihrem Ausweisdokument durchzuführen.
Bestätigen Sie jede Anfrage und führen Sie sie dann durch. Warten Sie darauf, dass der grüne Fortschrittsbalken voll ist und ein grünes Häkchen auf dem Bildschirm Ihres Mobilgeräts erscheint.
Video-Verifizierung Ihres Gesichts
Sobald die verschiedenen Videos Ihres Ausweisdokuments aufgezeichnet sind, beginnt die Verifizierung Ihres Gesichts. Sie werden darum gebeten, verschiedene Bewegungen mit Ihrem Gesicht zu machen. Befolgen Sie die Anweisungen.
Bestätigen Sie jede Anfrage und führen Sie sie dann durch. Warten Sie darauf, dass der grüne Fortschrittsbalken voll ist und ein grünes Häkchen auf dem Bildschirm Ihres Mobilgeräts erscheint.
Warten Sie kurz, während Ihre Daten übermittelt und verifiziert werden.
Achtung: Schließen Sie diese Seite nicht, während die Daten übermittelt werden, da Sie sonst von vorne beginnen müssen.
Ihre Identitätsprüfung ist abgeschlossen, wenn Sie die folgende Nachricht auf Ihrem Mobilgerät sehen: „Die Überprüfung auf dem Smartphone ist nun abgeschlossen“. Wenn Sie auf einem Computer unterzeichnen, können Sie nun zum Yousign-Tab zurückkehren.
Ich habe eine Fehlermeldung: meine Identität konnte nicht bestätigt werden
Stellen Sie sicher, dass die Informationen, die im zweiten Schritt bestätigt wurden, stimmen und zu den Angaben auf Ihrem Ausweisdokument passen.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Ausweisdokument nicht abgelaufen ist.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Ausweisdokument in einem guten Zustand ist.
Falls Identitätsdiebstahl vermutet wird, kann die Identitätsprüfung in den folgenden Fällen nicht bestätigt werden:
Nutzung eines gefälschten Ausweisdokuments
Veränderung von Identitätsangaben auf einem Original-Ausweisdokument
Nutzung eines als gestohlen oder verloren gemeldeten Ausweisdokuments
Veränderung des Fotos auf einem Ausweisdokuments
Schritt 4: Unterschrift der Dokumente
Sobald Ihre Identität übermittelt wurde, müssen Sie nur noch das Dokument unterschreiben! Dafür müssen Sie nach rechts wischen oder die Eingabe-Taste gedrückt halten.
Die Unterschrift wird nur zum Dokument hinzugefügt, wenn die Identitätsprüfung erfolgreich war (das kann im Schnitt zwischen 2 und 15 Minuten dauern).
Denken Sie daran, diese Seite offenzulassen, ohne sie neu zu laden: So können Sie Ihre digitale Identität speichern, um sie bei den nächsten Qualifizierten Elektronischen Signaturen mit Yousign wiederzuverwenden. Da Sie dann die Video-Verifizierung nicht mehr durchführen müssen, gewinnen Sie Zeit!
Sobald die Identitätsprüfung abgeschlossen und bestätigt ist, können Sie Ihr unterschriebenes Dokument herunterladen.
Schritt 5: Speicherung der Identität
Sobald Ihre Identität bestätigt und die Prüfung abgeschlossen wurde, können Sie Ihre digitale Identität auf dem Gerät Ihrer Wahl speichern. Dieser Schritt ist optional, aber wir empfehlen ihn Ihnen, wenn Sie regelmäßig mit Yousign unterschreiben.
Wenn Sie Ihre digitale Identität speichern, können Sie bei der nächsten Qualifizierten Elektronischen Signatur mit Yousign bis zu 10 Mal schneller unterschreiben.
Aus Sicherheitsgründen haben Sie nur 15 Minuten Zeit, Ihre Identität zu speichern (sobald diese erfolgreich verifiziert wurde).
So speichern Sie Ihre digitale Identität:
Klicken Sie auf „ Meine Identität speichern“.
Klicken Sie auf „Geheimen QR-Code anzeigen“, wenn Sie auf einem Computer unterschreiben. Wenn Sie auf Ihrem Mobilgerät unterschreiben, werden Sie direkt zu Schritt 4 weitergeleitet.
Scannen Sie den QR-Code mit dem Mobilgerät Ihrer Wahl (in diesem Artikel erfahren Sie, wie das geht).
Klicken Sie auf „Meine Identität speichern“.
Ihre Identität bleibt 3 Jahre lang mit diesem Gerät verknüpft. Aus diesem Grund raten wir Ihnen Folgendes:
Nutzen Sie Ihr eigenes Mobilgerät.
Stellen Sie sicher, dass niemand anderes statt Ihnen den QR-Code scannen kann.
Achtung: Wir empfehlen nicht, zwei verschiedene digitale Identitäten auf einem Gerät zu speichern, da das Gerät der „Schlüssel“ ist, mit dem die digitale Identität genutzt werden kann.
Ich kann meine digitale Identität nicht auf meinem Mobilgerät speichern:
Prüfen Sie, ob das Betriebssystem Ihres Mobilgeräts auf dem neuesten Stand ist.
Für Android-Geräte: Version 7.0 oder höher
Für iOS-Geräte: Version 14.1 oder höher
Stellen Sie sicher, dass Sie einen kompatiblen Browser verwenden, und aktualisieren Sie ihn auf die neueste Version.
Für Android-Geräte (Chrome)
Für Apple-Geräte (Chrome, Safari, Firefox, Brave)
Wenn Sie irgendeine der oben genannten Maßnahmen nicht durchführen können, können Sie Ihre digitale Identität nicht auf Ihrem Mobilgerät speichern (da es nicht kompatibel ist). Sie können allerdings ein neueres Mobilgerät verwenden.
Schneller mit Ihrer digitalen Identität unterschreiben
Sie haben Ihre digitale Identität bereits bei Yousign gespeichert? Dann sind Sie hier richtig 😊
Nachdem Sie Ihre persönlichen Angaben (Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse) bestätigt haben, können Sie sich mit Ihrer zuvor bei Yousign gespeicherten digitalen Identität anmelden.
So gehen Sie vor:
Wenn Sie auf Ihrem Computer unterschreiben, scannen Sie den QR-Code mit dem Mobilgerät, auf dem Ihre digitale Identität gespeichert ist (in diesem Artikel erfahren Sie, wie das geht), und klicken anschließend auf den QR-Code-Link, um ihn zu öffnen.
Klicken Sie auf „ Mich authentifizieren“.
Bestätigen Sie Ihre Identität mit der starken Authentifizierungsmethode, die auf Ihrem Mobilgerät eingerichtet ist (Fingerabdruck, Gesichtserkennung, Mustersperre usw.).
Warten Sie einen Moment.
Wischen Sie zum Unterzeichnen und klicken Sie dann auf „ Dokument herunterladen“!
Mit Ihrer digitalen Identität sparen Sie bei zukünftigen Qualifizierten Elektronischen Signaturen mit Yousign eine Menge Zeit.