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Proteggi la riservatezza dei documenti dei tuoi utenti ed organizza al meglio la tua azienda (dipartimenti, filiali, agenzie, ecc.) con l’utilizzo dei Workspace. In questa guida, scopri come creare dei Workspace per la tua organizzazione.
Scopri i Workspace
Organizza le tue richieste di firma, moduli e contatti e proteggi la riservatezza dei dati tra i tuoi utenti.
I Workspace sono disponibili negli abbonamenti Plus (fino a 5), Pro (fino a 10) e Scale. Puoi modificare il tuo abbonamento direttamente dal tuo account.
Crea un Workspace
Per creare un Workspace su Yousign, assicurati di avere accesso come Proprietario e di aver sottoscritto un abbonamento Plus, Pro o Scale, quindi:
Clicca sulle tue iniziali in basso a sinistra dello schermo
Vai alla pagina "Workspace".
Un Workspace è già stato creato di default nell’applicazione e tutti i tuoi utenti attuali, documenti, moduli e contatti sono collegati ad esso.
Clicca su "Crea un Workspace" in alto a destra.
Assegna un nome al tuo Workspace (questo ti aiuterà, insieme ai tuoi team, ad organizzare meglio i tuoi documenti), ad esempio: Risorse Umane, Dipartimento Vendite, ecc.
Se necessario, seleziona la casella per aggiungere un nome del Workspace visibile a tutti.
Qual è lo scopo del "nome pubblico" di un Workspace?
Il nome pubblico di un Workspace ti consente di differenziare:
Il nome del tuo Workspace internamente, che verrà visualizzato nella tua applicazione Yousign.
Il nome del tuo Workspace quando viene utilizzato esternamente, ovvero quando vuoi inviare una richiesta di firma con questo Workspace come mittente. Ad esempio, puoi creare e chiamare uno spazio di lavoro "HR" ed aggiungere un nome pubblico "Dipartimento Risorse Umane della Società Acme" in modo che i futuri firmatari capiscano rapidamente chi ha inviato loro la richiesta di firma.
Nota: Solo gli utenti con accesso Proprietario possono creare ed eliminare dei Workspace. Per saperne di più sugli accessi e le autorizzazioni, consulta il nostro articolo dedicato.
Quando il Proprietario crea un nuovo Workspace, viene automaticamente aggiunto a tale spazio di lavoro.
Il Proprietario della tua organizzazione ha accesso a tutti i Workspace (senza la possibilità di essere escluso da uno o più Workspace).
Gestisci un Workspace
Il Proprietario della tua organizzazione può aggiungere e rimuovere utenti in ciascun Workspace. Al contrario, un Amministratore può aggiungere (entro il limite delle licenze disponibili sull'account) o rimuovere utenti solo nei Workspace a cui appartengono. Un Membro non può intraprendere alcuna azione sui Workspace.
Aggiungere Utenti ad un Workspace
Come Proprietario o Amministratore del Workspace, puoi invitare altri utenti della tua organizzazione ad unirsi:
Accedendo alla pagina dei Workspace.
Cliccando sul Workspace pertinente.
Cliccando su "Aggiungi utenti" in alto a destra.
Selezionando l'utente che desideri aggiungere dalla barra di ricerca.
Confermando cliccando su "Aggiungi".
Se desideri aggiungere un utente che non fa ancora parte della tua organizzazione, dovrai prima invitarlo.
Gli Amministratori avranno accesso a tutte le richieste di firma ed i moduli nel Workspace in cui li hai aggiunti.
I Membri potranno solo visualizzare e gestire le proprie richieste di firma ma utilizzare i moduli e i contatti del Workspace.
Rimuovere Utenti da un Workspace
Se desideri rimuovere l'accesso di un utente ad un Workspace, semplicemente:
Accedi alla pagina dei Workspace.
Clicca sul Workspace pertinente.
Clicca su "..." a destra del nome dell'utente che desideri rimuovere.
Seleziona "Rimuovi utente dal Workspace".
L'utente non avrà più accesso a nessuna richiesta di firma creata in questo Workspace (anche le sue).
A volte può essere impossibile rimuovere un utente da Workspace:
Quando l'utente appartiene ad un solo Workspace, se desideri comunque rimuoverlo, dovrai sospendere il suo accesso al suo account Yousign qui.
Quando l'utente ha accesso come Proprietario.
Rinomina un Workspace
Puoi rinominare facilmente un workspace. Per farlo:
Vai alla pagina dei Workspace cliccando sulle tue iniziali in basso a sinistra dello schermo.
Clicca su "..." a destra del workspace che desideri rinominare.
Clicca su "Rinomina workspace".
Inserisci il nuovo nome che desideri dare al tuo workspace.
Clicca su "Rinomina".
Il workspace sarà rinominato.
Eliminare un Workspace
Solo gli utenti con accesso Proprietario possono eliminare i Workspace.
Se non desideri più utilizzare un Workspace, puoi eliminarlo. Per farlo:
Accedi alla pagina dei Workspace.
Clicca su "..." a destra del nome del Workspace.
Seleziona "Elimina Workspace".
Ti verrà chiesto di selezionare un altro Workspace per trasferire tutti i contenuti (richieste di firma, contatti, moduli, utenti, richieste di utenti).
A seconda del volume, questa operazione potrebbe richiedere del tempo.
Dovrebbe sempre esserci almeno un Workspace nel tuo account; quindi, non potrai eliminare il tuo ultimo Workspace.