📖 Indice
Le proprietà personalizzate consentono alla tua organizzazione di aggiungere dati strutturati alle richieste di firma, come il tipo di documento, il nome di un reparto o un riferimento a una pratica. Una volta che vengono configurate dall'amministratore, queste voci compaiono automaticamente durante la preparazione della richiesta di firma, semplificando l'organizzazione, il monitoraggio e la ricerca delle richieste.
Prerequisiti
Piano: Pro o Scale
Per creare e gestire le proprietà personalizzate: ruolo di amministratore o proprietario
Configurare le proprietà personalizzate
Le proprietà personalizzate vengono gestite a livello dell'organizzazione. Qualsiasi amministratore o proprietario può crearle, modificarle o eliminarle dalle Impostazioni organizzazione.
Creare una proprietà personalizzata
Vai su Impostazioni > Impostazioni della firma > Gestisci le proprietà personalizzate.
Clicca su Aggiungi proprietà personalizzata.
Seleziona un tipo di campo:
Testo: un campo di testo libero in cui l’utente può digitare qualsiasi valore (ad esempio un numero di riferimento o il codice della pratica).
Selezione singola o multipla: un elenco di opzioni predefinite tra cui gli utenti possono scegliere (ad es. "Preventivo", "Contratto", "Modifica").
Dai un nome alla proprietà (ad es. "Tipo di documento", "Codice pratica").
Per le proprietà di tipo elenco, aggiungi le opzioni disponibili. Puoi riordinarle trascinandole.
Scegli se la proprietà è obbligatoria o facoltativa:
Se è obbligatoria, l’utente deve compilare il campo prima di poter inviare la richiesta di firma.
Se è facoltativa, l'utente può lasciare il campo vuoto.
Se lo desideri, puoi impostare un valore predefinito: verrà compilato automaticamente nelle nuove richieste di firma.
Scegli l'ambito:
Intera organizzazione: la proprietà viene visualizzata sulle richieste di firma in ogni area di lavoro.
Aree di lavoro specifiche: la proprietà viene visualizzata solo nelle aree di lavoro selezionate.
Clicca su Salva.
Nota: il tipo di campo (testo o menu a discesa) non può essere modificato dopo che la proprietà è stata creata.
Modificare una proprietà personalizzata
Puoi aggiornare in qualsiasi momento il nome, le opzioni, l'impostazione obbligatoria, l'ambito dell'area di lavoro e il valore predefinito di una proprietà.
Vai su Impostazioni > Impostazioni della firma > Gestisci le proprietà personalizzate.
Clicca sull'icona della penna nella proprietà che desideri modificare.
Apporta le modifiche e clicca su Salva.
Le modifiche si applicano a tutte le richieste di firma future. Se rinomini o rimuovi un’opzione nelle proprietà di tipo menu a discesa, le richieste di firma in cui era già presente l'opzione vengono aggiornate di conseguenza.
Eliminare una proprietà personalizzata
Vai su Impostazioni > Impostazioni della firma > Gestisci le proprietà personalizzate.
Clicca sull'icona del cestino nella proprietà che vuoi eliminare.
Quindi conferma.
Nota: se eliminata, una proprietà viene rimossa definitivamente da tutte le richieste di firma, incluse quelle esistenti. I valori già registrati sulle richieste inviate andranno persi.
Compilare le proprietà personalizzate in una richiesta di firma
Se la tua organizzazione ha configurato le proprietà personalizzate, queste compaiono tra le Impostazioni durante la preparazione della richiesta di firma.
Mentre prepari una richiesta di firma, passa alla fase delle Impostazioni.
Vedrai una sezione Proprietà personalizzate che elenca tutti i campi applicabili.
Compila ogni proprietà:
Per i campi di testo: digita direttamente il valore.
Per i menu a discesa: seleziona un'opzione dall'elenco.
I campi obbligatori sono contrassegnati: devi compilarli prima di poter inviare la richiesta.
Vai alla fase successiva e invia la tua richiesta come al solito.
Nota: per i menu a discesa puoi selezionare solo le opzioni predefinite. Se ti serve una nuova opzione, chiedi all'amministratore di aggiornare la proprietà.
Modelli e Moduli
Se la tua organizzazione utilizza modelli o moduli, un amministratore può precompilare i valori delle proprietà personalizzate direttamente sul modello o sul modulo. Quando crei una richiesta di firma da un modello o da un modulo, i valori vengono riportati automaticamente. Puoi comunque modificarli prima dell'invio.
Invio a più destinatari
Quando invii una richiesta a più destinatari, compilerai le proprietà personalizzate solo una volta durante la fase di preparazione. Gli stessi valori vengono applicati a tutte le richieste di firma inviate a più destinatari.
Visualizzare e utilizzare le proprietà personalizzate
Nella pagina dei dettagli di una richiesta di firma
I valori delle proprietà personalizzate sono visibili nella pagina dei dettagli di ogni richiesta di firma.
Filtrare le richieste di firma
Per trovare rapidamente quello che cerchi, puoi filtrare le richieste di firma in base ai valori delle proprietà personalizzate.
Vai su Firme e apri il pannello dei filtri.
Seleziona una proprietà personalizzata come filtro:
Per le proprietà di menu a discesa: seleziona uno o più valori da soddisfare.
Per le proprietà di testo: digita un termine per la ricerca.
Puoi aggiungere anche altri filtri (stato, data, mittente) in base alle tue necessità.
Esportare con le proprietà personalizzate
Quando esporti le richieste di firma, nel file esportato ogni proprietà personalizzata viene visualizzata come una colonna separata. I valori vuoti vengono esportati come celle vuote.
FAQ
Qual è la differenza tra proprietà personalizzate ed etichette?
Le etichette sono tag flessibili e liberi che chiunque può creare sul momento per organizzare le proprie richieste. Le proprietà personalizzate sono campi strutturati definiti da un amministratore, con un nome fisso, una tipologia specifica (testo o menu a discesa) e, se necessario, possono essere obbligatorie. Usa le etichette per organizzarti a livello personale e informale; usa le proprietà personalizzate quando il tuo team ha bisogno di dati coerenti e condivisi in tutte le richieste.
Chi può creare e gestire le proprietà personalizzate?
Solo gli amministratori e i proprietari possono creare, modificare o eliminare le proprietà personalizzate nelle Impostazioni dell’organizzazione.
Posso usare lo stesso nome per due proprietà?
Sì, i nomi delle proprietà non devono essere univoci. Ti consigliamo però di usare nomi diversi e descrittivi per evitare confusione.
Cosa succede se mi trovo in un'area di lavoro che non ha accesso a una proprietà?
Le proprietà limitate a specifiche aree di lavoro compaiono solo in quelle aree di lavoro. Se una proprietà non è pertinente, non sarà visibile.
Posso inviare una richiesta di firma se una proprietà obbligatoria non è stata compilata?
No. Se manca una proprietà personalizzata obbligatoria, la richiesta non può essere inviata. Un messaggio di errore indicherà quali campi devono essere compilati.
Cosa succede alle mie proprietà personalizzate se passo a un piano inferiore al Pro?
Non potrai più creare, modificare o eliminare proprietà personalizzate. La sezione delle proprietà personalizzate non sarà più visibile durante la preparazione della richiesta di firma. Tuttavia, i valori già registrati nelle richieste di firma passate rimarranno visibili nella pagina dei dettagli, nei filtri e in caso di esportazione.