📖 Indice
La visibilità dei documenti ti consente di controllare quali destinatari possono vedere quali documenti in una richiesta di firma.
Quando a un destinatario viene nascosto un documento, questo sarà come invisibile: non lo vedrà elencato o menzionato in alcun momento della sua esperienza.
Una funzione particolarmente utile quando la tua richiesta di firma include documenti che non devono essere condivisi con tutti i destinatari (ad esempio, allegati riservati o accordi individuali).
Nota: la visibilità del documento è disponibile solo nei piani Pro e Scale. Un amministratore deve abilitarla nelle impostazioni della tua organizzazione prima che i mittenti possano utilizzarla.
Abilitare la visibilità dei documenti (amministratore)
Prima che i mittenti possano utilizzare la visibilità dei documenti, un amministratore deve attivarla per l'organizzazione.
Vai su Impostazioni > Impostazioni della firma.
Scorri fino alla sezione Funzionalità del mittente.
In Visibilità dei documenti, abilita Consenti ai mittenti di controllare la visibilità del documento per ogni destinatario.
Clicca su “Salva le impostazioni della firma.”
Una volta abilitata, l'opzione sarà automaticamente disponibile durante la preparazione della richiesta di firma.
Configurare la visibilità dei documenti in una richiesta di firma
Puoi configurare la visibilità dei documenti durante la preparazione della richiesta di firma.
Per impostazione predefinita, tutti i destinatari possono vedere tutti i documenti. È necessario modificare la visibilità solo quando si desidera limitare l'accesso.
Apri il pannello della visibilità
Nella schermata di preparazione, cerca il tasto Visibile a sopra l'anteprima del documento.
Fai clic su “Visibile a” per aprire il pannello Gestisci visibilità del documento.
Imposta la visibilità
Il pannello mostra una tabella (matrice):
Righe = destinatari
Colonne = documenti
Ogni cella contiene una casella di controllo Può visualizzare
Per impostazione predefinita, tutte le caselle di controllo sono selezionate.
Per nascondere un documento a un destinatario, deseleziona la casella di controllo Può visualizzare corrispondente.
Per ripristinare l’accesso, selezionala nuovamente.
Se un firmatario ha un campo su un documento (firma, campo di testo, casella di controllo, ecc.), non è possibile nascondergli quel documento. La casella di controllo è disabilitata.
Per nascondere il documento, rimuovi prima tutti i campi assegnati a quel firmatario in quel documento.
Fai clic su “Salva" per applicare le modifiche o su “Annulla" per ignorarle.
Regole da tenere a mente
Per inviare la tua richiesta di firma:
Ogni firmatario deve avere accesso ad almeno un documento firmabile
Ogni documento firmabile deve essere assegnato ad almeno un firmatario
Se una di queste regole non viene rispettata, non potrai inviare la richiesta. Un messaggio di errore indicherà cosa deve essere corretto.
Dopo l'invio
Nella pagina dei dettagli della richiesta, puoi vedere la configurazione della visibilità per ogni destinatario.
Puoi controllare a quali documenti può accedere ogni destinatario
Puoi vedere quali documenti dovranno firmare i firmatari
I mittenti e i membri dell'area di lavoro con accesso alla richiesta possono sempre vedere tutti i documenti, a prescindere dalle impostazioni di visibilità.
Cosa vedono i destinatari
Firmatari
I firmatari vedono solo i documenti a loro assegnati.
I documenti che non sono stati assegnati a loro:
non sono elencati
non sono accessibili
non sono riportati in alcuna dicitura
Un firmatario firma solo i documenti che può vedere.
Se un documento gli viene nascosto, non lo firma.
Ogni firmatario ha il proprio registro delle attività, che include solo i documenti che ha visualizzato e firmato.
Approvatori
Anche gli approvatori vedono solo i documenti a loro assegnati.
Tuttavia, l'approvazione o il rifiuto da parte loro si applica sempre all’intera richiesta di firma, non solo ai documenti che possono vedere.