📖 Sommaire
Lorsqu'une invitation à signer est finalisée sur Yousign, un dossier de preuves est automatiquement généré pour chaque signataire. C'est une composante essentielle pour garantir l'intégrité de vos signatures électroniques simples et avancées.
Découvrir le dossier de preuves
Le dossier de preuves, également appelé audit trail, est un document complet renfermant toutes les informations cruciales ayant contribué au bon déroulement de la signature. Il agit comme une garantie en cas de litige, permettant de retracer techniquement la séquence de la signature électronique.
Un dossier de preuves unique est généré pour chaque signataire.
Pour les Signatures Électroniques Qualifiées (QES), la création de dossier de preuves n'est pas obligatoire légalement, et n'est pas disponible sur Yousign.
Comprendre le dossier de preuves
Le dossier de preuves se matérialise par un document PDF regroupant plusieurs informations, offrant une vue détaillée de chaque étape de la signature électronique.
Le dossier de preuves est un document à part entière et ne peut faire partie du document signé, car il n'est nécessaire qu'en cas de litige.
Un dossier de preuves contient :
Informations générales sur l'invitation à signer : Nom de l'invitation, ID, date d'envoi, et date d'expiration.
Informations sur l'émetteur de l'invitation à signer (Sender) : Nom, prénom, ID, adresse e-mail, numéro de téléphone, organisation et adresse IP.
Informations sur le signataire de l'invitation à signer (Signer) : Nom, prénom, ID, adresse e-mail, numéro de téléphone, et adresses IP.
Informations sur l'authentification du signataire (Authentication) : Mode d'authentification utilisé (sans code, avec un code envoyé par SMS ou avec un code envoyés par e-mail) et heure de validation.
Informations relatives à la signature (Signature) : Contexte de la signature (signature effectuée via le partage du lien de signature, signature effectuée en personne ou signature effectuée à partir du lien envoyée par e-mail), la date du consentement et la date de validation de la signature.
Données relatives aux documents signés : Noms, ID, types de documents.
Sur l'application Yousign, le dossier de preuves est uniquement disponible en Anglais (qu'importe la langue de votre compte ou du signataire). Il est possible de configurer la langue du dossier de preuves uniquement si vous utilisez l'API.
Le dossier de preuves contient l’ensemble des informations permettant de rejouer une signature et il contient également l’empreinte alpha-numérique (ou « hash ») propre au document PDF signé.
Le hash du document signé est utilisé pour vérifier l’intégrité du document. Cela signifie que si le document est modifié de quelque façon que ce soit après la signature, le hash du document ne correspondra plus à l’empreinte, ce qui indiquera qu’il y a eu une modification.
Télécharger le dossier de preuves
Le dossier de preuves est disponible pour les utilisateurs du compte qui ont accès à l'invitation à signer (les signataires et les approbateurs externes n'y ont pas accès).
Une fois l'invitation à signer est terminée, vous pouvez télécharger le dossier de preuves en vous rendant sur la page du détail de l'invitation à signer :
Cliquez sur les"..." en haute à droite à côté du bouton "Télécharger le document",
Cliquez ensuite sur "Télécharger les dossiers de preuves".
Le téléchargement se lancera automatiquement, vous obtiendrez un dossier .zip contenant tous les dossiers de preuves des signataires.
Pour les demandes expirées, annulées ou en cours, les dossiers de preuves ne sont pas disponibles via le bouton général en haut de page, mais uniquement au niveau de chaque signataire ayant déjà signé.
Ou bien cliquez sur les "..." à côté du nom du signataire pour télécharger uniquement le dossier de preuves lié à celui-ci.
Attention : le dossier de preuves n'est généré qu'une fois que le signataire ait signé le ou les documents.
Il n'est pas possible de télécharger tous les dossiers de preuves de tous vos documents d'un coup.