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Automatiza la preparación de tus documentos
¿Dedicas tiempo a editar tus documentos? ¡Con los Formularios, no necesitas rellenar manualmente tus documentos recurrentes antes de firmarlos!
Crea y comparte fácilmente formularios con diferentes partes interesadas (tus firmantes, clientes o colegas) para recopilar la información necesaria. Cada vez que se complete el formulario, se generará automáticamente tu tipo de documento, completado y listo para ser firmado.
En este artículo, detallaremos paso a paso las etapas de creación de un formulario.
3 pasos para crear un formulario
Crear un formulario se realiza en tres etapas principales:
Prepara tu documento tipo (fuera de la aplicación de Yousign).
Configura los documentos futuros generados.
Personaliza tu formulario.
Crear un formulario puede llevar hasta 15 minutos dependiendo de tu documento, pero solo creas tu formulario una vez para generar automáticamente documentos asociados ilimitados.
Paso 1: Preparar el documento tipo
Antes de crear un formulario, debes preparar el documento que se generará una vez que se complete el formulario (fuera de Yousign). Para hacerlo, sigue estos pasos:
Abre tu documento tipo (o un documento antiguo ya rellenado) en un editor de texto que te permita descargarlo en formato .docx (como Microsoft Word o Google Docs).
Identifica en tu documento la información que deseas recopilar con tu futuro formulario (es decir, los datos que varían de un documento a otro).
Enciérralo en doble llave {{ }} y agrega un nombre entre estos dos corchetes: {{nombre}}
👉 A lo largo de este artículo, tomaremos como ejemplo la creación de un formulario para automatizar la generación de contratos de trabajo.Para preparar tu documento tipo, deberás añadir a tu documento tipo variables como el nombre y apellidos del futuro empleado. Introduce las siguientes variables en tu documento: {{nombre-empleado}} y {{apellido-empleado}} donde quieras que aparezcan en tu documento (es decir, donde solías rellenarlos a mano).
Descarga el documento en formato .docx.
Ve a la aplicación de Yousign y a la pestaña Formularios.
Haz clic en "Nuevo Formulario".
Verifica que hayas seguido las instrucciones y continúa con los siguientes pasos.
Importa el documento.
Paso 2: Configurar los documentos
Una vez que tu documento esté importado en Yousign, define quién firmará los documentos generados cada vez que se envíe un formulario y configura las invitaciones de firma futuras.
2.1: Añadir firmantes y campos a tu documento tipo
En esta etapa, puedes añadir firmantes y colocar campos de firma en tu documento tipo (de la misma manera que cuando creas una invitacion de firma).
Puedes añadir dos tipos de personas como firmantes: un firmante recurrente (siempre la misma persona) o un firmante modificable (una persona diferente cada vez). Puedes añadir hasta 100 firmantes por formulario.
Añadir un firmante recurrente (Hacer que la misma persona firme todos los documentos generados)
Esta persona siempre será solicitada para firmar el documento generado por este formulario.
👉 En el ejemplo de un contrato de trabajo, esta persona puede ser el CEO de tu empresa porque él/ella firma todos los contratos de trabajo de tu empresa.
Para añadir un firmante recurrente:
Haz clic en "Añadir Firmante".
Haz clic en "Un firmante recurrente".
Si ya tienes su información de contacto en tus contactos de Yousign: haz clic en la barra de búsqueda y busca el contacto, luego haz clic en su nombre.
Si no lo tienes en tus contactos de Yousign: haz clic en "Crear", luego introduce su información.
Arrastra los campos de firma que necesites a tu documento.
Añadir un firmante modificable (una persona diferente firma cada vez que se genera un documento)
Uno de los firmantes será diferente cada vez que se genere un documento, y deseas recopilar su información con el formulario.
👉 En el ejemplo de un contrato de trabajo, esta persona puede ser el futuro empleado que tendrá que firmar su propio contrato.
Para añadir un firmante modificable:
Haz clic en "Añadir Firmante".
Haz clic en "Un firmante modificable".
Introduce la descripción de la persona (en el ejemplo del contrato de trabajo, "Futuro empleado").
Selecciona el idioma.
Haz clic en "Guardar".
Arrastra los campos de firma que necesites a tu documento.
Una vez que todos tus firmantes y campos hayan sido añadidos (iniciales, menciones, etc.), puedes hacer clic en "Siguiente" para pasar a la etapa de configuración de la invitación de firma.
2.2: Configurar futuras invitaciones de firma
En esta etapa, configuras las invitaciones de firma que se generarán a partir del formulario. Puedes:
Personalizar el nombre de las futuras invitaciones de firma (generadas por el formulario).
Añadir un mensaje personalizado (si es necesario).
Ajustar las fechas de caducidad y recordatorio automático.
Elegir si deseas aplicar o no una experiencia personalizada.
Haz clic en "Siguiente" para pasar a la última etapa.
Paso 3: Configurar el formulario
Esta última etapa es la más importante porque te permite configurar las preguntas y el formato de las respuestas esperadas para ayudar a los encuestados a completar el formulario.
La diferencia entre un encuestado y un firmante
Un encuestado es la persona responsable de completar la información en el formulario.
Un firmante es una persona que será solicitada para firmar el documento generado una vez completado el formulario.
Un encuestado puede ser (o no) un firmante del documento.
Un firmante puede ser (o no) un encuestado.
👉 En el ejemplo del contrato de trabajo, podríamos tener 3 encuestados:
El futuro empleado (que también es el firmante).
El gerente del futuro empleado (que no es firmante).
El director de recursos humanos (que no es firmante).
Y un firmante que no es encuestado:
El CEO que solo es firmante (no completará un formulario).
Elegir entre un formulario de un solo encuestado o de múltiples encuestados
Primero, determina el número de personas que necesitan completar la información para modificar el documento (de 1 a 5 personas).
Formulario de un solo encuestado: cuando solo una persona necesita completar la información necesaria para generar el documento.
Formulario de múltiples encuestados: cuando varias personas necesitan completar la información necesaria para generar el documento (de 2 a 5 personas).
Recordatorio: estas personas pueden ser firmantes del documento o no.
Especificidad en el caso de un formulario de múltiples encuestados
Si necesitas recopilar información de varias personas para generar tu documento:
Empieza eligiendo quién debe proporcionar la información y para qué variables.
👉 En el ejemplo del contrato de trabajo:
Los datos relacionados con el futuro empleado serían asignados al futuro empleado, como su nombre, apellido, dirección, etc.
Los datos relacionados con las asignaciones podrían ser completados por el gerente.
Los datos relacionados con la fecha de inicio y el salario podrían ser completados por el director de recursos humanos.
Entonces, tendríamos tres formularios para modificar.
Haz clic en "Siguiente", modificaras el primer formulario: tendrás tantos formularios para configurar como encuestados.
3.1: Modificar las variables
Todas las variables asociadas con el encuestado aparecen en el lado izquierdo de tu pantalla, y puedes ver tu tipo de documento en el lado derecho de tu pantalla para más contexto.
Haz clic en "Modificar" junto al título para cambiar el título del formulario y añadir una descripción si es necesario.
Luego haz clic en "Modificar" junto a cada variable:
Introduce la pregunta a hacer para recopilar la variable.
Selecciona el formato de respuesta deseado (para evitar errores) entre respuesta corta, respuesta larga, fecha, correo electrónico, teléfono y lista desplegable.
Añade una respuesta sugerida si es necesario.
Añade una descripción si es necesario.
Indica si la pregunta es opcional o no.
Repite estas acciones para cada variable.
Previsualiza el formulario haciendo clic en "Previsualizar Formulario".
3.2: Configurar la información de contacto del firmante
Si el encuestado es también un firmante del documento (o si necesita proporcionar la información de un firmante), aparecerá una sección adicional. Esta sección se utilizará para recopilar la información del firmante para enviarle una invitación de firma para firmar el documento una vez que se genere (nombre, apellido, correo electrónico y teléfono móvil).
Puedes habilitar el relleno automático de la información necesaria y vincularlo a variables ya presentes en el tipo de documento para evitar una doble entrada para el encuestado.
Advertencia: las variables vinculadas deben tener el formato correcto (respuesta corta para nombre y apellido, formato de correo electrónico para correo electrónico, formato de teléfono para teléfono móvil) y no deben ser opcionales.
3.3: Configurar la página de éxito
Una vez que el encuestado complete el formulario, aparecerá una página de éxito. Puedes personalizarla con un título y un mensaje personalizado.
Una vez que el formulario y la página de éxito estén configurados, haz clic en "Siguiente" en la parte superior derecha, repite estas acciones para cada formulario (solo en el caso de un formulario de múltiples encuestados), luego pasa a la configuración del formulario.
3.4: Configurar el formulario
Una vez que el/los formulario(s) estén modificados, configura los ajustes según tus necesidades:
Introduce un nombre (para encontrarlo en tu tablero de Formularios).
Permite o no la descarga del documento tipo por tus encuestados (esta opción es útil para dar más contexto al encuestado al completar el formulario).
Solo para formularios de un solo encuestado: elige la visibilidad que deseas dar a tu formulario entre público (para compartirlo con un enlace de uso externo) o privado (compleción posible solo por un usuario de tu organización en Yousign, para un uso interno).
Luego elige si prefieres revisar el documento una vez generado o activar el envío automático para firma a los firmantes.
Añade personas para notificar una vez que el formulario esté completado y el documento esté generado.
Felicitaciones, has terminado de crear un formulario, ahora úsalo para generar todos tus documentos recurrentes en poco tiempo. Descubre cómo usarlos en este artículo.
Duplicar un formulario
Duplicar un formulario te permite copiar un formulario existente y hacer cambios sin editar el original.
Para duplicar un formulario:
Ve a la página de Formularios.
Haz clic en "..." junto al formulario que deseas duplicar.
Haz clic en "Duplicar formulario".
Tu formulario duplicado se llamará “Copia de (nombre del formulario original)” y aparecerá en la parte superior de tu lista de formularios en estado Pausado.
Todos los usuarios pueden duplicar un formulario siempre que tengan derechos de edición.
Puedes duplicar todos los formularios, independientemente de su estado.
El formulario duplicado se pausará automáticamente, incluso si el formulario original está activo, para que puedas editarlo según tus necesidades.
Si duplicas un formulario creado por otra persona, tú serás el creador del duplicado (no el usuario que creó el formulario original).
Si un formulario pertenece a un espacio de trabajo, el duplicado solo será visible para los miembros del espacio de trabajo original.